Für den Gruppenantrag müssen die amtlichen Formulare verwendet werden

August 2023

Für die Aufnahme eines Gruppenmitglieds in die steuerliche Unternehmensgruppe wird § 9 KStG folgend vorausgesetzt, dass der Gruppenantrag nachweislich vor Ablauf jenes Wirtschaftsjahres jeder einzubeziehenden inländischen Körperschaft unterfertigt wird, für das die Zurechnung des steuerlich maßgebenden Ergebnisses erstmals wirksam sein soll.

Das BFG hatte sich (GZ RV/7102169/2022 vom 3. Februar 2023) mit einem Sachverhalt auseinanderzusetzen, in dem die Gruppenträgerin am 23.12.2021 einen formlosen Antrag auf Bildung einer Steuergruppe (alle beteiligten Kapitalgesellschaften haben den 31. Dezember als Bilanzstichtag) gem. § 9 KStG via FinanzOnline eingebracht hat - mittels "Sonstige Anträge", da in FinanzOnline keine eigene Eingabemaske für einen Gruppenantrag vorgesehen ist. Seitens des Finanzamts wurde daraufhin mit einem Mängelbehebungsauftrag reagiert - im Endeffekt war dieser jedoch für das Unternehmen nicht erfolgsversprechend, da trotz Unterzeichnung des Gruppenantrags im Februar 2022 und Übermittlung an das Finanzamt via Einschreiben eine Gruppenbildung für das Jahr 2021 nicht mehr möglich war. Die Unterfertigung des Gruppenantrags vor Ablauf des einzubeziehenden Wirtschaftsjahres ist nämlich eine materielle Voraussetzung. Eine verspätete Unterzeichnung der Formulare ist daher kein sanierbarer Mangel.

Das BFG betonte in seiner Entscheidung, dass der Antrag auf Bildung einer Unternehmensgruppe die Verwendung amtlicher Formulare voraussetzt. Die amtlichen Formulare für den Gruppenantrag G1, G2 und G4 können nicht online ausgefüllt und übermittelt werden - sie stehen nur in Papierform zur Verfügung. Daher müssen diese Formulare ausgedruckt und im Original unterzeichnet eingereicht werden. Die Übermittlung der Formulare als "Sonstiger Antrag" in FinanzOnline ist wirkungslos. Laut BFG hätte im vorliegenden Fall das Finanzamt auch gar keinen Mängelbehebungsauftrag erlassen dürfen, da der Mangel (der verspäteten Unterzeichnung) gar nicht mehr hätte behoben werden können.

Für die Praxis bedeutet dies, dass amtliche Formulare wie etwa der Gruppenantrag mit einer Originalunterschrift (eingeschrieben) per Post zu übersenden oder persönlich beim zuständigen Finanzamt abzugeben sind. Hingegen ist die Übermittlung via FinanzOnline als sonstiges Anbringen laut BFG ein rechtliches "Nichts". Entsprechend einer als Reaktion des BMF auf das BFG-Judikat Ende März 2023 veröffentlichten Information soll es ebenso möglich sein, Formulare mittels der Funktion sonstiges Anbringen hochzuladen, wenn die Formulare mittels qualifizierter elektronischer Signatur unterfertigt wurden.

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Umstellung von Handy-Signatur auf ID Austria

Juli 2023

Für bisherige Nutzer der Handy-Signatur bzw. der Bürgerkarte - etwa für Dienstgeber - kommt es zur notwendigen Umstellung auf die ID Austria. Einer jüngsten ÖGK-Information folgend können relevante e-Services der ÖGK wie z.B. WEBEKU, ELDA oder die e-Zustellung weiterhin nur mithilfe der ID Austria in Anspruch genommen werden. Positiver ausgedrückt bietet die ID Austria Zugang zum gesamten Angebot an digitalen Services der Sozialversicherung, Verwaltung und Wirtschaft. Konkret können mit der ID Austria (mit Vollfunktion) "Digitale Behördenservices", das "Elektronische Postamt", die "Elektronische Unterschrift" und "Digitale Ausweise" (damit kann z.B. der Führerschein am Smartphone vorgewiesen werden) genutzt werden.

Die ID Austria gibt es in zwei Varianten - jene mit Vollfunktion und jene mit Basisfunktion:

• Die ID Austria mit Vollfunktion kann nur von jenen Personen genutzt werden, deren Handy-Signatur bereits von einer Behörde registriert wurde.
• Für jene Nutzer, welche ihre Handy-Signatur nicht behördlich registriert haben, ist der Umstieg auf die ID Austria mit Basisfunktion möglich. Um die Vollfunktion der ID Austria nutzen zu können, ist ein Behördengang zur Registrierung notwendig.

Bisherige Nutzer der Bürgerkarte müssen für den Umstieg auf die ID Austria jedenfalls eine Registrierungsbehörde aufsuchen (auch für die Nutzung der Basisfunktion). Als Registrierungsbehörden gelten Bezirkshauptmannschaften, Magistrate, Gemeinden, Finanzämter und Landespolizeidirektionen.

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Elektronische Zustellung ab 1. Jänner 2020 verpflichtend

Dezember 2019

Dem globalen Trend zur Digitalisierung und zum papierlosen Schriftverkehr bzw. sogar Büro können sich auch die österreichischen Behörden nicht entziehen. Mit 1. Jänner 2020 tritt nun das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden in Kraft. Davon betroffen sind einerseits alle Bundesbehörden, welche die elektronische Zustellung (E-Zustellung) ermöglichen. Andererseits sind die Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, ihre Erreichbarkeit für die Behörden im Wege der elektronischen Zustellung sicherzustellen. Ausnahmen bestehen für Unternehmen nur dann, wenn sie aufgrund des Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von UVAs verpflichtet sind bzw. wenn - wohl eher im Ausnahmefall - die technischen Voraussetzungen für die E-Zustellung nicht erfüllt sind. Eine E-Zustellung bedeutet, dass ein Dokument in dem Postkorb des Unternehmensservice Portals (USP) elektronisch zugestellt wurde - dabei erfolgt keine direkte Zustellung via E-Mail an das Unternehmen, selbst wenn eine Benachrichtigung per E-Mail über die Zustellung vorgenommen wird.

Für die erfolgreiche Einrichtung der elektronischen Zustellung sind typischerweise mehrere Schritte nötig. Neben der Aktivierung der Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur für eine erfolgreiche Authentifizierung muss sich das Unternehmen auch beim USP registrieren (dies ist auch über FinanzOnline möglich). Im Rahmen der Registrierung muss jedenfalls eine Person als USP-Administrator festgelegt werden, weitere Personen können (zusätzlich) als Postbevollmächtigte festgelegt werden. Diese Postbevollmächtigten können dann mit ihren persönlichen Zugangsdaten (wichtigstes Element ist eine gültige E-Mail Adresse) die E-Zustellungen für das Unternehmen abholen.

Die Einführung der E-Zustellung kann insoweit als "schleichender Prozess" gesehen werden, da oftmals keine aktive Registrierung mehr für die E-Zustellung erfolgen muss. So werden Teilnehmer von FinanzOnline (mit Ausnahme jener, die auf die elektronische Zustellung von Bescheiden, Informationen etc. verzichtet haben), Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs wie auch Teilnehmer eines behördlich zugelassenen Zustelldiensts (z.B. die Österreichische Post AG oder die Bundesrechenzentrum GmbH) automatisch in das Teilnehmerverzeichnis von USP übernommen. Eine Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung der übernommenen Daten (E-Mail Adresse) aus dem Vorsystem ist jedenfalls ratsam. Die Teilnahme an der E-Zustellung ist übrigens mit keinen direkten Kosten verbunden - weder für die Anmeldung noch für den laufenden Betrieb und auch nicht für die Benutzung der Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte.

Ein maßgeblicher Vorteil der E-Zustellung liegt in der kurzen Zeitspanne zwischen Verständigung via E-Mail und Abholung des zugestellten Dokuments in dem "Postkorb". Allerdings ist auch hier zu beachten, dass grundsätzlich jedes Zustellstück (nur) 2 Wochen im Postkorb aufbewahrt wird. Sofern es nicht abgeholt (geöffnet) wird, wird es gelöscht und gilt dennoch im Regelfall und etwa in Hinblick auf den behördlichen Fristenlauf als zugestellt. Erledigungen der Finanzbehörden werden übrigens weiterhin in FinanzOnline zugestellt, jedoch erfolgt zusätzlich eine Information im USP. Selbst wenn die elektronische Zustellung ab 1.1.2020 verpflichtend ist, sind vorerst keine Sanktionen für die Nicht-Teilnahme an der E-Zustellung vorgesehen. Die Zustellung erfolgt dann weiterhin auf dem Postweg.

Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung bei Registrierkassen nicht vergessen

Februar 2017

Seit Einführung der Registrierkassenpflicht haben wir regelmäßig über Erleichterungen, Probleme und Verschärfungen im Zusammenhang mit diesem Thema berichtet (zuletzt siehe KI 10/16). Spätestens bis Ende März 2017 besteht wiederum Handlungsbedarf, da ab 1. April 2017 die Registrierkassen mit einer besonderen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein müssen, um Manipulationen zu verhindern. Dies soll insbesondere durch die kryptographische Signatur jedes Barumsatzes und durch die Nachprüfbarkeit in Form der Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen gewährleistet werden.

Die Sicherheitseinrichtung jeder Registrierkasse muss bis spätestens Ende März 2017 mit folgenden 5 Schritten in Betrieb genommen werden. In Abhängigkeit von der Art der Registrierkassenlösung können diese Schritte auch automatisch durchgeführt werden.

1. Beschaffung der Signaturkarte bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust: https://www.a-trust.at/, e-commerce monitoring: http://www.a-cert.at/ oder PrimeSign: https://www.prime-sign.com/).
2. Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse.
3. Erstellung des Startbelegs.
4. Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline.
5. Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App "BMF Belegcheck".

Die Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse als Schritt 2 erfolgt zumeist in Form eines Softwareupdates durch den Kassenhersteller oder -händler. Davon umfasst ist auch die Herstellung der Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte. Da im Zuge der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen gelöscht werden, ist es wichtig, vor diesem Schritt die bis dahin aufgezeichneten Geschäftsfälle gesondert abzuspeichern.

Der obligatorische Startbeleg (Schritt 3) wird idealerweise in Form eines Nullbelegs (Geschäftsfall mit dem Betrag 0) unmittelbar nach der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse erstellt.

In Schritt 4 sind die Signaturkarten und Registrierkassen unabhängig voneinander über FinanzOnline zu registrieren. Dazu werden in FinanzOnline Eingabemasken und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt. Sehr einfach geht dies, wenn die Registrierkasse mit Internetzugang und entsprechenden Softwarekomponenten ausgestattet ist und das Unternehmen über einen eigenen FinanzOnline Zugang verfügt. Via Eingabemaske in FinanzOnline müssen pro Signaturkarte die Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats sowie der Name des Vertrauensdiensteanbieters angegeben werden. Pro Registrierkasse sind die angeforderten Informationen die Kassenidentifikationsnummer und der AES-Schlüssel (AES steht für Advanced Encryption Standard). Die frei zu vergebende Kassenidentifikationsnummer kennzeichnet eine Registrierkasse innerhalb eines Unternehmens – sie muss daher einzigartig sein. Der AES-Schlüssel kann vom Unternehmen frei gewählt werden bzw. wird er in vielen Fällen von der Registrierkasse selbst erzeugt. Er wird für die Anonymisierung des Umsatzzählers in der Registrierkasse benötigt, da damit beliebige Daten unlesbar und bei Bedarf wieder lesbar gemacht werden können.

In Schritt 5 wird bei der Startbelegprüfung mithilfe der BMF Belegcheck-App festgestellt, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Vor der ersten Verwendung muss die BMF Belegcheck-App jedoch durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung (der Registrierkasse) freigeschaltet werden. Die Prüfung des Startbelegs mittels App hat bis spätestens 31. März 2017 zu erfolgen. Bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse ab dem 1. April 2017 darf zwischen der Registrierung über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs nur eine Woche liegen. Der Startbeleg muss überdies – entsprechend BAO-Anforderungen – zumindest für 7 Jahre aufbewahrt werden.

Für den laufenden Betrieb der mit der Sicherheitseinrichtung versehenen Registrierkasse sind noch zwei Punkte zu beachten. Das Datenerfassungsprotokoll war schon bisher zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Datenträger zu sichern und für zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Ab 1. April 2017 muss es überdies jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können und z.B. auf Verlangen einem Organ der Abgabenbehörde bereitgestellt werden. Im Datenerfassungsprotokoll wird jeder mit der Registrierkasse zu erfassende Barumsatz (auch Trainings- und Stornobuchungen) abgespeichert. Bei technischem oder faktischem Ausfall der Registrierkasse hat eine Meldung an die Finanz zu erfolgen. So müssen bei einem 48 Stunden übersteigenden Ausfall der Signaturkarte grundsätzlich Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme (der Signaturkarte bzw. der Registrierkasse) binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

Sicherheitstechnische Anforderungen an Registrierkassen

Oktober 2016

Die Einführung der Registrierkassenpflicht hat gerade bei kleinen Unternehmen und „Selbständigen“ für große Aufregung gesorgt. Die Umstellung von Abläufen im Unternehmen ist allerdings noch nicht vorbei, da spätestens ab 1. April 2017 die Registrierkassen auch besondere Sicherheitsstandards erfüllen müssen. Das BMF hat die Details dazu in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und in dem „Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht“ veröffentlicht wie auch häufige Fragen zur Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen auf seiner Homepage zusammengefasst.

Bereits seit 1. Mai 2016 bzw. 1. Juli 2016 müssen der Registrierkassenpflicht unterliegende Unternehmer ihre Bareinnahmen mit Registrierkassen erfassen, welche den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2012 entsprechen und auch der Belegerteilungspflicht nachkommen. Durch die sicherheitstechnischen Anforderungen soll Manipulation verhindert werden und die Bekämpfung von Schwarzumsätzen und Abgabenverkürzungen erreicht werden. Insbesondere die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes und die Nachprüfbarkeit in Form der Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen sollen Manipulation erschweren.

Technisch ausgedrückt verbirgt sich hinter dem für den Kunden auf dem Beleg sichtbaren QR-Code (QR steht für Quick Response) bzw. in einem entsprechenden Link die individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers, mit welcher die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge verkettet werden. Der Kunde erkennt also am QR-Code, dass die Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist. Wird die chronologische Verkettung der Barumsätze unterbrochen, so ist dies nachvollziehbar und somit auch eine etwaige dahinterstehende Manipulation.

Die wichtigsten Bestandteile einer die sicherheitstechnischen Anforderungen erfüllenden Registrierkasse sind das Datenerfassungsprotokoll, die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (Signaturkarte), der Summenspeicher und der Verschlüsselungsalgorithmus (Advanced Encryption Standard (AES) 256). Jeder Barumsatz ist mit der Registrierkasse zu erfassen und wird im Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) abgespeichert – dies gilt auch für Trainings- und Stornobuchungen. Das Datenerfassungsprotokoll ist schon jetzt zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Datenträger zu sichern und aufzubewahren. Ab 1. April 2017 muss es überdies jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können und z.B. auf Verlangen einem Organ der Abgabenbehörde bereitgestellt werden. Kernelement der Registrierkasse ist die Signaturkarte, die mit einem persönlichen Stempel des Unternehmers vergleichbar ist. Die Signaturkarte signiert mit Hilfe eines auf ihr gespeicherten, dem Unternehmer zugeordneten privaten Schlüssels, elektronisch Daten und bestätigt die Manipulationssicherheit der Registrierkasse. Der Umsatzzähler ist wie das Datenerfassungsprotokoll eindeutig der Registrierkasse zugeordnet und summiert alle nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Beträge eines zu signierenden Belegs mit den Bruttowerten vorzeichengetreu auf. Dies umfasst auch freiwillig signierte Belege (z.B. Kassenentnahmen) und Stornobuchungen (Minusvorzeichen!), nicht aber Trainingsbuchungen.

Für den Unternehmer sind zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in seiner Registrierkasse grundsätzlich folgende Schritte notwendig:

• Beschaffung der Signaturkarte bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust oder Global Trust),
• Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse,
• Erstellung des Startbelegs,
• Registrierung der beschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse über FinanzOnline und
• Prüfung des Startbelegs mittels der Prüf-App „BMF Belegcheck”. Die App muss vor der ersten Verwendung durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung (der Registrierkasse) freigeschaltet werden.

Die Initialisierung der Registrierkasse erfolgt zumeist über ein Softwareupdate, im Zuge dessen auch die Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte hergestellt wird. Da bei der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen gelöscht werden, müssen zuvor aufgezeichnete Geschäftsfälle gesondert abgespeichert werden. Mithilfe der BMF-Belegcheck-App kann der Startbeleg überprüft werden und sichergestellt werden, dass die Registrierung erfolgreich war. Diese Prüfung hat bis spätestens 31. März 2017 zu erfolgen – bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse ab dem 1. April 2017 darf zwischen Registrierung über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs nur noch eine Woche liegen. Während des laufenden Betriebs der Registrierkasse sind jeweils Monats- und Jahresbelege zu erstellen und elektronisch zu signieren – dabei handelt es sich um zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag Null (0 €). Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg (es gilt übrigens auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr das Kalenderjahr). Der Beleg muss zusätzlich ausgedruckt, aufbewahrt und mit der App geprüft werden.

Da nur eine funktionierende Registrierkasse als Manipulationsschutz dient, müssen bei technischem bzw. faktischem Ausfall (z.B. durch Diebstahl) der Registrierkasse Maßnahmen ergriffen werden bzw. Meldungen an die Finanz erfolgen. Grundsätzlich gilt hier, dass bei einem 48 Stunden übersteigenden Ausfall der Signaturkarte Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme (der Signaturkarte bzw. der Registrierkasse) binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden müssen. Kurzfristige Lösungsmöglichkeiten sind die Erfassung der Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse oder die manuelle Belegerstellung. Wichtig ist bei der manuellen Belegerstellung, dass vor der Verwendung der reparierten Registrierkasse sämtliche Geschäftsvorfälle im Ausfallszeitraum nacherfasst werden müssen. Es genügt dann allerdings die Bezugnahme auf die Belegnummer des händischen Belegs. Die händischen Aufzeichnungen sind überdies aufzubewahren. Diese Maßnahmen sind nicht notwendig, wenn die Registrierkasse geplant – beispielsweise saisonal – für einen längeren Zeitraum außer Betrieb genommen wird. Es muss dann allerdings ein signierter Schlussbeleg erstellt, ausgedruckt und aufbewahrt werden. Ebenso ist das Datenerfassungsprotokoll entsprechend auszulesen und aufzubewahren.

Die mit der Umrüstung auf das Sicherheitssystem verbundenen Kosten werden laut Info des BMF für eine „einfache“ Registrierkasse auf voraussichtlich 400 bis 1.000 € geschätzt, wobei Registrierkassen basierend auf Smartphone- und Cloudlösung günstiger sein können. Neben einer Prämie von 200 € für Anschaffung/Umrüstung sind auch die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.

Steuerreform kompakt IV - Registrierkassenpflicht

Dezember 2015

Als Gegenfinanzierungsmaßnahme und im Sinne der Betrugsbekämpfung wird beginnend mit 1. Jänner 2016 die Registrierkassenpflicht für Bareinnahmen eingeführt. Davon betroffen sind auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner, wenn die betrieblichen Einkünfte einen Jahresumsatz (pro Betrieb) von 15.000 € übersteigen und die jährlichen Barumsätze (dieses Betriebes) mehr als 7.500 € ausmachen. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mittels Bankomat- und Kreditkarte. Grundsätzlich sind für den Beginn der Registrierkassenpflicht auch schon die Barumsätze im Jahr 2015 relevant, da vier Monate ab dem Monat, in welchem die 7.500 € Barerlöse überschritten werden, die Registrierkassenpflicht ausgelöst wird. Frühestens kann jedoch der 1. Januar 2016 die Registrierkassenpflicht auslösen. Allerdings hat das BMF kundgemacht, dass keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen eintreten, wenn die Registrierkassenpflicht bis Ende März 2016 nicht erfüllt ist. Diese Schonfrist verlängert sich sogar bis zum 30. Juni 2016, sofern Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht glaubhaft gemacht werden können. Die Anschaffung einer solchen elektronischen Registrierkasse bzw. die Umrüstung einer Registrierkasse ist auf Antrag mit einer steuerfreien Prämie von 200 € gestützt – die Anschaffungskosten können überdies im Jahr der Anschaffung steuerlich abgesetzt werden (bereits im Rahmen der Veranlagung 2015).

Die Registrierkassenpflicht bedingt eine Einzelerfassung der Umsätze und zieht auch noch eine Belegerteilungspflicht nach sich. Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht bestehen vor allem für Berufsgruppen, welche unter die sogenannte Kalte-Hände-Regel fallen. Dabei handelt es sich um Selbständige, die ihre Umsätze auf öffentlichen Wegen, Straßen oder Plätzen erzielen (z.B. Maronibrater, Christbaumverkäufer, Eisverkäufer etc.). Die Vereinfachung besteht darin, dass sie die Bareinnahmen durch täglichen Kassasturz (zu dokumentierende Rückrechnung aus dem ausgezählten Kassenend- und Kassenanfangsbestand) ermitteln dürfen. Diese Sonderregelung gilt nur, solange nicht ein Jahresumsatz von 30.000 € überschritten wird. Ebenso von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht befreit sind gemeinnützige Körperschaften und kleine Vereinsfeste wie auch Automatenumsätze unter bestimmten Voraussetzungen. Für „mobile Selbständige“, die Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie z.B. Ärzte, Masseure, Friseure, Tierärzte usw. ist mangels Mitnahme der Registrierkasse vorgesehen, dass sie die Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen zeitlichen Aufschub erfassen müssen (und zwar einzeln).

Die Registrierkasse muss gegen technische Manipulation geschützt sein, wobei hier entsprechend der Registrierkassensicherheitsverordnung (noch im Entwurfsstadium) ein stufenweiser Ausbau der Sicherheitsvorkehrungen angedacht ist. Ab 1.1.2016 müssen bereits bestimmte Belegdaten in einem elektronischen Datenprotokoll erfasst und gespeichert werden. Außerdem sind sie auch auf dem Kundenbeleg anzuführen. Folgende Informationen werden verlangt:

• Bezeichnung des leistenden Unternehmers,
• fortlaufende Nummer des Geschäftsvorfalls,
• Tag der Belegausstellung,
• die handelsübliche Leistungs- und Mengenbeschreibung und
• der Endbetrag.

Mechanische Kassen wie in der Kassenrichtlinie von 2012 beschrieben (Typ 1 Kassen ohne Elektronik, Datenträger oder Speicher) gelten demnach ab dem 1.1.2016 nicht mehr als zulässige Registrierkassen. Achtung: Nicht alle elektronischen Kassen erfüllen zwingend die technischen Anforderungen wie sie in der Registrierkassensicherheitsverordnung definiert sind. Spätestens ab dem 1.1.2017 muss jede Registrierkasse mit Kassenidentifikationsnummer und mit einer Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein, welche die im Datenerfassungsprotokoll gespeicherten Einzelumsätze mit einer kryptographischen Signatur sichert. Diese Signaturerstellungseinheit ist über FinanzOnline zu registrieren und soll auch zu einer lückenlosen Protokollierung der Barumsätze beitragen, indem jeder Umsatz mit Bezug auf den Vorumsatz abgespeichert werden muss. Da für große Unternehmen mit vielen Registrierkassen dieses Vorgehen für jede einzelne Registrierkasse sehr aufwendig und teuer wäre, gibt es für so genannte geschlossene Gesamtsysteme Vereinfachungen.

Wird der Einsatz einer Registrierkasse trotz Überschreiten der Umsatzgrenzen verweigert, so kann dies typischerweise eine Finanzordnungswidrigkeit nach sich ziehen (Geldstrafe bis zu 5.000 €). Außerdem geht dadurch die gesetzliche Vermutung der Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen verloren. Bei vorsätzlicher Manipulation der Registrierkasse drohen sogar bis zu 25.000 € Strafe. Ebenfalls eine Finanzordnungswidrigkeit stellt der vorsätzliche Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht dar. Wenn hingen der Kunde den Beleg nicht wie vorgeschrieben aus den Geschäftsräumlichkeiten des Unternehmers mitnimmt, bleibt dieser Verstoß gegen die Belegannahmepflicht sanktionslos.

Registrierkassenpflicht bringt massive Änderungen für Selbständige

November 2015

Als Gegenfinanzierungsmaßnahme im Rahmen der Steuerreform 2015/2016 und im Sinne der Betrugsbekämpfung wird beginnend mit 1. Jänner 2016 die Registrierkassenpflicht für Bareinnahmen eingeführt. Davon betroffen sind auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner, wenn die betrieblichen Einkünfte einen Jahresumsatz (pro Betrieb) von 15.000 € übersteigen und die jährlichen Barumsätze (dieses Betriebes) mehr als 7.500 € ausmachen. So fallen Selbständige mit Bareinnahmen unter diese Regelung – etwa auch Ärzte, da es nur vereinzelt Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen gibt. Zu beachten ist, dass von einem sehr weiten Begriff von Barumsätzen auszugehen ist, welcher auch Zahlungen mittels Bankomat- und Kreditkarte umfasst. Zeitlich betrachtet sind für den Beginn der Registrierkassenpflicht auch schon die Barumsätze im Jahr 2015 relevant, da die Erläuterungen zum Gesetzesentwurf darauf abstellen, dass vier Monate ab dem Monat, in welchem die 7.500 € Barerlöse überschritten werden, die Registrierkassenpflicht ausgelöst wird. Frühestens soll jedoch der 1. Januar 2016 die Registrierkassenpflicht auslösen. Immerhin wird die Anschaffung einer solchen elektronischen Registrierkasse bzw. die Umrüstung einer Registrierkasse auf Antrag mit einer steuerfreien Prämie von 200 € gestützt – die verbleibenden Anschaffungskosten können überdies im Jahr der Anschaffung steuerlich abgesetzt werden (bereits im Rahmen der Veranlagung 2015).

Kalte-Hände-Regel als Erleichterung

Die Registrierkassenpflicht bedingt eine Einzelerfassung der Umsätze und zieht auch noch eine Belegerteilungspflicht nach sich. Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht bestehen vor allem für Berufsgruppen, welche unter die sogenannte Kalte-Hände-Regel fallen. Dabei handelt es sich um Selbständige, die ihre Umsätze auf öffentlichen Wegen, Straßen oder Plätzen erzielen und nicht in fest umschlossenen Räumlichkeiten, in denen auch eine Registrierkasse aufgestellt werden könnte. Betroffen sind beispielsweise Maronibrater, Christbaumverkäufer, Eisverkäufer etc. Die Vereinfachung besteht darin, dass sie die Bareinnahmen durch täglichen Kassasturz (zu dokumentierende Rückrechnung aus dem ausgezählten Kassenend- und Kassenanfangsbestand) ermitteln dürfen. Diese Sonderregelung gilt nur, solange nicht ein Jahresumsatz von 30.000 € überschritten wird. Ebenso von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht befreit sind gemeinnützige Körperschaften und kleine Vereinsfeste wie auch Automatenumsätze unter bestimmten Voraussetzungen. Für „mobile Selbständige“, die Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen wie z.B. Ärzte, Masseure, Friseure, Tierärzte usw. ist mangels Mitnahme der Registrierkasse zum Kunden vorgesehen, dass sie die Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen zeitlichen Aufschub erfassen müssen. Wichtig ist dabei, dass die Umsätze einzeln und nicht als einheitlicher Sammelumsatz erfasst werden.

Registrierkasse muss gegen technische Manipulation geschützt sein

Die Registrierkasse muss gegen technische Manipulation geschützt sein, wobei hier entsprechend der Registrierkassensicherheitsverordnung (noch im Entwurfsstadium) ein stufenweiser Ausbau der Sicherheitsvorkehrungen angedacht ist. Ab 1.1.2016 müssen bereits bestimmte Belegdaten in einem elektronischen Datenprotokoll erfasst und gespeichert werden. Außerdem sind sie auch auf dem Kundenbeleg anzuführen. Folgende Informationen werden verlangt:

• Bezeichnung des leistenden Unternehmers,
• fortlaufende Nummer des Geschäftsvorfalls,
• Tag der Belegausstellung,
• die handelsübliche Leistungs- und Mengenbeschreibung und
• Endbetrag.

Mechanische Kassen wie in der Kassenrichtlinie von 2012 beschrieben (Typ 1 Kassen ohne Elektronik, Datenträger oder Speicher) gelten demnach ab dem 1.1.2016 nicht mehr als zulässige Registrierkassen. Achtung: Nicht alle elektronischen Kassen erfüllen zwingend die technischen Anforderungen wie sie in der Registrierkassensicherheitsverordnung definiert sind.

Spätestens ab dem 1.1.2017 muss jede Registrierkasse mit Kassenidentifikationsnummer und mit einer Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein, welche die im Datenerfassungsprotokoll gespeicherten Einzelumsätze mit einer kryptographischen Signatur sichert. Diese Signaturerstellungseinheit ist über FinanzOnline zu registrieren und soll auch zu einer lückenlosen Protokollierung der Barumsätze beitragen, indem jeder Umsatz mit Bezug auf den Vorumsatz abgespeichert werden muss. Da für große Unternehmen mit vielen Registrierkassen dieses Vorgehen für jede einzelne Registrierkasse sehr aufwendig und teuer wäre, gibt es für so genannte geschlossene Gesamtsysteme Vereinfachungen. Unter den geschlossenen Gesamtsystemen versteht man jene Kassensysteme, die mit der Warenwirtschaft und der Buchhaltung verbunden sind. Es müssen dann z.B. nur eine Kassenidentifikationsnummer, ein einheitliches Datenprotokoll und eine Sicherheitseinrichtung für alle Registrierkassen vorliegen. Um die Manipulationssicherheit dieses geschlossenen Gesamtsystems nachweisen zu können, ist ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen beizubringen. Das Unternehmen kann dann beim zuständigen Finanzamt beantragen, dass die Manipulationssicherheit seines geschlossenen Gesamtsystems mit Feststellungsbescheid bestätigt wird. Einen solchen Antrag kann nur ein Unternehmen stellen, das ein geschlossenes Gesamtsystem verwendet, welches mit mehr als 30 Registrierkassen verbunden ist. Es kann sich also das Unternehmen, welches die Registrierkassen verwendet, zertifizieren lassen, nicht aber ein Hersteller von Registrierkassen.

Strafen bei Verstoß gegen die Registrierkassenpflicht

Wird der Einsatz einer Registrierkasse trotz Überschreiten der Umsatzgrenzen verweigert, so kann dies typischerweise eine Finanzordnungswidrigkeit nach sich ziehen. Außerdem geht dadurch die gesetzliche Vermutung der Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen verloren. Die Finanzordnungswidrigkeit kann bis zu einer Geldstrafe von 5.000 € führen. Wenn trotz Fehlen einer Registrierkasse eine lückenlose Dokumentation der Barumsätze vorhanden ist, so wird der Betriebsprüfer zwar einen formellen Mangel feststellen können, eine Schätzungsbefugnis alleine daraus wird jedoch nur schwer abgeleitet werden können, da die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen anhand der vorhandenen Unterlagen nachprüfbar ist. Anders sieht es allerdings aus, wenn die Registrierkasse vorsätzlich manipuliert wird, indem z.B. Umsatzdaten verändert oder gelöscht werden. Es ist dann von einem neu eingeführten Straftatbestand mit bis zu 25.000 € Strafe auszugehen. Darüber hinaus sind theoretisch auch Abgabenhinterziehung bzw. Abgabenbetrug denkbar. Ebenfalls eine Finanzordnungswidrigkeit stellt der vorsätzliche Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht dar. Wenn hingen der Kunde den Beleg nicht wie vorgeschrieben aus den Geschäftsräumlichkeiten des Unternehmers mitnimmt, bleibt dieser Verstoß gegen die Belegannahmepflicht sanktionslos.

Vereinfachungen bei elektronischen Rechnungen seit Jahresbeginn

Februar 2013

Mit Jahresbeginn 2013 ist es zu einer grundsätzlichen Gleichstellung zwischen elektronischer Rechnung und der traditionellen Rechnung in Papierform gekommen. Erhebliche Vereinfachungen für elektronische Rechnungen, die durch das Abgabenänderungsgesetz 2012 eingeführt wurden, werden voraussichtlich zu einer weitverbreiteten Anwendung der elektronischen Rechnungslegung (etwa per Email, als pdf-Datei oder als Web-Download) führen. Damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, müssen jedoch neben den allgemeinen Rechnungskriterien (z.B. Namen und Anschriften, Leistungsbezeichnung, Leistungsdatum/Leistungszeitraum, Entgelt und Steuersatz und Hinweis auf Steuerbefreiung, UID etc.) noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein.

Am 28.12.2012 hat das BMF in einer Verordnung die Anforderungen an elektronische Rechnungen präzisiert. Wichtig ist dabei, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Neben den bisherigen Möglichkeiten einer Rechnungslegung mit qualifizierter elektronischer Signatur i.S.d. Signaturgesetzes oder einer elektronischer Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder der Übermittlung via EDI (Electronic Data Interchange) gelten diese Kriterien auch dann als erfüllt, wenn das Unternehmen ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird.

Im Sinne eines Kontrollverfahrens muss dabei sichergestellt werden, dass die Rechnung korrekt an den Rechnungsempfänger übermittelt wird. Bei der Ausgestaltung des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens besteht für den Unternehmer ein gewisser Handlungsspielraum, weshalb neben Einsatz einer ERP-Software mit elektronischem Workflow auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen Geschäftsunterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Lieferschein) möglich ist. Wichtig ist, dass bei dem Aufbau des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens auch auf die Größe und die Art des Unternehmens geachtet wird und auch Parameter wie Zahl und Höhe der Umsätze, Kundenanzahl etc. berücksichtigt werden. Schließlich ist das innerbetriebliche Steuerungsverfahren auch entsprechend zu dokumentieren. Wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe ausreichender Details nachvollziehbar ist und wenn die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, kann davon ausgegangen werden, dass der Prüfpfad als verlässlich gilt.

Letztlich muss auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungslegung vorliegen bzw. nachträglich oder stillschweigend erfolgen. Zu beachten ist, dass bei einer Mehrfachübermittlung der Rechnung (z.B. Papier und Email) auf die Mehrfachübermittlung hingewiesen wird, damit eine (weitere) Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung vermieden wird.

Daneben bestehen u.a. noch folgende Besonderheiten:

• Bei Anwendung der elektronischen Signatur i.S.d. Signaturgesetzes ist zu beachten, dass nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch das Signaturprüfungsprotokoll über den entsprechenden Zeitraum (allgemein 7 Jahre bis hin zu 22 Jahre für Umsatzsteuerzwecke) aufbewahrt werden muss. Liegt eine elektronische Rechnung als Ausdruck in Papierform vor, ist ihre zusätzliche elektronische Archivierung nicht notwendig.
• Die Übermittlung einer Rechnung mittels elektronischen Datenaustausches (EDI) war schon bisher möglich, sofern es sich um ein Verfahren handelt, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Nicht mehr notwendig ist, dass auch eine Sammelrechnung übermittelt wird, sofern in dem EDI-Datensatz die umsatzsteuerlichen Mindestangaben für Rechnungen enthalten sind.
• Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über FinanzOnline bzw. über das Unternehmensserviceportal (USP) ist derzeit nur an den Bund als Leistungsempfänger möglich.

Abgabenänderungsgesetz 2012 - Begutachtungsentwurf

August 2012

Ende Juni hat das Finanzministerium den Entwurf für das Abgabenänderungsgesetz 2012 vorgelegt. Dieser Entwurf beinhaltet einige interessante Änderungen, über die wir Sie nachstehend in kompakter Form informieren. Die Begutachtungsfrist endet am 16. August 2012. Über die weitere Beschlussfassung werden wir Sie selbstverständlich auf dem Laufenden halten.

Einkommensteuer

Bisher war eine steuerwirksame Korrektur von Fehlern, die ihre Wurzel in verjährten Zeiträumen haben und deren Folgewirkungen in noch nicht verjährte Veranlagungszeiträume hineinreichen, nur eingeschränkt über § 293c BAO möglich. Eine in das EStG eingebettete Neuregelung soll derartige Sachverhalte künftig durch ein Zu- und Abschlagsystem berücksichtigen und damit eine richtige Totalgewinnermittlung erreichen. Grundsätzlich erfolgt die Korrektur im Jahr des bereits verjährten Fehlers (an der „Wurzel“). Für die noch nicht verjährten Zeiträume danach wird das steuerliche Ergebnis unter Berücksichtigung dieser Fehlerkorrektur neu ermittelt. Wurden daher beispielsweise in einem bereits verjährten Jahr Herstellungskosten unrichtigerweise sofort abgesetzt anstatt diese zu aktivieren und über ihre Nutzungsdauer abzuschreiben, so wird im ersten noch nicht verjährten Zeitraum dieser Fehler durch einen Zuschlag (Herstellungskosten abzüglich bis dahin stattgefundener fiktiver planmäßiger Abschreibungen) korrigiert. Die Neuregelung ermöglicht somit eine teilweise Abänderung bereits in Rechtskraft erwachsener Bescheide. Nicht betroffen sind verjährte Betriebsausgaben (z.B. einmalige Ausgaben, die eigentlich nicht abzugsfähig gewesen wären wie beispielsweise private Repräsentationsspesen), da diese nicht periodenübergreifende Auswirkungen haben. Die Bestimmung soll mit 1.1.2013 in Kraft treten und erstmals auf Verstöße der Wirtschaftsjahre ab 2003 anzuwenden sein. Weiter zurückliegende Fehler werden selbst dann nicht aufgerollt, wenn sich noch Auswirkungen auf noch nicht verjährte Veranlagungszeiträume ergeben.

Die Abzugsfähigkeit von Spenden soll mit 10% des Gewinns bzw. des Gesamtbetrags der Einkünfte des jeweiligen Jahres und nicht wie bisher mit dem Vorjahresgewinn begrenzt sein. Dachverbände zur Förderung des Behindertensports werden in die Systematik der Liste der spendenbegünstigten Organisationen einbezogen. Zur besseren Dokumentation soll auf Verlangen des Spenders eine Spendenbestätigung durch den Empfänger ausgestellt werden.

Der Unterhaltsabsetzbetrag soll nur für Kinder, die sich im Inland oder in einem EU/EWR-Staat oder in der Schweiz aufhalten, berücksichtigt werden. Für Kinder mit Aufenthalt in Drittstaaten (außer Schweiz) können die Hälfte der tatsächlich bezahlten Unterhaltskosten als außergewöhnliche Belastung berücksichtigt werden.

Für die Geltendmachung der Steuerbefreiung für begünstigte Auslandstätigkeiten (Montageprivileg) ist es erforderlich, dass während des gesamten Kalendermonats eine erhöhte Sicherheitsgefährdung vorliegt. Bisher musste diese Gefährdung lediglich zu Beginn der Tätigkeit gegeben sein.

Im Bereich der mit dem Stabilitätsgesetz 2012 neu geregelten und ab 1.4.2012 anzuwendenden Besteuerung von Grundstücksveräußerungen sieht das Abgabenänderungsgesetz 2012 teilweise Anpassungen vor:

• Der besondere Steuersatz i.H.v. 25% soll nicht zur Anwendung kommen, wenn ein Grundstück gegen Rente veräußert wird, da hier die Progressionsmilderung durch die lineare Besteuerung nicht geboten ist. Bei Verkauf gegen Rente liegt bei privaten Immobilien wie bei betrieblichen Grundstücksverkäufen durch Einnahmen-Ausgaben-Rechner Steuerpflicht ab Überschreiten der Anschaffungskosten der Immobilie vor - diese Einkünfte sind im Jahr des Zuflusses zu versteuern.
• Der Steuersatz von 25% ist weiters nicht anwendbar wenn vor der Veräußerung Teilwertabschreibungen geltend gemacht wurden. Nunmehr kommt es hier zu einer für den Steuerpflichtigen vorteilhaften Erleichterung, da die 25% Besteuerung nur insoweit verwehrt wird, als sich die Teilwertabschreibung zum vollen Einkommenstarif ausgewirkt hat. Das ist z.B. dann nicht der Fall, wenn es zu einer Verrechnung von Teilwertabschreibungen mit Grundstücksveräußerungsgewinnen (25% Belastung) gekommen ist.
• Darüber hinaus soll die Ausnahme der begünstigten Besteuerung auf bestimmte Aufwendungen im Zusammenhang mit denkmalgeschützten Betriebsgebäuden ausgedehnt werden.
• Anpassung von Bewertungsvorschriften: die Bewertung bei der Einlage von Immobilien aus dem Privatvermögen ins Betriebsvermögen ändert sich, wobei zwischen Altvermögen (das sind Grundstücke, die bis zum 31.3.2012 nicht mehr - z.B. in Form der zehnjährigen Spekulationsfrist - steuerverfangen waren) und Neuvermögen (bis zum 31.3.2012 steuerverfangene bzw. danach angeschaffte Grundstücke) unterschieden wird. Eingelegte Gebäude bzw. grundstücksgleiche Rechte aus dem Altvermögen werden mit dem Teilwert bewertet. Im Falle einer späteren Veräußerung aus dem Betriebsvermögen unterliegt die „private Wertsteigerung“ (Differenz zwischen Teilwert und Anschaffungskosten), sofern kein Umwidmungstatbestand gegeben ist, der effektiven Besteuerung von 3,5% des Veräußerungserlöses (Teilwert im Einlagezeitpunkt). Die nach der Einlage im Betrieb entstandenen stillen Reserven (Veräußerungserlös abzüglich Teilwert) sind mit dem besonderen Steuersatz von 25% zu besteuern. Neuvermögen und Grund und Boden des Altvermögens werden im Regelfall mit den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet, außer es kommt der niedrigere Teilwert zur Anwendung. Bei Gebäuden (des Neuvermögens) ist darauf zu achten, dass bereits steuerlich wirksam gemachte Abschreibungen (z.B. im außerbetrieblichen Bereich) einerseits und noch offene Herstellungsaufwendungen andererseits die Anschaffungskosten so verändern, dass es weder zu einer Doppel- noch zu einer Nichtberücksichtigung kommt.

Umsatzsteuer

Ab dem 1.1.2013 sind Vereinfachungen für elektronische Rechnungen vorgesehen. Sofern Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind, berechtigen elektronische Rechnungen auch dann zum Vorsteuerabzug, ohne dass wie bisher eine Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erforderlich ist. Anstatt der Rechnungslegung in Papierform werden daher auch Rechnungen per E-Mail, als Web-Download oder als PDF-Textdatei zulässig. Diese Maßnahme dient der Vereinfachung der Rechnungslegung und soll den Unternehmen helfen, ihre Kosten zu senken. Neben der weiterhin zulässigen elektronischen Signatur nach Signaturgesetz, dem elektronischen Datenaustausch (EDI), erfüllt auch jedes innerbetriebliche Steuerungsverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, die Anforderungen einer elektronischen Rechnung. Der Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren selbst wählen (z.B. manueller Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Geschäftsunterlagen wie Bestellung, Auftrag oder Lieferschein). Weiterhin erforderlich ist, dass der Rechnungsempfänger mit der Verwendung elektronischer Rechnungen einverstanden ist.

Bei Rechnungslegung in fremder Währung muss der Steuerbetrag künftig auch in Euro angegeben werden.

Bei Lieferungen und sonstigen Leistungen durch einen Unternehmer für außerbetrieblich motivierte Zwecke (z.B. familiäre Nahebeziehung, Gesellschafterstellung) soll ab 1.1.2013 bei bestimmten Konstellationen (insbesondere Entgelt kleiner als Normalwert und keine Vorsteuerabzugsberechtigung beim Leistungsempfänger, Entgelt unter Normalwert und unechte Steuerbefreiung bei Leistungserbringer, Entgelt über Normalwert und leistender Unternehmer nicht vorsteuerabzugsberechtigt) der „Normalwert“ als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer verwendet werden. Der Normalwert ist jener Betrag, den ein Leistungsempfänger an einen unabhängigen Leistungserbringer zahlen müsste, um die Leistung zu erhalten. Als wichtige Ausnahme von der Normalwertregelung bleibt die Lieferung sowie die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.

Bei umsatzsteuerlicher Ist-Versteuerung (z.B. Freiberufler, nicht buchführungspflichtige Gewerbebetriebe bzw. Land- und Forstwirte, Vermietungsumsätze weniger als 110.000 € im Jahr) wird sich ab 2013 auch die Berechtigung zum Vorsteuerabzug nach der Bezahlung der erhaltenen Leistungen richten. Bisher konnte die Vorsteuer bereits nach Erhalt der Leistung und Vorliegen einer Rechnung in Abzug gebracht werden (Soll-Versteuerung). Die Neuregelung gilt für alle Unternehmer mit einem Umsatz von weniger als 2 Mio. € (über die Grenze hinaus wäre eine Ausdehnung unionsrechtlich nicht zulässig). Ausgenommen sind auch Versorgungsunternehmen.

Bei der langfristigen Vermietung von Beförderungsmitteln an Nichtunternehmer soll es zu einer Änderung des Leistungsortes kommen. Ab 1.1.2013 soll es zu einer Versteuerung am Empfängerort kommen. Verleast daher ein österreichischer Unternehmer einen PKW an eine deutsche Privatperson, so sind künftig die Leasingraten in Deutschland steuerpflichtig (Registrierungspflicht für den österreichischen Unternehmer in Deutschland). Ausnahme: Vermietung von Sportbooten. Hier ist der Umsatz am Ort der tatsächlichen Bereitstellung steuerbar, wenn dieser mit dem Unternehmerort übereinstimmt.

Die Tätigkeit von Heilmasseuren (gemäß Medizinischer Masseur- und Heilmasseurgesetz) soll unmittelbar mit Inkrafttreten des Abgabenänderungsgesetzes explizit in die unechten Steuerbefreiungen für ärztliche Tätigkeiten (§ 6 Abs. 1 Z 19 UStG) aufgenommen werden.

Einige bisher mit dem begünstigten Steuersatz von 10% belegte Leistungen werden ab 2013 aufgrund von EU-Vorgaben mit dem Normalsteuersatz von 20% zu versteuern sein. Davon betroffen sind u.A. die Lieferung von Federn, Bienenwachs, Tabak, Fellen, Häuten, Rohholz und Holzpfählen.

Umgründungssteuergesetz

Hier ist eine Ausweitung der Ausschüttungsfiktion für Importverschmelzungen von Gesellschaften mit passiven Einkünften aus Niedrigsteuerländern auch auf Schwesternverschmelzungen geplant. Bei Umwandlungen soll die Berechnung der Ausschüttungsfiktion neu konzipiert werden. Der Unterschiedsbetrag zwischen dem steuerlichen Umwandlungskapital und den vorhandenen Einlagen i.S.d. § 4 Abs. 12 EStG soll nun als Bezugsgröße der Ausschüttungsfiktion dienen. Damit soll sichergestellt werden, dass nur vollständig besteuerte Gewinne nach erfolgter Umwandlung vom Gesellschafter steuerneutral entnommen werden können.

Bundesabgabenordnung und Finanzstrafgesetz

Die Ausfallshaftung (§ 9 BAO) von gesetzlichen Vertretern für Abgabenschulden der Gesellschaft soll künftig auf faktische Geschäftsführer erweitert werden. Faktische Geschäftsführer sind jene, die de facto an Stelle des Vertreters die abgabenrechtlichen Pflichten des Vertretenen erfüllen bzw. verletzen oder die den Vertreter dahingehend beeinflussen, dass abgabenrechtliche Pflichten durch den Vertreter verletzt werden. Haftungsrelevant ist das auf die Verletzung abgabenrechtlicher Pflichten gerichtete Verhalten. Abgabenrechtliche Pflichten sind insbesondere die Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die Einreichung von Abgabenerklärungen sowie die Entrichtung von Abgabenschulden. Die Haftung des faktischen Geschäftsführers besteht zusätzlich zur Haftung der im Firmenbuch eingetragenen Geschäftsführer. Es liegt im Ermessen der Abgabenbehörde, welche dieser Haftungen vorrangig geltend gemacht wird.

Durch den neu geschaffenen § 29 Abs. 7 Finanzstrafgesetz soll die bisherige Verwaltungspraxis, Selbstanzeigen anlässlich der Einreichung von Umsatzsteuer-Jahreserklärungen mit Restschuldausweis ohne Aufgliederung der Verkürzungsbeträge auf die einzelnen Voranmeldungszeiträume anzuerkennen, gesetzlich abgesichert werden.

VwGH und Gebührenpflicht bei elektronischen Signaturen bei nicht ausgedruckten E-Mails

März 2011

Das Gebührengesetz knüpft seinem Ursprung nach an den Papierbogen an und wird oftmals als nicht mehr zeitgemäßes Gesetz gesehen. Die Frage, ob die Gebührenpflicht von Rechtsgeschäften dadurch umgangen werden kann, dass kein Ausdruck des Vertrags erfolgt und somit keine zu vergebührende Urkunde vorliegt, hat schon öfters zu gegenläufigen Ansichten zwischen Finanzverwaltung, Gerichten und Steuerpflichtigen geführt. Nachdem der UFS in seiner Entscheidung die Gebührenpflicht bei rein elektronischen Rechtsgeschäften verneint hat (KI 01/2010), bevorzugt der VwGH eine eher weite Auslegung des Papierbegriffs (GZ 2009/16/0271 vom 16.12.2010).

Die Gebührenpflicht eines Rechtsgeschäfts knüpft grundsätzlich an die Errichtung einer Urkunde an, welche von den Vertragspartnern unterzeichnet sein muss. Neben der handschriftlichen Unterschrift stellt die Finanzverwaltung in den Gebührenrichtlinien klar, dass auch jede elektronische Signatur als Unterschrift i.S.d. Gebührengesetzes anzusehen ist und dann das Ausdrucken der Urkunde keine Voraussetzung für das Entstehen der Gebührenschuld ist. Der VwGH schließt sich in seiner Entscheidung dieser Sichtweise grundsätzlich an – so wird die Unterzeichnung mittels sicherer elektronischer Signatur i.S.d. Signaturgesetzes als ausreichend gewertet, um Gebührenpflicht auszulösen. Dies entspricht auch den gemeinschaftsrechtlichen Bestrebungen, dass fortgeschrittene elektronische Signaturen, welche auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt werden, die rechtlichen Anforderungen einer handschriftlichen Unterschrift erfüllen sollen und z.B. in Gerichtsverfahren als Beweismittel zugelassen werden können. Auf das Ausdrucken – beispielsweise des E-Mails – kommt es nicht an, da auch der Bildschirm, auf dem das E-Mail lesbar gemacht wird, dem Papierbegriff im weiteren Sinn unterliegt.

Zur Frage, ob gewöhnliche elektronische Signaturen, die nicht den Anforderungen des Signaturgesetzes entsprechen und im tagtäglichen E-Mail Verkehr zum Einsatz kommen, auch Gebührenpflicht auslösen können, hat der VwGH nicht Stellung genommen. Folgt man dem bloßen Wortlaut der Gebührenrichtlinie (hier heißt es, dass jede elektronische Signatur eine Unterschrift i.S.d. Gebührengesetzes darstellt), wäre dies theoretisch denkbar. Allerdings entsprechen bloße Namenszeichnungen unter einem E-Mail sowie automatisch generierte „Disclaimer“ regelmäßig nicht den Anforderungen des Signaturgesetzes und stellen daher keine elektronische Signatur dar (weder eine sichere noch eine einfache elektronische Signatur). Folglich löst die in der Praxis vorherrschende E-Mail-Verwendung (mit Namenszeichnung und Disclaimer) keine Gebührenpflicht aus.

UFS verneint Gebührenpflicht bei rein elektronischen Rechtsgeschäften

Januar 2010

Das Gebührengesetz schreibt unter anderem Gebühren vor, wenn Urkunden über Rechtsgeschäfte wie z.B. Bestands-, Darlehens- und Kreditverträge oder über Vergleiche, Zessionen oder Wechsel errichtet werden. Im Detail sind für die Entstehung der Gebührenpflicht mehrere Voraussetzungen zu erfüllen – das entsprechende Rechtsgeschäft muss im Gebührengesetz erwähnt werden, das Rechtsgeschäft muss schriftlich vorliegen (Urkunde), das Rechtsgeschäft muss unterzeichnet worden sein und es muss Beweiskraft gegeben sein. Wirtschaftliches bzw. juristisches Ziel ist, dass ein zivilrechtlich gültig zustande gekommenes Rechtsgeschäft durch eine Urkunde bewiesen ist. Das Kriterium der Schriftlichkeit führt dazu, dass bei der Erzeugung der Schrift keine technischen Grenzen bestehen und somit Handschrift und Druckschrift etc. gleichermaßen erlaubt sind. Wird der Inhalt des Rechtsgeschäfts hingegen auf Magnetband, Tonband oder durch Videoaufnahme festgehalten, so ist natürlich Schriftlichkeit nicht gegeben. Ersatzbeurkundungstatbestände ergeben sich bei Gesellschafterdarlehen durch die Aufnahme in die Bücher.

In dem der UFS-Entscheidung (GZ RV/0253-L/09) vom 9.10.09 zugrundeliegenden Fall haben zwei Rechtsanwälte einen Mietvertrag per E-Mail abgeschlossen und jeweils mittels sicherer digitaler Signatur unterzeichnet – es gibt allerdings keinen Ausdruck der E-Mails. Der vermietende Vertragspartner hat danach eine E-Mail-Eingabe an das zuständige Finanzamt gerichtet und eine nicht unterfertigte Anmeldung über die Selbstberechnung der Gebühren angehängt, welche eine Gebühr im Zusammenhang mit der Errichtung des Mietvertrags (Bestandvertrags) von 0 EUR auswies. Da das Finanzamt den Bescheid angefochten hat und verbunden mit dem Vertrag eine Gebühr von 1% der Bemessungsgrundlage sowie Gebühren für zwei Abschriften des Vertrags festsetzte, kam es zu einer Berufung beim UFS.

Der UFS hat in seiner Entscheidung befunden, dass ein E-Mail, das mit einer sicheren elektronischen Signatur, welche den Standards des Signaturgesetzes entspricht, unterfertigt wurde, kein Papier darstellt. Folglich liegt, sofern es nicht zu einem Ausdruck der E-Mail kommt, keine Urkunde im Sinne des Gebührenrechts vor und mangels Urkunde keine Gebührenschuld. Da keine Urkunde entsprechend dem Gebührengesetz existiert, läuft auch die Vergebührung der Kopien (Gleichschriften) ins Leere. Überdies hat der UFS ausgeführt, dass für Rechtsklarheit und Rechtssicherheit eine Konkretisierung des Urkundenbegriffs im Gebührengesetz bzgl. jener Urkunden, die zu einer Gebührenpflicht führen sollen, dringend notwendig sei. Die weitere Entwicklung im Zusammenhang mit einer praktikablen Form der Gebührenvermeidung bleibt jedenfalls abzuwarten.

Wesentliche Klarstellungen durch die Gebührenrichtlinie

Juni 2007

:: Auslandsurkunde Rz. 457ff

Dessen Gebührenpflicht ist in § 16 Abs. 2 Z 1 GebG geregelt. Die GebR stellt klar, dass Gebührenfreiheit besteht, wenn der Erfüllungsort nachweislich im Ausland ist. Die Übermittlung der Urkunde vom Ausland ins Inland per Telefax löst keine Gebührenpflicht aus, weil das Gesetz hiefür eine beglaubigte Abschrift verlangt.

:: Bestandvertragsgebühr Rz. 662ff

Hinsichtlich der Bemessungsgrundlage wird klar gestellt, dass die Umsatzsteuer dann nicht dazu gehört, wenn im Vertrag die Klausel "exklusive USt" enthalten ist (Rz. 692). Ein im Ausland beurkundeter Vertrag über eine im Ausland gelegene Sache ist dann gebührenpflichtig, wenn der inländische Vertragspartner den Bestandszins von seinem inländischen Wohnsitz aus abzuschicken hat.

:: Darlehensgebühr Rz. 784ff

Stille Gesellschaften, Ges.n.b.R, Genossenschaften, Stiftungen und Vereine fallen nicht unter "Gesellschaften" gem. § 33 TP 8 Abs. 4 GebG, wodurch die Ersatzbeurkundung bei Gesellschafterdarlehen durch Aufnahme in die Bücher des Darlehensschuldners, nicht greift. Ferner ist das Stehenlassen von Gewinnanteilen auf Privatkonten der Gesellschafter nicht als Gesellschafterdarlehen zu qualifizieren und löst daher keine Gebührenpflicht aus. Wenn ein Darlehensgeber zu einem späteren Zeitpunkt als Gesellschafter eintritt, wird daraus kein Gesellschafterdarlehen.

:: Rechtsgeschäft in Form eines E-Mail Rz. 507

Enthält das E-Mail eine elektronische Signatur ist es gebührenpflichtig und zwar auch dann, wenn - zum Unterschied bisheriger Praxis - kein Ausdruck erfolgt. Enthält es keine Signatur und wird auf jeglichen Namenszug unter dem E- Mail Text verzichtet, liegt keine gebührenpflichtige Urkunde vor. Die dem Firmenbriefkopf vergleichbaren Zeilen im E- Mail: "Von: xx / An: yy" ist nicht schädlich. Sie stellt keine mechanische Unterschrift dar, weil sie nicht unter dem Text steht. Das mag als formalistisch erscheinen, ist aber durch die Rechtsprechung des VwGH 28.6.1950 Slg. 2298/49 gedeckt.

:: Softwarenutzungsverträge Rz. 729

Entgegen der Rspr. des VwGH ist festzuhalten, dass auch diese Verträge gem. § 33 Tp. 5 Abs. 4 Z 2 GebG (BudgetbegleitG 2007) gebührenfrei sind. Die Befreiung wirkt auf Verträge zurück, für welche die Gebührenschuld nach dem 31. Dezember 2001 entstanden ist. Ist die Gebührenschuld vor diesem Datum entstanden, gilt die 5-jährige Verjährungsfrist, innerhalb der die Aufhebung des Bescheides gem. § 299 Abs. 1 BAO beantragt werden kann. Dieser Antrag ist allerdings binnen eines Jahres ab Zustellung des Bescheides gem. § 302 Abs. 1 BAO einzubringen, um erfolgreich zu sein.

Neues zur Rechnungsausstellung ab 1. Juli 2006 und Vorsteuerabzug

Juni 2006

Gemäß § 11 UStG besteht die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen mit den dort angeführten Merkmalen nur gegenüber leistungsempfangenden Unternehmen. Sind in der Rechnung nicht alle Merkmale enthalten, verliert der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug.

Eine Rechnung an andere Unternehmer hat zu enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden / leistenden Unternehmens sowie seine UID-Nr. Handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft, müssen zusätzlich folgende Angaben enthalten sein: Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und -gericht.
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung / des Empfängers der sonstigen Leistung sowie NEU ab 1. Juli 2006: Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,- übersteigt, ist die UID-Nr. des Leistungsempfängers anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird.
• Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
• Tag der Lieferung / sonstigen Leistung bzw. den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt.
• Das Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz, im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung / sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
• Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
• Das Ausstellungsdatum (bei Bargeschäften genügt der Hinweis "Lieferdatum = Rechnungsdatum").
• Fortlaufende Rechnungsnummer.
• Bei Anwendung der Differenzbesteuerung entsprechender Hinweis (z.B. Antiquitätenhandel).

Wenn der Unternehmer im Inland Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht, muss die UID-Nr. in der Rechnung nicht angeführt werden (z.B. Kleinunternehmer).

:: Rechnungsausstellung an Private

Rechnungen an Private müssen die o.a. Merkmale nicht enthalten. Die fortlaufende Nummerierung auf Rechnungen an Privatkunden kann jedoch nur dann entfallen, wenn der Unternehmer einen separaten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führt.

:: Elektronische Rechnungen

Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind (fortgeschrittene Signatur). Faxrechnungen sind bis Ende 2006 noch vorsteuerberechtigt. (siehe Klienten-Info 11/2005)

Sonderfälle:

:: Reverse-Charge System § 19 Abs. 1a und b UStG

Steuerschuldner ist in der Regel der leistende Unternehmer. In Ausnahmefällen (z.B. für Bauleistungen oder für Leistungen durch ausländische Unternehmer) wird die Steuer vom Empfänger der Leistung geschuldet.
Dies ist der Fall, wenn

• der leistende Unternehmer im Inland weder einen Wohnsitz (Sitz) noch seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und
• der Leistungsempfänger Unternehmer oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Der leistende Unternehmer haftet jedoch für diese Steuer.

Führt der Unternehmer derartige Leistungen aus, hat er in den Rechnungen die UID-Nr. des Leistungsempfängers anzugeben und auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen.

:: Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 150,- (inkl. USt.) nicht übersteigt, genügen neben dem Ausstellungsdatum folgende Angaben:

1. Name und Anschrift des Unternehmers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände / Leistung
3. Tag der Lieferung bzw. Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
4. Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe und
5. Steuersatz.

Die Vereinfachungsbestimmungen gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen zumindest enthalten: Hinweis auf Steuerbefreiung, UID-Nr. des liefernden Unternehmers und des Abnehmers.

:: Erleichterungen für Versorgungsunternehmen - Neu!

Das BMF hat die Formalerfordernisse bei Teilrechnungen konkretisiert und eine Änderung der Rz 2458 UStR angekündigt: Teilzahlungsanforderungen für Gas-, Wasser-, Elektrizitäts- und Wärmelieferungen werden demnach auch dann als Rechnungen iS des § 11 UStG 1994 anerkannt, wenn sie die Rechnungsmerkmale Menge und Zeitraum nicht enthalten. Darüber hinaus müssen sie weder fortlaufend nummeriert sein noch brauchen sie die UID-Nr. des leistenden Unternehmers oder ab 1. Juli 2006 bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,- übersteigt, die UID-Nr. des Leistungsempfängers enthalten. Derartige Rechnungen berechtigen bis 31. Dezember 2006 daher trotz Fehlens dieser Rechnungsmerkmale zum Vorsteuerabzug. Eine fortlaufende Nummerierung ist auch für Zeiträume ab 1. Jänner 2007 nicht zwingend vorgesehen.

:: Dauerrechnung

Einen Sonderfall stellen Dauerrechnungen wie z.B. für Miete dar. Mietverträge in Verbindung mit den Zahlungsbelegen werden als Rechnung anerkannt, wenn der schriftliche Mietvertrag alle erforderlichen Rechnungsmerkmale enthält. Mit der Einführung der Rechnungsmerkmale 2003 erfüllen viele Verträge die Kriterien für eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerverrechnung nicht mehr. In diesen Fällen ist folgendes ratsam: Einmal jährlich wird eine "Dauerrechnung" mit allen Rechnungsmerkmalen ausgestellt. Bei Zahlung der Miete steht der Vorsteuerabzug zu.

:: Besonderheiten bei Ärzten

Hier ist zu unterscheiden, ob der Arzt für alle Rechnungen nur einen einzigen Rechnungskreis oder einen gesonderten Rechnungskreis für Rechnungen an Patienten führt. Bei einem einheitlichen Rechnungskreis, der z.B. Rechnungen an Sozialversicherungsträger, Patienten, Veranstaltern von Seminaren, Vorträgen etc. umfasst, müssen alle Rechnungen - auch die an Patienten - laufend nummeriert werden. Bei einem gesonderten Rechnungskreis ist eine laufende Nummerierung der Patientenrechnungen nicht erforderlich.

Anforderungen an eine e-Rechnung für Vorsteuerabzug

November 2005

Rechnungen im PDF-Format, als E-Mail oder die im Internet selbst ausgedruckt werden müssen, gehören bereits zum Alltag. Wie sieht es mit der rechtlichenQualität einer so genannten e-Rechnung aus?

Die UStR Rz 1567ff (BMF-Erlass vom 13.07.2005) stellen folgende Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung:
Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - elektronisch übermittelt werden, wobei die Zustimmung des Rechnungsempfängers formlos und auch nachträglich erfolgen kann. Liegt keine gesonderte Rahmenvereinbarung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vor, genügt es, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich und stillschweigend akzeptieren.
Eine e-Rechnung gilt nur dann als Rechnung im Sinne des § 11 Abs. 2 UStG 1994, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes sichergestellt sind. Das ist gewährleistet, wenn die Übermittlung der Rechnung mit elektronischer Signatur oder im EDI-Verfahren erfolgt.
Das angewendete Verfahren bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung muss nachprüfbar sein und ist zu dokumentieren. Es muss u.a. überprüft werden können, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht, wer der Signator ist und ob die Möglichkeit besteht, bereits signierte Daten zu verändern. In der Praxis wird es ausreichend sein, die gespeicherte e-Rechnung zusammen mit dem Handbuch der angewendeten Signatur-Software und dem Prüfzertifikat vorweisen zu können. Laut Erlass ist es jedoch zulässig, dem Finanzamt als vorläufigen Nachweis eine gedruckte Versionder e-Rechnung vorzulegen.

:: Elektronische Signatur

Die Signatur muss den Erfordernissen des Signaturgesetzes entsprechen und auf einem Zertifikat eines entsprechenden Anbieters beruhen. In diesem Fall wird von einer fortgeschrittenen Signatur gesprochen. Eine Liste von Zertifizierungsanbietern wird unter www.signatur.rtr.at angeboten. Das Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig, dass im Unternehmen mehrere Personen für den Unternehmer signieren. Die Rechnung kann auch in einem automatisierten Verfahren erstellt werden. Weiters ist es möglich, mehrere Rechnungen an einen Empfänger in einer Datei zusammenzufassen und diese mit der fortgeschrittenen Signatur zu versehen sowie einen externen Dienstleister mit dem Signieren der e-Rechnungen zu beauftragen.

:: Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Der elektronische Datenaustausch mittels EDI ist nur zulässig, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder eine signierte e-Rechnung übermittelt wird. In einer gesonderten Vereinbarung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten sicherzustellen. Auf der Sammelrechnung können die Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge zusammengefasst werden, wenn auf die Einzelabrechnungen verwiesen wird und die Einzelabrechnungen die bei der Sammelrechnung fehlenden Rechnungsbestandteile aufweisen. Zu beachten ist, dass Grundlage des Vorsteuerabzuges die Sammelrechnung ist, dies gilt auch, wenn der Voranmeldezeitraum der Sammelrechnung von jenem der Einzelabrechnungabweicht.

Ferner wird auf folgende Änderungen der UStR Rz 1564 bis Rz 1570 hingewiesen:

• Per Telefax übermittelte Rechnungen werden gleichfalls als elektronische Rechnungen angesehen und können nur mehr bis Ende 2005 versendet werden. Ab 2006 sind Fax-Rechnungen ebenfalls zu signieren. Aus heutiger Sicht bedeutet dies das faktische Aus der Fax-Rechnung.
• Eine auf elektronischem Weg übermittelte Gutschrift ist zulässig und ist ebenfalls zu signieren.
• Die Überprüfung der fortgeschrittenen Signatur kann Dritten übertragen werden. Dies gilt auch bei der Überprüfung von e-Rechnungen, die eine Gutschrift ausweisen.
• Um die Echtheit und Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung nachweisen zu können, sind sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger verpflichtet, die elektronische Signatur und die Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren sieben Jahre aufzubewahren.

Kurz-Info: Voraussetzungen für die Echtheit einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung

Juli 2004

Seit 1. Jänner 2003 räumt § 11 Abs. 2 UStG die Möglichkeit ein, eine Rechnung auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die Ausführungsverordnung hiezu wurde nun im BGBl I Nr. 71/2003 veröffentlicht. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung ist demnach gewährleistet, wenn

1. die Rechnung mit einer Signatur laut Signaturgesetz versehen ist und auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters im Sinne des Signaturgesetzes beruht, oder
2. die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.