Die Digitalisierung als Chance für Unternehmen - Ein Überblick

März 2024

Die Digitalisierung hat sich zu einem zentralen Treiber für Veränderungen in der Geschäftswelt entwickelt. Die technologischen Fortschritte beeinflussen nahezu alle Aspekte der Unternehmensführung, wodurch sich für Unternehmen sowohl Chancen als auch Risiken eröffnen. Ausgewählte Chancen der Digitalisierung für Unternehmen werden nachfolgend überblicksmäßig dargestellt.

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen

Eine der bedeutendsten Chancen, welche die Digitalisierung Unternehmen bietet, ist die Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Durch die Automatisierung von Prozessen, den Einsatz von Datenanalysen und den Übergang zu Cloud-Computing-Plattformen können Unternehmen ihre betriebliche Leistungsfähigkeit verbessern und gleichzeitig Kosten reduzieren. Unter Cloud-Computing versteht man üblicherweise die Bereitstellung von IT-Infrastruktur und IT-Leistungen (z.B. Server, Speicherplatz oder Anwendungssoftware) als Service über das Internet (Cloud). Vorteile von Cloud-Computing können in der schnelleren Bereitstellung von Innovationen, flexibleren Ressourcen und der Erzielung von Skaleneffekten liegen. Überdies fallen beim Nutzer von Cloud-Computing keine Investitionskosten an und die "Produkte" können bedarfsgesteuert und als Self-Service bereitgestellt werden.

Innovationsmöglichkeiten

Die Integration neuer Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT) eröffnet Unternehmen innovative Möglichkeiten. Die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, die auf diesen Technologien basieren, ermöglichen es Unternehmen, sich in einem wettbewerbsintensiven Markt zu differenzieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Unter künstlicher Intelligenz versteht man dabei eine gewisse Anzahl moderner mathematisch-statistischer Verfahren mit der Zielsetzung, ein technisches Äquivalent zur menschlichen Intelligenz zu schaffen und dadurch automatische Entscheidungen basierend auf vorliegenden Informationen treffen zu können. Das Internet der Dinge (Internet of Things) bezeichnet die verstärkte Vernetzung zwischen Alltagsgegenständen oder von Maschinen im industriellen Umfeld, sowohl untereinander als auch mit dem Internet. Anders ausgedrückt ist das IoT ein Netzwerk verschiedenster Gegenstände bzw. eine Schnittstelle zwischen virtueller und realer Welt.

Verbessertes Kundenerlebnis

Die Digitalisierung erlaubt es Unternehmen, personalisierte Kundenerlebnisse zu schaffen. Durch die Analyse von Kundendaten können maßgeschneiderte Angebote und Dienstleistungen bereitgestellt werden, wodurch die Kundenzufriedenheit erhöht und die Kundenbindung gestärkt werden kann. Dabei ist zu bedenken, dass der Kunde durch die Digitalisierung nicht nur beim Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung Erfahrungen mit der Marke oder mit dem Unternehmen sammelt, sondern schon bei der Werbung mit dem Vertrieb bzw. mit dem Kundenservice in Kontakt kommen kann. Damit zusammenhängend erleichtert die Digitalisierung auch die Markterschließung. Online-Plattformen und die globale Vernetzung bieten die Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen über geografische Grenzen hinweg anzubieten und so das Potenzial für Umsatzwachstum zu maximieren. Unternehmen können somit leichter in neue Märkte expandieren und zufriedene Kunden gewinnen.

Erhöhte Flexibilität und Agilität

Digitale Technologien schaffen erhöhte Flexibilität und Agilität in Unternehmen. Die Möglichkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und neue Geschäftsmodelle einzuführen, wird durch die Digitalisierung erleichtert. Dies ist entscheidend in einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt. Agilität im Unternehmen und damit zusammenhängend agile Methoden des Projektmanagements werden grundsätzlich durch vier zentrale Aspekte definiert. Diese sind Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit, Kundenzentriertheit und Haltung. Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit bedeuten für Unternehmen, dass Organisationen schnell und dynamisch auf Veränderungen reagieren und sich rasch anpassen müssen. Aspekte wie kürzere Zyklen und Iterationen, das Voranschreiten in kleinen Schritten und die Möglichkeit, punktuell und schnell auf Kundenwünsche zu reagieren, kennzeichnen den Fokus auf die ständig steigende Kundenzentriertheit. Die agile Haltung enthält schließlich diverse Faktoren von Verhaltensweisen der Mitarbeiter. Wichtig ist dabei ein wertschätzender Umgang miteinander, welcher eine Begegnung auf Augenhöhe ermöglicht.

Auf Projektmanagement bezogen unterscheidet sich die klassische Methode (des Projektmanagements) von der agilen Methode insbesondere dadurch, dass beim klassischen Projektmanagement der Fokus auf Prozessen liegt, beim agilen Projektmanagement hingegen auf Menschen. Überdies zeichnen sich die agilen Methoden des Projektmanagements durch minimale Dokumentation, geringe Planung und iterative Prozesse aus - das Management in einer agilen Organisation ist selbstverwaltend und dezentral. Hingegen sind im Rahmen der klassischen Methode des Projektmanagements die Dokumentation umfassend, die Planung intensiv und die Prozesse linear. Das Management agiert hierbei zentral und die Organisation ist verwaltend. Typische Vorteile agilen Projektmanagements sind der stark ausgeprägte Teamgedanke sowie die Selbstorganisation. Durch kontinuierliche Verbesserungsprozesse soll es überdies möglich sein, nachhaltig aus bisherigen Erfahrungen zu lernen und Priorisierungen anzupassen.

Big Data

Die Digitalisierung bietet im Zusammenhang mit dem Schlagwort "Big Data" die Möglichkeit, bessere Informationen als Grundlage für Entscheidungen liefern zu können. Big Data bezeichnet die für das Zeitalter der Digitalisierung typische hohe Menge, Übertragungsgeschwindigkeit und Heterogenität von Daten. Big-Data-Analysen sind innovative und kosteneffiziente Analyseverfahren, welche diesen Dateneigenschaften gerecht werden sollen und somit eine bessere Entscheidungsgrundlage ermöglichen sollen. Dies kann wiederum zur Verbesserung der Unternehmensstrategie beitragen.

Bei der Analyse von Big Data müssen Unternehmen einige Herausforderungen bewältigen. Die bekanntesten sind die "4 Vs von IBM" - Volume, Velocity, Variety und Veracity. Volume bezeichnet dabei die steigende Datenmenge, welche Unternehmen in den Griff bekommen müssen, um daraus sinnvolle Informationen extrahieren zu können. Es geht dabei vor allem um die effiziente Verwaltung von Datenmengen. Variety bringt zum Ausdruck, dass Daten in vielen Formaten vorliegen und eine Herausforderung schon darin bestehen kann, Daten von verschiedenen Quellen miteinander kompatibel zu machen. Ein wichtiges Ziel besteht darin, die unterschiedlichen Arten von Daten auswertbar zu machen, um bestimmte Muster erkennen zu können bzw. Aussagen formulieren zu können. Velocity verweist auf die Geschwindigkeit, mit der die aktuellen Daten zur Verfügung stehen und zeigt, dass eine möglichst zeitnahe Analyse essentiell ist. Real-time-Auswertungen sind für Unternehmen wichtig, da sie die Analysequalität bestimmen und oftmals Schlussfolgerungen - etwa im Risikomanagement oder bei Predictive-Maintenance - in Sekundenschnelle erforderlich sind. Schließlich versteht man unter Veracity die Datenqualität. Diese ist entscheidend bei der Gewinnung von Mehrwert aus den vorhandenen Daten, da unvollständige, fehlerhafte oder unlesbare Daten Berechnungsergebnisse negativ beeinflussen und Analysen erschweren. Im Idealfall führt der Einsatz von Big Data zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen, der Generierung von Einsparungspotentialen sowie zur Optimierung von Geschäftsprozessen und der Schaffung bzw. Verbesserung von bestehenden Geschäftsmodellen. Praktisch betrachtet können Unternehmen sich möglichst effizient auf den Wettbewerb einstellen und früher auf Marktveränderungen reagieren.

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Das Digitale Plattformen-Meldepflichtgesetz - ein Überblick

Dezember 2022

Das Digitale Plattformen-Meldepflichtgesetz (DPMG, DAC 7) wurde mit dem Abgabenänderungsgesetz 2022 ins österreichische Recht übernommen und hat zum Ziel, die Informationslage der Finanzverwaltung zu verbessern. Weltweit wie auch in Österreich werden immer mehr Umsätze über (Online)Plattformen generiert, wobei eine ordnungsgemäße Versteuerung, egal ob durch Unternehmen oder Privatperson, nicht immer sichergestellt ist. Hier soll das neue Gesetz Abhilfe schaffen – es tritt mit 1.1.23 in Kraft und führt dazu, dass Informationen für den Meldezeitraum 2023 bis zum 31.1.2024 an das Finanzamt Österreich übermittelt werden müssen.

Grund für DAC 7 ist wenig überraschend die Globalisierung und Digitalisierung der Wirtschaft und die damit für die Finanzverwaltungen verbundenen Informationsprobleme. Konkret bedeutet das etwa, dass zwar steuerlich inländische Anknüpfungspunkte bestehen können (etwa in Österreich gelegene Immobilien), aber die Abwicklung der Geschäftstätigkeit über eine digitale Plattform im Ausland erfolgt und somit der Zugriff und die Besteuerung des über die Plattform agierenden Anbieters im Regelfall nur eingeschränkt möglich ist. Abhilfe und mehr Transparenz sind vorgesehen, indem Plattformbetreiber in Österreich Informationen über Verkäufer/Vermieter usw. melden müssen und auch Österreich von in der EU bzw. in bestimmten Drittstaaten gelegenen Plattformbetreibern entsprechende Informationen erhalten soll.

Die Meldepflicht i.Z.m. DAC 7 erfasst Plattformbetreiber, über deren Plattform relevante Tätigkeiten durch Anbieter angeboten und ausgeübt werden. Die Tätigkeiten umfassen dabei folgende Kategorien:

Tätigkeiten, bei denen der Anbieter Immobilien zum Gebrauch oder zur Nutzung entgeltlich überlässt

Gemeint ist damit die (wirtschaftliche) Vermietung und Verpachtung unabhängig von einem zivilrechtlichen Bestandsvertrag, wobei unter Immobilie jegliches unbewegliche Vermögen zu verstehen ist, das Wohn- und Gewerbeimmobilien umfasst wie auch Parkplätze. Weder auf die Dauer noch auf die Art und Nutzung des vermieteten oder verpachteten unbeweglichen Vermögens kommt es dabei an.

Erbringung einer persönlichen Dienstleistung gegen Vergütung

Eine persönliche Dienstleistung ist dabei eine Leistung, welche zeitlich begrenzte oder aufgabenbezogene Arbeiten umfasst, die von einer oder mehreren natürlichen Personen ausgeführt werden (diese handeln selbständig oder im Namen des Rechtsträgers). Die Dienstleistung per se kann dabei online oder offline durchgeführt werden - Beispiele dafür sind Fahrdienste, Reinigungsdienste, Essenslieferdienste, handwerkliche Tätigkeiten und unterrichtende Tätigkeiten, die über Plattformen angeboten werden. Davon umfasst sind auch länger andauernde Dienstleistungen wie z.B. saisonale Tätigkeiten.

Verkauf von Waren gegen Vergütung

Wichtig beim Verkauf von Waren über die gängigen Onlineplattformen ist, dass Verkäufe von unkörperlichen Waren, wie etwa digitale Inhalte (etwa spezielles Zubehör, das in Onlinespielen verwendet werden kann), Kryptowährungen oder NTFs (Non-Fungible-Token) nicht von dieser Kategorie umfasst sind und somit nicht unter das DPMG fallen.

Vermietung von Verkehrsmitteln gegen Vergütung

Hiervon sind Landfahrzeuge (z.B. landwirtschaftliche Fahrzeuge, Fahrräder und Elektroscooter) umfasst wie auch Luft- und Wasserfahrzeuge, die der Beförderung von Personen oder Gütern dienen - auf eine Motorisierung kommt es dabei nicht an.

Bedeutsam für die Meldepflicht ist auch der Begriff der Plattform, der sehr weit gefasst ist und grundsätzlich jegliche Art von Software umfasst, die eine direkte oder indirekte Interaktion im Sinne der Tätigkeiten erlaubt. Software beinhaltetet Webseiten und auch mobile Anwendungen. Wichtige Parameter dabei sind, dass der Vertrag elektronisch über die Plattform abgeschlossen wird und dass auch die Zahlungsabwicklung direkt oder zumindest indirekt über die Plattform erfolgen muss. Klassische Online-Shops von Unternehmen sind daher von der Meldeverpflichtung ausgenommen.

Meldepflichtige Plattformbetreiber in Österreich müssen eine Vielzahl an Informationen jährlich elektronisch an das Finanzamt Österreich melden (bis spätestens 31. Jänner eines Kalenderjahres für das vorangegangene Kalenderjahr). Eine Befreiung von der Meldepflicht ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich und hat grundsätzlich die Vermeidung von Doppelmeldungen zum Ziel. Beispielsweise dann, wenn für eine Plattform mehrere Plattformbetreiber existieren bzw. wenn ein Plattformbetreiber mehrere unmittelbare Anknüpfungspunkte in mehreren Mitgliedstaaten hat.

Vorausgehend zur Meldung der Daten müssen die Plattformbetreiber folgende Informationen für jeden Verkäufer, der eine natürliche Person ist, erheben:

• Name,
• Hauptanschrift,
• Steueridentifikationsnummer, falls nicht vorhanden: Geburtsort,
• Gegebenenfalls Mehrwertsteueridentifikationsnummer,
• Geburtsdatum.

Sind die Verkäufer auf der Plattform juristische Personen, sind außerdem folgende Daten wichtig:

• Firmenname,
• Handelsregisternummer,
• gegebenenfalls Informationen über das Bestehen einer Betriebsstätte in der EU, über die relevante Aktivitäten ausgeübt werden.

Im Falle der Vermietung unbeweglichen Vermögens muss zusätzlich erhoben werden:

• Anschrift jeder inserierten Immobilieneinheit,
• gegebenenfalls Nummer des Grundbucheintrags,
• Belege, Daten oder Informationen zwecks Nachweises, dass das unbewegliche Vermögen im Eigentum des Verkäufers steht.

Im Falle der Meldung sind vom Plattformbetreiber neben Informationen über den Plattformbetreiber selbst noch weitere Informationen über jeden meldepflichtigen Verkäufer zusammenzutragen. Wesentlich ist dabei jedenfalls die Summe der Vergütungen bzw. Gutschriften pro Quartal und die Anzahl der ausgeübten relevanten Tätigkeiten (soweit diese dem Plattformbetreiber bekannt sind oder vernünftigerweise bekannt sein müssten). Ebenso wichtig sind die Gebühren, Provisionen oder Steuern, die pro Quartal vom Plattformbetreiber einbehalten oder berechnet wurden. Wird unbewegliches Vermögen vermietet, so ist neben Anschrift und Grundbucheintrag jene Anzahl an Tagen wichtig, an denen jede inserierte Immobilieneinheit vermietet war sowie die Art der inserierten Immobilieneinheit (falls vorhanden).

Die gemeldeten Daten werden innerhalb der zuständigen Behörden der EU-Mitgliedstaaten ausgetauscht, damit der Ansässigkeitsstaat des gemeldeten Verkäufers informiert wird und entsprechend besteuern kann. In Fällen, in denen die Vermietung von unbeweglichem Vermögen ausgeübt wird, wird fallweise auch der Belegenheitsstaat der Immobilie informiert, wenn dieser abweichend vom Ansässigkeitsstaat ist.

Schließlich sieht das DPMG auch Geldstrafen vor, welche vor allem die Verletzung der Registrierungspflicht (durch Drittstaatsplattformbetreiber) und die Verletzung der Meldepflicht - eine Meldung wird nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht erstattet oder es werden unrichtige Informationen gemeldet - verhindern sollen. Die Registrierungspflicht für den Plattformbetreiber entsteht jährlich neu, damit sich Plattformbetreiber nicht von ihrer Registrierungspflicht "freikaufen" können, indem sie die (einmalige) Geldstrafe für die Verletzung der Registrierungspflicht in Kauf nehmen und in weiterer Folge ohne Registrierung tätig sind. Bei Vorsatz beläuft sich die Geldstrafe auf maximal 200.000 € und bei grob fahrlässiger Begehung auf höchstens 100.000 €. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist hierbei ausgeschlossen.

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14% COVID-19-Investitionsprämie kann ab 1. September 2020 beantragt werden

September 2020

Beginnend mit 1. September 2020 und bis spätestens 28. Februar 2021 können Unternehmen die maximal 14% COVID-19-Investitionsprämie beantragen, sofern die Investitionsmaßnahmen der Ökologisierung, Digitalisierung oder dem Bereich Gesundheit und Life-Science dienen. Zusammen mit der (COVID-19)Investitionsprämie von 7% für "normale" Investitionen soll ein Anreiz für Unternehmen geschaffen werden, in und nach der COVID-19-Krise zu investieren und so Unternehmensstandorte und Betriebsstätten in Österreich zu sichern, Arbeits- und Ausbildungsplätze zu schaffen und insgesamt zur Stärkung des Wirtschaftsstandortes Österreich beizutragen. Wesentliche Voraussetzungen für die Förderung sind, dass es sich um materielle oder immaterielle aktivierungspflichtige Neuinvestitionen in das abnutzbare Anlagevermögen handelt. Investitionen in gebrauchte Güter sind auch förderungswürdig, sofern es sich um eine Neuanschaffung für das investierende Unternehmen handelt. Das förderungsfähige Unternehmen muss überdies über einen Sitz und/oder eine Betriebstätte in Österreich verfügen.

Um an die Förderung durch die Investitionsprämie zu gelangen - es handelt sich dabei um nicht rückzahlbare einkommensteuerfreie Zuschüsse - müssen einige Hürden gemeistert werden. Zeitlich betrachtet müssen i.Z.m. der Investition zwischen 1. August 2020 (allerdings keinesfalls davor) und 28. Februar 2021 erste Maßnahmen gesetzt werden; dabei handelt es sich z.B. um Bestellungen, Kaufverträge, Lieferungen, An(Zahlungen), Rechnungen oder den Baubeginn. Planungsleistungen, die Einholung von behördlichen Genehmigungen sowie Finanzierungsgespräche zählen nicht zu den sogenannten ersten Maßnahmen. Die Inbetriebnahme und Bezahlung der Investitionen muss bis spätestens 28. Februar 2022 erfolgen - diese Frist verlängert sich bis Ende Februar 2024, sofern das Investitionsvolumen mehr als 20 Mio. € ausmacht. Betragsmäßig liegt die Untergrenze einer förderbaren Investition bei 5.000 € netto und als Obergrenze gilt ein Investitionsvolumen (d.h., es können mehrere Investitionen pro Unternehmen gefördert werden) von 50 Mio. € netto pro Unternehmen bzw. pro Konzern.

Bei der Frage, ob eine Investitionsprämie und falls ja, jene mit 14%, geltend gemacht kann, müssen mehrere Aspekte berücksichtigt werden. So stellt die Förderungsrichtlinie "COVID-19-Investitionsprämie für Unternehmen" klar, dass für Investitionen in Anlagen, welche der Förderung, dem Transport oder der Speicherung fossiler Energieträger dienen (bzw. solche Investitionen, die fossile Energieträger direkt nutzen) gar keine Investitionsprämie geltend gemacht werden kann. Die Förderung kann allerdings trotzdem in Anspruch genommen werden, sofern es sich um Investitionen in bestehende Anlagen, die fossile Energieträger direkt nutzen, handelt und wenn durch die Investition eine substanzielle Treibhausgasreduktion erzielt wird. Davon ist bei einer Prozessenergie-Einsparung von mehr als 10% auszugehen oder wenn eine Treibhausgasreduktion von 25.000 t CO2e pro Jahr im Regelbetrieb erreicht wird. Darüber hinaus sind beispielsweise Investitionen i.Z.m. dem Erwerb von Grundstücken, Kosten für Unternehmenskäufe und Unternehmensübernahmen, Beteiligungserwerbe oder Investitionen in Finanzanlagen von der Investitionsprämie ausgenommen. Die mit Investitionen verbundene Umsatzsteuer ist grundsätzlich auch keine förderbare Ausgabe - wenn allerdings die fehlende Vorsteuerabzugsberechtigung nachgewiesen wird, stellt die Umsatzsteuer einen förderbaren Kostenbestandteil dar.

Die besondere Förderung mit 14% der Investitionskosten kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn die Investitionsmaßnahme der Ökologisierung, Digitalisierung oder dem Bereich Gesundheit und Life-Science dient. Die Förderungsrichtlinie ist insbesondere zum Thema Ökologisierung sehr umfangreich gehalten. Mit 14% gefördert sind beispielsweise Investitionen i.Z.m. Wärmepumpen, thermischer Gebäudesanierung, Nahwärmeversorgung auf Basis erneuerbarer Energieträger, Luftreinhaltung, umweltschonender Bewirtschaftung gefährlicher Abfälle, Photovoltaikanlagen und Stromspeicher, Ökostromanlagen, Forcierung der Elektromobilität usw. Der Bereich Digitalisierung dürfte dazu führen, dass Unternehmen vielerlei Branchen die 14% COVID-19-Investitionsprämie in Anspruch nehmen können. Gefördert werden beispielsweise Investitionen in digitale Infrastruktur und Technologien (künstliche Intelligenz, Cloud-Computing, 3D-Druck, Blockchain, Big Data), in die Einführung oder Verbesserung von IT- und Cybersecurity-Maßnahmen, E-Commerce oder auch in Home-Office-Möglichkeiten und mobiles Arbeiten. Der Förderungsrichtlinie entsprechend sind daher (recht allgemein gehalten) Investitionen in Hardware, in die Neuanschaffung von Software und in Infrastruktur (ausgenommen sind bauliche Maßnahmen) begünstigt. Von Investitionen in Hardware sind z.B. Server, Drohnen, 3D-Drucker, Equipment zur Durchführung von Videokonferenzen, digital gesteuerte Roboter, Netzwerkkomponenten oder auch Simulationsanlagen umfasst. Bei der Infrastruktur kann es sich um Investitionen zum Anschluss an Hochleistungsnetze, Breitband, WLAN-Netze, Cloud-Lösungen oder Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) handeln. Schließlich sind auch die mit 14% geförderten Investitionen i.Z.m. Gesundheit und Life-Science in der Förderungsrichtlinie näher erläutert. Konkret gefördert werden Anlageninvestitionen zur Entwicklung und Produktion von pharmazeutischen Produkten für den human- und veterinärmedizinischen Bereich; gleiches gilt für Investitionen für die Herstellung von Produkten, die in Pandemien von strategischer Bedeutung sind (etwa Gesichtsmasken, Schutzkleidung, Operationskleidung und -abdecktücher oder Beatmungsgeräte für die Intensivpflege).

Die COVID-19-Investitionsprämie muss über den aws-Fördermanager (https://foerdermanager.aws.at) schriftlich beantragt werden - für die Erlangung der Förderung kommt insbesondere dem Aspekt der Abrechnung große Bedeutung zu. So muss spätestens drei Monate ab Inbetriebnahme und Bezahlung der Investition eine Abrechnung über die durchgeführten Investitionen zur Verfügung gestellt werden. Ab einer Zuschusshöhe von 12.000 € muss die inhaltliche Korrektheit der Abrechnungen für die Frage der Aktivierung der zur Förderung beantragten Investitionen zusätzlich von einem Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Bilanzbuchhalter bestätigt werden. Darüberhinausgehend müssen die geförderten Vermögensgegenstände (mit Ausnahme von Software) jeweils mindestens drei Jahre in Österreich verbleiben und dürfen während dieser Sperrfrist weder verkauft noch für Zwecke außerhalb eines Standortes in Österreich verwendet werden. Ist ein Ausscheiden aufgrund von höherer Gewalt oder technischer Gebrechen nicht zu vermeiden, so kann die Förderung durch Ersatzinvestitionen (und Einhaltung der Sperrfrist) aufrechterhalten werden. Schließlich müssen die Unterlagen i.Z.m. der Förderung 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der letzten Auszahlung der Förderung sicher und geordnet aufbewahrt werden.

Änderungen beim Onlineversandhandel ab 2021

August 2020

Lockdown, Ausgehverbote, geschlossene Geschäfte - die jüngste Krise hat gezeigt, dass neue Vertriebsstrukturen notwendig sind, um als Unternehmen in turbulenten Zeiten überleben zu können. Zwei Schlagworte dieser Zeit, um als Unternehmer zu bestehen, sind Webshop und Onlineversandhandel. Unternehmen, die ihre Waren über Webshops bzw. Onlineplattformen verkaufen konnten, hatten während der Phase des Lockdowns die Möglichkeit, zumindest einen gewissen Teil ihres Umsatzes zu erwirtschaften.

Bei dem Betrieb eines Webshops sind einige Besonderheiten zu beachten, damit aus dem Segen in der Krise nicht ein Fluch bei der nächsten Überprüfung durch die Finanz wird. Werden Waren von einem Unternehmer an einen privaten Kunden oder an einen Abnehmer ohne eigene UID-Nummer in ein anderes EU-Land verkauft, so unterliegen diese Verkäufe derzeit der österreichischen Umsatzsteuer, solange die Lieferschwelle des jeweiligen EU-Landes nicht überschritten wird. Alternativ kann auf die Anwendung der Lieferschwelle verzichtet werden. Das Überschreiten der Lieferschwelle bzw. der Verzicht auf die Anwendung der Lieferschwelle führen dazu, dass auf die Verkäufe nicht österreichische Umsatzsteuer anzuwenden ist, sondern die Umsatzsteuer des jeweiligen Landes in Rechnung gestellt werden muss. Die Umsatzsteuer ist dann an die jeweilige Finanzverwaltung des anderen Landes abzuführen. Betreiber von Webshops sollten daher jedenfalls die Umsätze pro EU-Land gesondert aufzeichnen.

Diese Regelung kann dazu führen, dass sich ein österreichischer Unternehmer in zahlreichen EU-Ländern steuerlich registrieren muss und nach den jeweiligen Gesetzeslagen dort Umsatzsteuer melden und abführen muss. Dieser Verwaltungsaufwand wird in Zukunft - so der Plan der EU - hoffentlich wegfallen. Nach derzeitiger Sicht soll für die oben beschriebenen Versandhandelsumsätze ab 1.1.2021 keine Lieferschwelle mehr zur Anwendung kommen. Das bedeutet, dass Unternehmer die Umsatzsteuer der jeweiligen Zielländer in Rechnung stellen und an die Finanzverwaltungen abführen müssen. Damit diese Neuerung aber tatsächlich zur Vereinfachung führt, wird ein sogenannter EU-One-Stop-Shop nach dem Vorbild des bereits bestehenden Mini-One-Stop-Shop (MOSS) eingeführt. Künftig werden somit innergemeinschaftliche Versandhandelsumsätze von österreichischen Unternehmen über den österreichischen One-Stop-Shop gemeldet und die Steuerschuld zentral über dieses Portal gemeldet und entrichtet. Unternehmern werden dadurch die umsatzsteuerliche Registrierung und der damit einhergehende erhebliche Aufwand für Versandhandelsumsätze in anderen EU Mitgliedstaaten erspart.

Unternehmen, die Versandhandelsumsätze in anderen EU-Ländern tätigen, sollten daher die nächsten Wochen und Monate nutzen, um sich mit dieser Neuerung auseinanderzusetzen und zu überlegen, ob und wie die Software für den Webshop angepasst werden muss. Folgende Themen müssen dabei jedenfalls beachtet werden:

• Mehrwertsteuersatz: Welcher Steuersatz kommt für die verkauften Waren im jeweiligen Land zur Anwendung?
• Preisüberlegung: Soll auf fixe Nettopreise die jeweilige Umsatzsteuer angewendet werden? Dadurch würden sich die Bruttopreise verändern, je nachdem in welches Land die Waren gesendet werden. Soll der Bruttopreis hingegen für alle Kunden aus der EU gleich sein, so ist der jeweilige Nettopreis pro Land entsprechend zu berechnen.
• Rechnungslegung: Können auf der Rechnung die erforderlichen Angaben (korrekter Steuersatz je nach Land, entsprechende Netto- und Bruttopreise usw.) korrekt angegeben werden?
• Werden die Steuerbeträge je Land so aufgezeichnet, dass die Meldung im One-Stop-Shop einfach und richtig erfolgen kann (z.B. durch die Vergabe von entsprechenden Steuercodes)?

Die Beachtung all dieser Punkte erfordert umfassende Neuerungen bzw. Änderungen in der Programmierung von Webshops und sollte daher möglichst bald in Angriff genommen werden. Das ursprüngliche Datum, ab dem die neuen Regelungen in Kraft treten, wurde erst kürzlich von Seiten der EU von 1. Jänner 2021 auf 1. Juli 2021 verschoben, da auch die Finanzverwaltungen der einzelnen Mitgliedstaaten entsprechende Plattformen entwickeln müssen. Nach derzeitiger österreichischer Gesetzeslage ist die neue Regelung bereits ab 1. Jänner 2021 anzuwenden, jedoch bleibt abzuwarten, auf welches Datum das Inkrafttreten dieser Regelung verschoben wird. Bereits jetzt gilt allerdings - aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Wir werden Sie über die weitere Entwicklung auf dem Laufenden halten.

Digitalsteuergesetz 2020 besteuert Onlinewerbung

März 2020

Im Rahmen des Abgabenänderungsgesetzes 2020 wurde auch das Digitalsteuergesetz 2020 beschlossen, das mit 1. Jänner 2020 in Österreich in Kraft getreten ist. Zielsetzung dabei ist es, Onlinewerbung, welche sich an inländische Nutzer richtet, unter bestimmten Voraussetzungen zu besteuern. Hintergrund dafür ist mitunter, dass ausländische Unternehmen durch Onlinewerbung i.S.d. Verkaufs von Online-Werbeflächen bisher regelmäßig keine Betriebsstätte begründen und somit trotz Wertschöpfung in Österreich keine Steuern zahlen müssen.

Der Anwendungsbereich der Digitalsteuer ist auch nach dem Ausschlussprinzip definiert, indem Werbeleistungen, die der Werbeabgabe unterliegen, nicht unter die Digitalsteuer fallen - ebenso wenig wie die Lieferung digitaler Inhalte (z.B. Software oder Streaming) oder der klassische E-Commerce (online abgewickelte Einzelhandelsaktivitäten). Hingegen sollen entgeltliche Onlinewerbeleistungen besteuert werden, sofern sie im Inland erbracht werden - Empfang mittels Handy, Tablet, Computer usw. mit inländischer IP-Adresse vorausgesetzt - und sie sich ihrem Inhalt und ihrer Gestaltung nach (auch) an inländische Nutzer richten. Ein typischer Anwendungsbereich der Digitalsteuer sind demnach Bannerwerbung oder Suchmaschinenwerbung. Eine weitere wichtige Voraussetzung dabei ist, dass die Onlinewerbung für den inländischen Nutzer individualisiert ist oder es sich um eine entsprechende Bannerwerbung handelt (z.B. ein Österreich-Banner auf einer ausländischen Homepage). Keine Digitalsteuer fällt hingegen an, wenn ein österreichischer Nutzer sich im Ausland über WLAN verbindet und Werbung konsumiert; es mangelt dann an der inländischen IP-Adresse.

Aller Voraussicht nach ist der Kreis der von der Digitalsteuer erfassten Unternehmen überschaubar gehalten. Die in Frage kommenden Unternehmen müssen nämlich nicht nur Onlinewerbeleistungen gegen Entgelt erbringen oder dazu beitragen, sondern innerhalb eines Wirtschaftsjahres auch einen weltweiten Umsatz von mindestens 750 Mio. € (bei multinationalen Konzernen ist auf den Konzernumsatz abzustellen) und in Österreich einen Umsatz von zumindest 25 Mio. € aus der Durchführung von Onlinewerbung erzielen. Der Digitalsteuersatz beträgt 5% auf das Entgelt an den Onlinewerbeleister, wobei Ausgaben für Vorleistungen anderer Onlinewerbeleister - soweit sie sich nicht im Konzern befinden - die Bemessungsgrundlage für die Digitalsteuer verringern. Die Ansässigkeit des Unternehmens für Körperschaftsteuerzwecke ist übrigens für die Digitalsteuer unerheblich.

Das Thema der Besteuerung von Onlinewerbung dürfte auch in Zukunft spannend bleiben. Neben technischen Entwicklungen und Wachstumsszenarien dieses Geschäftsfeldes könnte die neue Digitalsteuer allerdings aus Sicht des EU-Beihilfenrechts problematisch sein. Aufgrund des sehr hohen Schwellenwertes könnte nämlich nach gemeinschaftsrechtlichem Verständnis eine indirekte Beihilfe vorliegen, da viele kleine und mittlere Medienunternehmen von der österreichischen Digitalsteuer ausgenommen sind.

Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung bei Registrierkassen nicht vergessen

Februar 2017

Seit Einführung der Registrierkassenpflicht haben wir regelmäßig über Erleichterungen, Probleme und Verschärfungen im Zusammenhang mit diesem Thema berichtet (zuletzt siehe KI 10/16). Spätestens bis Ende März 2017 besteht wiederum Handlungsbedarf, da ab 1. April 2017 die Registrierkassen mit einer besonderen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein müssen, um Manipulationen zu verhindern. Dies soll insbesondere durch die kryptographische Signatur jedes Barumsatzes und durch die Nachprüfbarkeit in Form der Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen gewährleistet werden.

Die Sicherheitseinrichtung jeder Registrierkasse muss bis spätestens Ende März 2017 mit folgenden 5 Schritten in Betrieb genommen werden. In Abhängigkeit von der Art der Registrierkassenlösung können diese Schritte auch automatisch durchgeführt werden.

1. Beschaffung der Signaturkarte bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust: https://www.a-trust.at/, e-commerce monitoring: http://www.a-cert.at/ oder PrimeSign: https://www.prime-sign.com/).
2. Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse.
3. Erstellung des Startbelegs.
4. Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline.
5. Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App "BMF Belegcheck".

Die Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse als Schritt 2 erfolgt zumeist in Form eines Softwareupdates durch den Kassenhersteller oder -händler. Davon umfasst ist auch die Herstellung der Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte. Da im Zuge der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen gelöscht werden, ist es wichtig, vor diesem Schritt die bis dahin aufgezeichneten Geschäftsfälle gesondert abzuspeichern.

Der obligatorische Startbeleg (Schritt 3) wird idealerweise in Form eines Nullbelegs (Geschäftsfall mit dem Betrag 0) unmittelbar nach der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse erstellt.

In Schritt 4 sind die Signaturkarten und Registrierkassen unabhängig voneinander über FinanzOnline zu registrieren. Dazu werden in FinanzOnline Eingabemasken und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Sehr einfach geht dies, wenn die Registrierkasse mit Internetzugang und entsprechenden Softwarekomponenten ausgestattet ist und das Unternehmen über einen eigenen FinanzOnline Zugang verfügt. Via Eingabemaske in FinanzOnline müssen pro Signaturkarte die Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats sowie der Name des Vertrauensdiensteanbieters angegeben werden. Pro Registrierkasse sind die angeforderten Informationen die Kassenidentifikationsnummer und der AES-Schlüssel (AES steht für Advanced Encryption Standard). Die frei zu vergebende Kassenidentifikationsnummer kennzeichnet eine Registrierkasse innerhalb eines Unternehmens – sie muss daher einzigartig sein. Der AES-Schlüssel kann vom Unternehmen frei gewählt werden bzw. wird er in vielen Fällen von der Registrierkasse selbst erzeugt. Er wird für die Anonymisierung des Umsatzzählers in der Registrierkasse benötigt, da damit beliebige Daten unlesbar und bei Bedarf wieder lesbar gemacht werden können.

In Schritt 5 wird bei der Startbelegprüfung mithilfe der BMF Belegcheck-App festgestellt, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Vor der ersten Verwendung muss die BMF Belegcheck-App jedoch durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung (der Registrierkasse) freigeschaltet werden. Die Prüfung des Startbelegs mittels App hat bis spätestens 31. März 2017 zu erfolgen. Bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse ab dem 1. April 2017 darf zwischen der Registrierung über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs nur eine Woche liegen. Der Startbeleg muss überdies – entsprechend BAO-Anforderungen – zumindest für 7 Jahre aufbewahrt werden.

Für den laufenden Betrieb der mit der Sicherheitseinrichtung versehenen Registrierkasse sind noch zwei Punkte zu beachten. Das Datenerfassungsprotokoll war schon bisher zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Datenträger zu sichern und für zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Ab 1. April 2017 muss es überdies jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können und z.B. auf Verlangen einem Organ der Abgabenbehörde bereitgestellt werden. Im Datenerfassungsprotokoll wird jeder mit der Registrierkasse zu erfassende Barumsatz (auch Trainings- und Stornobuchungen) abgespeichert. Bei technischem oder faktischem Ausfall der Registrierkasse hat eine Meldung an die Finanz zu erfolgen. So müssen bei einem 48 Stunden übersteigenden Ausfall der Signaturkarte grundsätzlich Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme (der Signaturkarte bzw. der Registrierkasse) binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

Unternehmensrechtliche Berechnung von Abfertigungs- und Jubiläumsgeldrückstellungen mit einem "Nettozinssatz" weiterhin zulässig

Februar 2017

In der KI 12/16 haben wir darüber berichtet, dass eine finanzmathematische Berechnung der Verpflichtungen für Abfertigungen und Jubiläumsgelder auch nach dem RÄG 2014 weiterhin als zulässig erachtet wird. Diese wichtige Vereinfachung wurde nun durch eine Stellungnahme des Fachsenats für Unternehmensrecht und Revision der Kammer der Wirtschaftstreuhänder ergänzt, wonach bei der Ableitung des Zinssatzes unter bestimmten Voraussetzungen die in der Praxis bei Software-Personalverrechnungsprogrammen oftmals vorgesehene "Nettozinssatzmethode" weiter herangezogen werden kann. Bei der Nettozinssatzmethode wird vom Nominalzins ein Abschlag für Bezugserhöhungen direkt beim Zinssatz vorgenommen. Diese Vorgehensweise steht grundsätzlich im Widerspruch zu dem in der AFRAC-Stellungnahme 27 enthaltenen Konzept der Ermittlung der Rückstellungen: Dieses Konzept erfordert im ersten Schritt die Ermittlung des Wertes der künftigen Leistung (Erfüllungsbetrag = erwartete Auszahlung auf Basis des zum Auszahlungszeitpunktes relevanten Gehaltes). Im zweiten Schritt erfolgt die Verteilung des Erfüllungsbetrages über die Dienstzeit nach einer gemäß AFRAC 27 zulässigen Methode (Teilwertverfahren oder Verfahren der laufenden Einmalprämien) und unter Anwendung des nach AFRAC 27 ermittelten Zinssatzes (Stichtags- oder Durchschnittszinssatz).

Sofern der Nettozinssatz ordnungsgemäß aus dem Nominalzinssatz und den erwarteten Bezugssteigerungen abgeleitet wird, hält der Fachsenat für Unternehmensrecht diese vereinfachte Berechnung dennoch für zulässig. Zu beachten ist dabei, dass sich der Nettozinssatz nicht einfach durch Subtraktion von Nominalzinssatz und Bezugssteigerungen ergibt, sondern nach folgender Formel zu berechnen ist:

z = Nettozinssatz; i = Nominalzinssatz; s = Bezugssteigerungen.

Bei einem unterstellten Nominalzinssatz von 4% und Bezugssteigerungen von 2% ergibt sich somit ein Nettozinssatz von rund 1,96%. Dieser Zinssatz ist dann im Berechnungsprogramm einzutragen.

Sicherheitstechnische Anforderungen an Registrierkassen

Oktober 2016

Die Einführung der Registrierkassenpflicht hat gerade bei kleinen Unternehmen und „Selbständigen“ für große Aufregung gesorgt. Die Umstellung von Abläufen im Unternehmen ist allerdings noch nicht vorbei, da spätestens ab 1. April 2017 die Registrierkassen auch besondere Sicherheitsstandards erfüllen müssen. Das BMF hat die Details dazu in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und in dem „Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht“ veröffentlicht wie auch häufige Fragen zur Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen auf seiner Homepage zusammengefasst.

Bereits seit 1. Mai 2016 bzw. 1. Juli 2016 müssen der Registrierkassenpflicht unterliegende Unternehmer ihre Bareinnahmen mit Registrierkassen erfassen, welche den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2012 entsprechen und auch der Belegerteilungspflicht nachkommen. Durch die sicherheitstechnischen Anforderungen soll Manipulation verhindert werden und die Bekämpfung von Schwarzumsätzen und Abgabenverkürzungen erreicht werden. Insbesondere die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes und die Nachprüfbarkeit in Form der Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen sollen Manipulation erschweren.

Technisch ausgedrückt verbirgt sich hinter dem für den Kunden auf dem Beleg sichtbaren QR-Code (QR steht für Quick Response) bzw. in einem entsprechenden Link die individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers, mit welcher die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge verkettet werden. Der Kunde erkennt also am QR-Code, dass die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist. Wird die chronologische Verkettung der Barumsätze unterbrochen, so ist dies nachvollziehbar und somit auch eine etwaige dahinterstehende Manipulation.

Die wichtigsten Bestandteile einer die sicherheitstechnischen Anforderungen erfüllenden Registrierkasse sind das Datenerfassungsprotokoll, die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (Signaturkarte), der Summenspeicher und der Verschlüsselungsalgorithmus (Advanced Encryption Standard (AES) 256). Jeder Barumsatz ist mit der Registrierkasse zu erfassen und wird im Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) abgespeichert – dies gilt auch für Trainings- und Stornobuchungen. Das Datenerfassungsprotokoll ist schon jetzt zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Datenträger zu sichern und aufzubewahren. Ab 1. April 2017 muss es überdies jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können und z.B. auf Verlangen einem Organ der Abgabenbehörde bereitgestellt werden. Kernelement der Registrierkasse ist die Signaturkarte, die mit einem persönlichen Stempel des Unternehmers vergleichbar ist. Die Signaturkarte signiert mit Hilfe eines auf ihr gespeicherten, dem Unternehmer zugeordneten privaten Schlüssels, elektronisch Daten und bestätigt die Manipulationssicherheit der Registrierkasse. Der Umsatzzähler ist wie das Datenerfassungsprotokoll eindeutig der Registrierkasse zugeordnet und summiert alle nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Beträge eines zu signierenden Belegs mit den Bruttowerten vorzeichengetreu auf. Dies umfasst auch freiwillig signierte Belege (z.B. Kassenentnahmen) und Stornobuchungen (Minusvorzeichen!), nicht aber Trainingsbuchungen.

Für den Unternehmer sind zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in seiner Registrierkasse grundsätzlich folgende Schritte notwendig:

• Beschaffung der Signaturkarte bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust oder Global Trust),
• Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse,
• Erstellung des Startbelegs,
• Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline und
• Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App „BMF Belegcheck”. Die App muss vor der ersten Verwendung durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung (der Registrierkasse) freigeschaltet werden.

Die Initialisierung der Registrierkasse erfolgt zumeist über ein Softwareupdate, im Zuge dessen auch die Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte hergestellt wird. Da bei der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen gelöscht werden, müssen zuvor aufgezeichnete Geschäftsfälle gesondert abgespeichert werden. Mithilfe der BMF-Belegcheck-App kann der Startbeleg überprüft werden und sichergestellt werden, dass die Registrierung erfolgreich war. Diese Prüfung hat bis spätestens 31. März 2017 zu erfolgen – bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse ab dem 1. April 2017 darf zwischen Registrierung über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs nur noch eine Woche liegen. Während des laufenden Betriebs der Registrierkasse sind jeweils Monats- und Jahresbelege zu erstellen und elektronisch zu signieren – dabei handelt es sich um zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag Null (0 €). Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg (es gilt übrigens auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr das Kalenderjahr). Der Beleg muss zusätzlich ausgedruckt, aufbewahrt und mit der App geprüft werden.

Da nur eine funktionierende Registrierkasse als Manipulationsschutz dient, müssen bei technischem bzw. faktischem Ausfall (z.B. durch Diebstahl) der Registrierkasse Maßnahmen ergriffen werden bzw. Meldungen an die Finanz erfolgen. Grundsätzlich gilt hier, dass bei einem 48 Stunden übersteigenden Ausfall der Signaturkarte Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme (der Signaturkarte bzw. der Registrierkasse) binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden müssen. Kurzfristige Lösungsmöglichkeiten sind die Erfassung der Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse oder die manuelle Belegerstellung. Wichtig ist bei der manuellen Belegerstellung, dass vor der Verwendung der reparierten Registrierkasse sämtliche Geschäftsvorfälle im Ausfallszeitraum nacherfasst werden müssen. Es genügt dann allerdings die Bezugnahme auf die Belegnummer des händischen Belegs. Die händischen Aufzeichnungen sind überdies aufzubewahren. Diese Maßnahmen sind nicht notwendig, wenn die Registrierkasse geplant – beispielsweise saisonal – für einen längeren Zeitraum außer Betrieb genommen wird. Es muss dann allerdings ein signierter Schlussbeleg erstellt, ausgedruckt und aufbewahrt werden. Ebenso ist das Datenerfassungsprotokoll entsprechend auszulesen und aufzubewahren.

Die mit der Umrüstung auf das Sicherheitssystem verbundenen Kosten werden laut Info des BMF für eine „einfache“ Registrierkasse auf voraussichtlich 400 bis 1.000 € geschätzt, wobei Registrierkassen basierend auf Smartphone- und Cloudlösung günstiger sein können. Neben einer Prämie von 200 € für Anschaffung/Umrüstung sind auch die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.

Mini One Stop Shop (MOSS) bis zum Jahresende beantragen

Dezember 2014

Die ab 1.1.2015 geltenden Leistungsortregelungen bei der Erbringung von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen an Nichtunternehmer können für die leistenden Unternehmer zu einem erheblichen Mehraufwand führen, da sie sich möglicherweise in mehreren Mitgliedstaaten umsatzsteuerlich registrieren lassen müssen. Bekanntermaßen gilt mit Jahreswechsel bei Rundfunk-, Telekommunikations- und Fernsehleistungen der Wohnsitz des Leistungsempfängers als umsatzsteuerlicher Leistungsort (bisher war dies der Unternehmerort). Unter die betroffenen Leistungen fallen u.a. Mobilfunkdienste (inklusive SMS und VoIP), die Bereitstellung von Websites, Webhosting, Fernwartung, die Bereitstellung von Software und deren Aktualisierung, die Bereitstellung von Bildern, Texten und Informationen und Datenbanken, die Erbringung von Fernunterrichtsleistungen sowie die Bereitstellung von Musik, Filmen und Spielen.

In Abhängigkeit von der Beschaffenheit der Dienstleistungen gelten für die Bestimmung des Ansässigkeitsorts des Leistungsempfängers folgende Vereinfachungsregelungen.

• Erfordert der Empfang der Leistung die physische Anwesenheit des Leistungsempfängers (z.B. Telefonzellen, WLAN-Hot-Spots oder Internetcafés) so gilt die Vermutung, dass der Leistungsempfänger an diesem Ort ansässig ist.
• Bei Leistungen über Festnetzanschluss gilt der Ort des Anschlusses als Empfängerort.
• Bei Leistungserbringung über mobile Netzwerke ist der Ländercode der SIM-Karte relevant.
• Sofern der Empfang der Leistungen einen Decoder, eine Programm- oder Satellitenkarte benötigt, gilt als Vermutung für den Empfängerort der Standort des Gerätes bzw. der Karte. Ist dieser Ort nicht bekannt, so wird die Adresse, an welche die Programm- oder Satellitenkarte versendet wurde, als Empfängerort vermutet.

Für Unternehmen, die solche Leistungen in EU-Mitgliedstaaten erbringen, in denen sie weder Sitz noch Betriebsstätte haben, wird ein Mini One Stop Shop (MOSS) eingerichtet. Dieser dient als zentrale Anlaufstelle für Steuererklärungen und Steuerzahlungen und führt dazu, dass sich die Unternehmer nicht in jedem EU-Mitgliedsstaat extra registrieren lassen müssen. Österreichische Unternehmer können sich zum MOSS elektronisch über FinanzOnline registrieren. Sofern MOSS ab 1.1.2015 bereits verwendet werden soll, ist der Antrag auf Registrierung bis spätestens 31.12.2014 abzugeben. Die MOSS-Steuererklärungen müssen elektronisch über FinanzOnline bis zum 20. Tage des auf den Erklärungszeitraum folgenden Monats eingereicht werden. Der Erklärungszeitraum ist das Kalendervierteljahr.

Über MOSS können nur Leistungen erfasst werden, die der Unternehmer in Mitgliedstaaten erbringt, in denen er weder sein Unternehmen betreibt noch eine Betriebsstätte hat. Ansonsten hat die Meldung der lokalen Umsätze im Rahmen der regulären Steuererklärung zu erfolgen.

Die Forschungsprämie von der Kostenseite betrachtet

November 2014

Die steuerliche Forschungsförderung in Österreich wurde zuletzt dadurch grundlegend geändert, dass der Forschungsfreibetrag abgeschafft wurde und die Forschungsprämie auf 10% erhöht wurde. Grundsätzlich ist zwischen Eigenforschung und Auftragsforschung zu unterscheiden. Bei der eigenbetrieblichen Forschung und experimentellen Entwicklung werden 10 % der angefallenen Kosten gefördert – eine Obergrenze existiert nicht. Wird die Forschungstätigkeit an ein anderes Unternehmen ausgelagert, so liegt Auftragsforschung vor, welche bis zu einer Bemessungsgrundlage von 1.000.000 € gefördert wird. Die Forschungsprämie für Auftragsforschung beträgt somit maximal 100.000 € pro Jahr. Der Fokus der Förderung umfasst z.B. Grundlagenforschung, angewandte und experimentelle Forschung im Produktions- und Dienstleistungsbereich, Aufwendungen für Softwareentwicklung oder auch für Marketingmethoden.

Möchte ein Steuerpflichtiger die Forschungsprämie für eigenbetriebliche Forschung und Entwicklung geltend machen, so benötigt er ein Jahresgutachten der Forschungsförderungsgesellschaft (FFG), in dem bestätigt wird, dass es sich bei der Forschungstätigkeit um steuerlich förderungswürdige Tätigkeiten handelt. Im Gutachten der FFG werden sämtliche Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten des Steuerpflichtigen, also alle Forschungsprojekte, Forschungsschwerpunkte, nicht projektbezogene zugeordnete Investitionen und übrige Forschungs- und Entwicklungsausgaben beurteilt. Dieses Gutachten kann nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, für das die Forschungsprämie beantragt wird, über FinanzOnline von der FFG beantragt werden. Das Jahresgutachten der FFG hat große Bedeutung als Entscheidungsgrundlage für das Finanzamt bei der Beurteilung, ob eine Forschungsprämie zu gewähren ist oder nicht.

Welche Ausgaben/Kosten sind förderungswürdig?

Bevor ein Jahresgutachten bei der FFG beantragt wird, sollte bereits eine erste Einschätzung der angefallenen Kosten erfolgt sein, da diese beim FinanzOnline Antrag schon angegeben werden müssen. Für die steuerliche Forschungsförderung kommen die nachfolgend dargestellten (Gruppen von) Forschungsausgaben in Frage, welche auch in der Forschungsprämienverordnung festgelegt sind.

Gefördert werden Löhne und Gehälter für Mitarbeiter, die in der Forschung und experimentellen Entwicklung tätig sind inklusive der Arbeitgeberbeiträge für Sozialversicherung, Wohnbauförderungsbeiträge und sonstige Personalaufwendungen, z.B. für freiwillige Sozialleistungen. Es werden aber auch Vergütungen für Personen gefördert, die in der Forschung und experimentellen Entwicklung außerhalb eines Dienstverhältnisses tätig werden. Sind Mitarbeiter nicht ausschließlich in Forschung und experimenteller Entwicklung tätig, so sind nur die entsprechenden Anteile an diesen Aufwendungen bzw. Ausgaben gefördert. Ist eine Aufteilung der Kosten notwendig, weil Mitarbeiter steuerlich geförderte und steuerlich nicht geförderte Tätigkeiten ausführen, so ist eine genaue Zeitaufzeichnung notwendig um die geförderten Ausgaben eindeutig ermitteln zu können.

Unmittelbare Aufwendungen bzw. Ausgaben und unmittelbare Investitionen unterliegen auch der Forschungsförderung. Das heißt, dass die Anschaffung von Anlagevermögen – einschließlich der Anschaffung von Grundstücken – gefördert wird. Dabei ist allerdings nachzuweisen, dass Aufwendungen bzw. Investitionen nachhaltig der Forschung und experimentellen Entwicklung dienen. Auch hier ist es zweckdienlich, eine entsprechende Dokumentation aufzubereiten.

Finanzierungsausgaben und Gemeinkosten sind ebenfalls – soweit sie der Forschung und experimentellen Entwicklung zuzuordnen sind - förderungswürdig.

Berücksichtigung von Gemeinkosten für die Forschungsförderung

Bei Gemeinkosten stellt sich vor allem die Frage, welche Gemeinkosten gefördert werden und wie die Zuordnung zur Forschung und experimentellen Entwicklung nachzuweisen ist. Unter Gemeinkosten sind dabei alle Gemeinkosten – sowohl variable als auch fixe – zu verstehen. Es sind daher die Gemeinkosten zu Vollkosten förderungswürdig. Werden die Gemeinkosten aus der Kostenrechnung abgeleitet, so ist darauf achten, dass Zusatzkosten, wie Kosten für kalkulatorische Zinsen oder der kalkulatorische Unternehmerlohn eliminiert werden. „Anderskosten“, das sind kalkulatorische Kosten, denen tatsächliche Aufwendungen gegenüberstehen, wie kalkulatorische Wagnisse oder kalkulatorische Abschreibungen, sind an die tatsächlich sind an die tatsächlich angefallenen Kosten anzupassen. Diese aufwandsgleichen Kosten sind nun daraufhin zu untersuchen, ob etwaige Aufwendungen enthalten sind, die steuerlich nicht abzugsfähig sind (z.B. Bewirtungskosten, Schmiergeldzahlungen, Luxustangenten für Pkw, Vergütungen für Mitglieder des Aufsichtsrates oder auch Ausgaben, für die kein Empfänger nach § 162 BAO genannt werden kann). Bei den verbleibenden Gemeinkosten sind noch weitere Besonderheiten zu beachten: Da bereits Investitionen ins Anlagevermögen begünstigt sind, darf die Abschreibung der geförderten Investitionen nicht nochmals über die Gemeinkosten berücksichtigt werden. Betrifft die Abschreibung nicht geförderte Investitionen, so kann sie in den Gemeinkosten enthalten bleiben.

Die so ermittelten Gemeinkosten sind anhand eines geeigneten Verteilungsschlüssels den jeweiligen Forschungsprojekten zuzuordnen und so in den Antrag für die Forschungsprämie zu übernehmen. Einer 10%igen Förderung durch den Staat Österreich steht dann nichts mehr entgegen.

Die wichtigsten Änderungen durch das Budgetbegleitgesetz 2014

Juli 2014

Das am 12. Juni kundgemachte Budgetbegleitgesetz 2014 bringt abgabenrechtlich einige Neuheiten im Bereich der Umsatzsteuer, Änderungen bei der Absetzbarkeit von Beteiligungskreditzinsen sowie eine angepasste Grenze bei der Buchführungspflicht land- und forstwirtschaftlicher Betriebe.

Änderung bei Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen an Nichtunternehmer ab 2015

Ab 1.1.2015 gilt als Leistungsort für an Nichtunternehmer (B2C) erbrachte elektronische Dienstleistungen sowie Rundfunk-, Telekom- und Fernsehleistungen der Wohnsitz des Leistungsempfängers. Bisher war in diesen Fällen der Unternehmerort relevant. Unter die betroffenen Leistungen fallen u.a. Mobilfunkdienste (inklusive SMS und VoIP), die Bereitstellung von Websites, Webhosting, Fernwartung, die Bereitstellung von Software und deren Aktualisierung, die Bereitstellung von Bildern, Texten und Informationen und Datenbanken, die Erbringung von Fernunterrichtsleistungen sowie die Bereitstellung von Musik, Filmen und Spielen.

Für Unternehmen, die solche Leistungen in EU-Mitgliedsstaaten erbringen, in denen sie weder Sitz noch Betriebsstätte haben, wird ein Mini One Stop Shop (MOSS) eingerichtet. Dieser dient als zentrale Anlaufstelle für Steuererklärungen und Steuerzahlungen und führt dazu, dass sich die Unternehmer nicht in jedem EU-Mitgliedsstaat extra registrieren lassen müssen. Voraussichtlich ab Oktober 2014 wird das österreichische Onlineportal zur Registrierung zur Verfügung stehen.

Abzugsfähigkeit von Fremdkapitalzinsen im Zusammenhang mit Beteiligungserwerben

In der KI 05/14 haben wir noch berichtet, dass aufgrund der Rechtsprechung des VwGH eine weiter gefasste Auslegung des Zinsenbegriffes zulässig ist und daher auch Bankspesen, Bürgschafts- und Kreditbereitstellungskosten sowie andere Geldbeschaffungskosten abzugsfähig sind. Durch eine Neuregelung im Budgetbegleitgesetz 2014 ist nun wieder alles anders! Die mit der Kreditaufnahme für einen Beteiligungserwerb verbundenen Geldbeschaffungs- und Nebenkosten (welche auch Abrechnungs- und Auszahlungsgebühren, Bankspesen, Bereitstellungsprovisionen, Haftungsentgelte oder Kreditvermittlungsprovisionen umfassen) sind aufgrund der erfolgten gesetzlichen Klarstellung nun nicht mehr abzugsfähig.

Buchführungspflicht bei land- und forstwirtschaftlichen Betrieben

Die Umsatzgrenze für den Eintritt der Buchführungspflicht wird von 400.000 € auf 550.000 € angehoben.

„Gruppenanfragen“ - Regelung im Amtshilfe- und Durchführungsgesetz

Gruppenanfragen beziehen sich auf eine Gruppe von Steuerpflichtigen, bei der Grund zur Annahme besteht, dass die von der Gruppe umfassten Personen steuerliche Vorschriften verletzt haben könnten. Im Amtshilfe- und Durchführungsgesetz wird nunmehr die Zulässigkeit der ab Juli 2012 zum OECD-Standard zählenden „Gruppenanfragen“ geregelt.

GSBG-Beihilfekorrekturen bei Vorsteuerberichtigungen

Die vor allem im Gesundheitsbereich als Ersatz für den fehlenden Vorsteuerabzug gewährte GSBG-Beihilfe wurde in folgenden Punkten geändert: (1) Erlischt für eine Einrichtung, die Beihilfen bezogen hat, der Anspruch und kann eine Vorsteuerberichtigung vorgenommen werden, ist in Zukunft der gemeine Wert der Anlagegüter als fiktiver Verkaufserlös für eine Kürzung der Beihilfe anzusetzen. Die Kürzung ist mit einem Zehntel des gemeinen Wertes und der Höhe der Vorsteuerkorrektur begrenzt. (2) Kommt es zu einer Vorsteuerkorrektur wegen einer Verwendungsänderung bei einem Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, so ist die Beihilfe für den gleichen Zeitraum und in gleicher Höhe wie die Vorsteuerkorrektur zu kürzen. Wechselt die Verfügungsmacht über einen Gegenstand im Zuge eines nicht steuerbaren Umsatzes, so kommt es zu einer Kürzung der Beihilfe, wenn der Umsatz bei Steuerbarkeit eine Kürzung bewirkt hätte.

IT-Projekte – Besonderheiten und Erfolgsfaktoren

Mai 2014

Bedeutung von IT & IT Projekten

Informationstechnologie (IT) ist im heutigen Marktumfeld für viele Unternehmen zu einem erfolgsrelevanten Faktor geworden. Eine effiziente Unternehmensorganisation ist ohne den Einsatz moderner Informationstechnologie kaum noch vorstellbar. Die IT spielt eine entscheidende Rolle bei der Pflege und Optimierung der Kundenbeziehungen, bei der Gestaltung von effizienten Prozessen, bei der Informationsgewinnung und der Entscheidungsunterstützung. Da die Bedeutung der IT für den Erfolg eines Unternehmens weiter zunehmen wird und die Entwicklung von IT-Systemen meist in Form von Projekten erfolgt, ist den Erfolgsfaktoren von IT-Projekten eine besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Besonderheiten von IT Projekten

IT-Projekte definieren sich durch eine hohe Komplexität und eine hohe Dynamik des Umfeldes. Die Projektkomplexität spiegelt sich in der Anzahl und der Verschiedenartigkeit der anfallenden Teilaufgaben sowie in den Interdependenzen zwischen den Teilaufgaben wider. Die hohe Dynamik bezieht sich auf die Ziele und Anforderungen des Projektes, die sich während der Projektlaufzeit laufend verändern können, direkte Auswirkungen auf die Parameter Budget, Zeit und Ressourcenbedarf haben und damit laufend angepasst werden müssen.

IT-Projekte sind durch die fachübergreifende Zusammenarbeit verschiedener Disziplinen geprägt, die eine hohe Anzahl an Schnittstellen bedingen. Neben den projektinternen Abhängigkeiten bestehen auch Abhängigkeiten zu den anderen IT-Projekten eines Unternehmens. Deren Identifikation und Berücksichtigung ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Durchführung.

Viele IT-Projekte haben das Ziel neue Technologien zu entwickeln und damit einen hohen Innovationsgrad. Bei der Projektabwicklung kann nur bedingt auf bereits vorhandenes Know-how und Planungsdokumente zugegriffen werden. Diese Technologieorientierung birgt hohe Risiken, deren Eintrittswahrscheinlichkeit durch genaue Planung, Kontrolle und intensive Tests minimiert werden muss.

Der Erfolg von IT-Projekten wird maßgeblich von qualitativen Aspekten bestimmt. Damit ist eine rein monetäre Betrachtung der Wirtschaftlichkeit nicht ausreichend. IT-Projekte haben außerdem die Eigenschaft, dass eine hohe Anfangsinvestition entsteht, der Nutzen aber erst generiert und Gewinne erwirtschaftet werden, wenn das Projekt erfolgreich umgesetzt wurde.

Das komplexe Zusammenspiel der betriebswirtschaftlichen, technischen und menschlichen Komponenten in IT Projekten erfordert ein breites Kompetenz-Spektrum, das Projektmanagement Know-how, Fach- und IT-Kenntnisse beinhaltet.

Gründe für das Scheitern von IT-Projekten

Die Erfolgsquote von IT-Projekten ist gering, wie die folgenden Fakten zeigen:

• ca. 25% aller IT-Projekte sind erfolgreich,
• ca. 50% aller IT-Projekte sind über Budget und/oder über Zeit,
• ca. 25% aller Softwareprojekte werden abgebrochen.

Die Gründe für das Scheitern sind vielfältig. Unklare Ziele und unterschiedliche Erwartungen spielen eine große Rolle. In vielen Unternehmen werden Ziele vom Management „top-down“ und ohne die Einbindung der Fachabteilungen festgelegt. Das führt dazu, dass das Projektteam in unterschiedliche Richtungen arbeitet. Konsequenzen sind ausufernde Budgets, verschobene Termine und allgemeine Unzufriedenheit.

Ständige Veränderungen der Anforderungen („moving targets“) sind ein weiterer Risikotreiber. Das ist ua. darauf zurückzuführen, dass Stakeholder nicht ausreichend in den Prozess eingebunden werden. Damit kann kaum fachübergreifendes Prozesswissen generiert werden. Die Folge sind explodierende Kosten und Zeitüberschreitungen.

In IT-Projekten werden oft neue Technologien entwickelt. Sind diese Technologien noch nicht ausreichend durchdacht, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Fehleinschätzungen. Sehr häufig wird der Zeit-, Budget und Ressourcenbedarf zu gering geschätzt. In Folge entsteht Zusatzaufwand.

Die Komplexität von IT-Projekten wird oft unterschätzt. Mit der Anzahl der Projektmitarbeiter und Stakeholder steigt auch die Zahl der Schnittstellen exponentiell an. Dazu kommt noch das Spannungsfeld zwischen den Fachbereichen und der IT-Abteilung, die zum Teil unterschiedliche Zielsetzungen verfolgen. Viele große IT-Projekte können unternehmenspolitische, den Projektfortschritt hindernde Komponenten bekommen, wenn unterschiedliche Stakeholder versuchen, Einfluss auf das laufende Projekt zu nehmen.

Oft wird der technische Aufwand von IT-Projekten unterschätzt und ausschließlich nach Best-Case-Szenarien geplant. Problemstellungen, die im Projektverlauf auftreten, können dann zu erheblichen Mehrkosten und Verzögerungen führen.

Weitere entscheidende Gründe für das Scheitern sind eine unzureichende Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektverlaufs, Missachtung von Projektinterdependenzen sowie eine fehlende Ausrichtung der Projektziele an der übergeordneten Unternehmensstrategie.

Bedeutung von Projektmanagement & Methodenkompetenz bei IT Projekten

Die Gründe für das Scheitern von IT-Projekten zeigen, dass Projektmanagement eine der Schlüsselkompetenzen für die erfolgreiche Abwicklung von IT-Projekten darstellt. Es ist erfolgskritisch, dass für die Planung, Organisation und Steuerung auf Projektmanagement Methoden zurückgegriffen wird. Zusätzlich sind jedoch Fachwissen aus den unterschiedlichen Bereichen und IT-Kenntnisse von Nöten. Diese erlauben auf IT-spezifische Anforderungen und Rahmenbedingungen eingehen zu können.

Umschulungskosten bei Anwendung einer Ausgabenpauschale

Februar 2014

Aufwendungen für umfassende Umschulungsmaßnahmen, die auf eine tatsächliche Ausübung eines anderen Berufes abzielen, können als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden. Sofern Ausgabenpauschalierungen in Anspruch genommen werden, können neben dem Pauschalbetrag in der Regel allerdings keine weiteren Werbungskosten (mit Bezug zur gleichen Tätigkeit) geltend gemacht werden. Der UFS Wien (GZ RV/2338-W/13 vom 19.11.2013) hatte sich unlängst mit der Konstellation auseinanderzusetzen, dass ein technisch geschulter Softwarevertreter neben der Vertreterpauschale auch die Kosten für einen MBA-Lehrgang als Umschulungskosten geltend gemacht hat. Seitens des UFS wurde anerkannt, dass der MBA-Lehrgang auf die künftige Ausübung eines anderen Berufs abzielt, da der Steuerpflichtige einerseits seine Motive (Anstreben einer Führungsposition mit Personalverantwortung) plausibel darlegen konnte; andererseits gilt ein Lehrgang mit wirtschaftlichen Inhalten grundsätzlich nicht als privat veranlasst und schließlich hatte auch der aktuelle Dienstgeber keinen Nutzen für die Tätigkeit als Vertreter feststellen können und damit auch eine Kostentragung des MBA-Lehrgangs abgelehnt.

Nach Auffassung des UFS betrifft die Pauschalierung somit nur die Abgeltung der Werbungskosten aus der Tätigkeit als Vertreter („werden Pauschbeträge in Anspruch genommen, dann können daneben keine anderen Werbungskosten aus dieser Tätigkeit geltend gemacht werden“), die Umschulungskosten zielen aber auf eine andere Tätigkeit und können daher trotz der Inanspruchnahme der Vertreterpauschale steuerlich abgesetzt werden. Der Zweck der Umschulung muss darin bestehen, eine andere Berufstätigkeit tatsächlich ausüben zu wollen, eine Einschränkung der bisherigen Tätigkeit oder deren Aufgabe (während der Umschulungsphase) ist dabei nicht erforderlich.

Vereinfachungen bei elektronischen Rechnungen seit Jahresbeginn

Februar 2013

Mit Jahresbeginn 2013 ist es zu einer grundsätzlichen Gleichstellung zwischen elektronischer Rechnung und der traditionellen Rechnung in Papierform gekommen. Erhebliche Vereinfachungen für elektronische Rechnungen, die durch das Abgabenänderungsgesetz 2012 eingeführt wurden, werden voraussichtlich zu einer weitverbreiteten Anwendung der elektronischen Rechnungslegung (etwa per Email, als pdf-Datei oder als Web-Download) führen. Damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, müssen jedoch neben den allgemeinen Rechnungskriterien (z.B. Namen und Anschriften, Leistungsbezeichnung, Leistungsdatum/Leistungszeitraum, Entgelt und Steuersatz und Hinweis auf Steuerbefreiung, UID etc.) noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein.

Am 28.12.2012 hat das BMF in einer Verordnung die Anforderungen an elektronische Rechnungen präzisiert. Wichtig ist dabei, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Neben den bisherigen Möglichkeiten einer Rechnungslegung mit qualifizierter elektronischer Signatur i.S.d. Signaturgesetzes oder einer elektronischer Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder der Übermittlung via EDI (Electronic Data Interchange) gelten diese Kriterien auch dann als erfüllt, wenn das Unternehmen ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird.

Im Sinne eines Kontrollverfahrens muss dabei sichergestellt werden, dass die Rechnung korrekt an den Rechnungsempfänger übermittelt wird. Bei der Ausgestaltung des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens besteht für den Unternehmer ein gewisser Handlungsspielraum, weshalb neben Einsatz einer ERP-Software mit elektronischem Workflow auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen Geschäftsunterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Lieferschein) möglich ist. Wichtig ist, dass bei dem Aufbau des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens auch auf die Größe und die Art des Unternehmens geachtet wird und auch Parameter wie Zahl und Höhe der Umsätze, Kundenanzahl etc. berücksichtigt werden. Schließlich ist das innerbetriebliche Steuerungsverfahren auch entsprechend zu dokumentieren. Wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe ausreichender Details nachvollziehbar ist und wenn die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, kann davon ausgegangen werden, dass der Prüfpfad als verlässlich gilt.

Letztlich muss auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungslegung vorliegen bzw. nachträglich oder stillschweigend erfolgen. Zu beachten ist, dass bei einer Mehrfachübermittlung der Rechnung (z.B. Papier und Email) auf die Mehrfachübermittlung hingewiesen wird, damit eine (weitere) Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung vermieden wird.

Daneben bestehen u.a. noch folgende Besonderheiten:

• Bei Anwendung der elektronischen Signatur i.S.d. Signaturgesetzes ist zu beachten, dass nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch das Signaturprüfungsprotokoll über den entsprechenden Zeitraum (allgemein 7 Jahre bis hin zu 22 Jahre für Umsatzsteuerzwecke) aufbewahrt werden muss. Liegt eine elektronische Rechnung als Ausdruck in Papierform vor, ist ihre zusätzliche elektronische Archivierung nicht notwendig.
• Die Übermittlung einer Rechnung mittels elektronischen Datenaustausches (EDI) war schon bisher möglich, sofern es sich um ein Verfahren handelt, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Nicht mehr notwendig ist, dass auch eine Sammelrechnung übermittelt wird, sofern in dem EDI-Datensatz die umsatzsteuerlichen Mindestangaben für Rechnungen enthalten sind.
• Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über FinanzOnline bzw. über das Unternehmensserviceportal (USP) ist derzeit nur an den Bund als Leistungsempfänger möglich.

Aktivierungspflichtige Anschaffungskosten oder Erhaltungsaufwand bei Softwareupdates

Februar 2013

Die Differenzierung zwischen dem Erhaltungsaufwand (Instandhaltungsaufwand) und der Aktivierungspflicht von Aufwendungen ist steuerlich von großer Bedeutung, da es bei Einordnung als Erhaltungsaufwand sofort zur Betriebsausgabe kommt. Hingegen ist bei Aktivierung und nachfolgender Abschreibung die Steuerwirkung auf einen größeren Zeitraum verteilt. Der UFS hatte sich mit dieser Frage im Zusammenhang mit Softwareupdates auseinanderzusetzen (GZ RV/0480-I/10 vom 23.7.2012). Konkret ging es dabei um hochpreisige Softwareupdates für teuer angeschaffte medizinische Programme wie z.B. ein Lungenfunktionsprogramm, aber auch um mit der Migration von Daten verbundene hohe Kosten, damit sichergestellt ist, dass nach dem Update in gewohnter Weise weitergearbeitet werden kann.

Die Schwierigkeit der Abgrenzung im Zusammenhang mit Softwareupdates ergibt sich aus dem schleichenden Übergang zwischen Funktionserhaltung des Programmes durch das Softwareupdate und jener Situation, in der das Softwareupdate als eigenes immaterielles Wirtschaftsgut bzw. als nachträgliche Anschaffungskosten zu qualifizieren ist. Softwareupdates haben es oft an sich, dass durch sie der weitere Gebrauch des Programmes gewährleistet wird, wenn es z.B. zu Veränderungen bei der Hardware oder beim Betriebssystem gekommen ist. In einem solchen Fall ist Erhaltungsaufwand anzunehmen, da durch das Update keine zusätzlichen Nutzungsmöglichkeiten vorliegen. Schwieriger ist die Sachlage jedoch, wenn durch das Update nicht nur sichergestellt wird, dass die Software weiterhin ordnungsgemäß funktioniert, sondern auch Verbesserungen und Umfangerweiterungen (z.B. in Form zusätzlicher Module) vorgenommen wurden. Zu einer Aktivierungspflicht und der damit verbundenen steuerlichen Verteilung der Kosten über mehrere Jahre kommt es, wenn sich durch das Update die Wesensart des Wirtschaftsgutes ändert und sich Funktion bzw. Zweckbestimmung des Programms verändern. Gleiches gilt, wenn sich durch das Update der Anwendungsbereich der Software über die standardmäßig vorgesehenen Einsatzgebiete hinaus ausdehnt.

Konkret auf Software bezogen spricht eine über die bloße Aktualisierung hinausgehende Kapazitätserweiterung für eine Aktivierung, genauso wie wenn zusätzliche Funktionen eingebaut werden oder die Benutzeroberfläche neugestaltet wird. Hingegen liegt Erhaltungsaufwand vor, wenn Programmfehler korrigiert werden oder Verbesserungen an der Benutzeroberfläche vorgenommen werden. Der UFS kam insgesamt zur Entscheidung, dass Erhaltungsaufwand anzunehmen ist, da das Softwareupdate keine Erweiterung bzw. wesentliche Verbesserung bei dem medizinischen Programm mit sich brachte. Die mit dem Update verbundenen Kosten für die Datenmigration sind ebenso als Erhaltungsaufwand sofort steuerlich absetzbar.