Maßnahmen vor Jahresende 2019 - Unternehmer

November 2019

Der näher rückende Jahreswechsel sollte Anlass für einem Steuer-Check sein. Durch gezielte Maßnahmen vor Jahresende kann man die Steuersituation optimieren oder Risiken senken. Im Folgenden stellen wir einige Beispiele vor. Vorweg sei festgehalten, dass die folgenden Ausführungen zu kurz sind, um als Grundlage für eine unmittelbare Umsetzung zu dienen. Wir stehen Ihnen beider Umsetzung der aufgelisteten aber auch weiterer Maßnahmen jederzeit und gerne zur Verfügung, dies z.B. im Rahmen einer Steuerplanungsbesprechung.

1. Rechtzeitige Beantragung der Gruppenbesteuerung

Bei bestimmten Konzernen kann durch die Bildung einer Unternehmensgruppe die Möglichkeit geschaffen werden, Gewinne und Verluste der einbezogenen Gesellschaften auszugleichen. Voraussetzungen sind eine qualifizierte finanzielle Verbindung (d.h. unter anderem mehr als 50% des Nennkapitals und der Stimmrechte) seit Beginn des Wirtschaftsjahres, ein Gruppenvertrag und ein beim Finanzamt eingebrachter Gruppenantrag. Entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr ist der Gruppenantrag bis 31.12.2019 einzubringen, damit die gewünschte Wirkung noch 2019 eintreten kann. Gleiches gilt sinngemäß für die Aufnahme einer Gesellschaft in eine bereits bestehende Unternehmensgruppe.

2. Rechtzeitige Beantragung der Forschungsprämie

Mit der Forschungsprämie (FP) wird Forschung und experimentelle Entwicklung gefördert. Die FP beträgt 14% der Forschungsaufwendungen, ist eine steuerfreie Gutschrift und wirkt sowohl in Gewinn- als auch in Verlustjahren. Die Forschungsaufwendungen sind unabhängig von der Inanspruchnahme der FP steuerlich abzugsfähig. Die FP für die Eigenforschung (nur Forschung im Inland!) ist der Höhe nach nicht gedeckelt. Für die Geltendmachung der Forschungsprämie ist ein positives Gutachten der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) erforderlich. Bei der Auftragsforschung (nur inländischer Auftragsnehmer!) ist die Bemessungsgrundlage beim Auftraggeber mit 1.000 T€ begrenzt. Die Vorlage eines FFG-Gutachtens ist bei der Auftragsforschung nicht erforderlich. Das Rechnungswesen sollte die Forschungsaufwendungen zweifelsfrei visualisieren. Die FP kann erst nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres geltend gemacht werden, spätestens jedoch bis zum Eintritt der Rechtskraft des betreffenden Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- oder Feststellungsbescheides.

3. Maximierung des Gewinnfreibetrages

Mit dem Gewinnfreibetrag (GFB) werden Investitionen durch Reduktion von Einkommensteuer- und Sozialversicherungsbeitragsbemessungsgrundlage gefördert. Der GFB steht betriebsführenden natürlichen Personen und betriebsführenden Personengesellschaften zu. Er beträgt 13% des Gewinnes bis zu einem Gewinn von 175 T€, 7% für weitere 175 T€, und 4,5% für die nächsten 230 T€ Gewinn. Maximum ist ein GFB von 45.350 €. Für die ersten 3.900 € GFB bedarf es keines Investitionsnachweises (Grundfreibetrag), darüber hinaus schon. Begünstigte Investitionen sind abnutzbare körperliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und bestimmte Wertpapiere. Die Mindest-Nutzungsdauer bzw. -Behaltefrist beträgt 4 Jahre. Nicht begünstigt sind u.a. KFZ, sofort abgesetzte Anlagewirtschaftsgüter bis zu max. 400 € (geringwertige Wirtschaftsgüter, siehe nächsten Abschnitt) und gebrauchte Wirtschaftsgüter. Scheiden dem Betrieb gewidmete Wertpapiere vor Ablauf von 4 Jahren aus, kann eine Ersatzbeschaffung durch Sachinvestitionen, bei vorzeitiger Tilgung auch durch bestimmte Wertpapiere, erfolgen Bei Inanspruchnahme einer Betriebsausgabenpauschalierung steht nur der Grundfreibetrag zu. Durch geschickte Investitionspolitik kann nun der GFB maximiert werden.

4. Zeitlich richtige Platzierung von Investitionen

Durch zeitlich richtige Platzierung von Investitionen kann man Steuern reduzieren und Steuerlasten verzögern. Bei Investitionen in der 2. Wirtschaftsjahrhälfte kann noch eine halbe Jahresabschreibung abgesetzt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) (max. 400 €; ab 2020: 800 €) können sofort zur Gänze abgesetzt werden. Anschaffungen von geringwertigen Wirtschaftsgütern bis zu je 400 € sollten daher u.U. in das Jahr 2019 vorgezogen und solche zwischen je 400 € und 800 € u.U. in das Jahr 2020 verschoben werden. In Kombination mit den GFB (siehe Vorabschnitt) kann sich aber auch die Verteilung der Absetzung von GWG verteilt über deren Nutzungsdauer als optimale Gestaltung herausstellen.

4. Zeitliche Gewinnverlagerung bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern

Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern werden Einnahmen und Ausgaben jenem Jahr zugerechnet, in dem diese gezahlt wurden. Durch zeitliche Verschiebung der Zahlungen lässt sich der Gewinn steuern. Vorauszahlungen werden grundsätzlich anerkannt. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres (je max. 15 Tage), zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind, werden diesem Kalenderjahr zugerechnet. Vorauszahlungen von Beratungs-, Bürgschafts-, Fremdmittel-, Garantie-, Miet-, Treuhand-, Vermittlungs-, Vertriebs- und Verwaltungskosten müssen gleichmäßig auf den Zeitraum der Vorauszahlung verteilt werden, außer sie betreffen lediglich das laufende und das folgende Jahr. Eine Sozialversicherungsvorauszahlung wird nur dann anerkannt, wenn diese in ihrer Höhe der voraussichtlichen Nachzahlung für das betreffende Jahr entspricht. Es besteht aber das Risiko, dass auf Wunsch des Gläubigers stehen gelassene Forderungen als noch zugeflossen gelten.

5. Zeitliche Gewinnverlagerung bei Bilanzierungen (Betriebsvermögensvergleich)

Bei einer Bilanzierung werden die Einnahmen und Ausgaben nach der wirtschaftlichen Zurechnung den Jahren zugerechnet. Durch zeitliche Verlagerung von Gewinnrealisierungen (z.B. Übergang des wirtschaftlichen Eigentums bei Lieferungen, Fertigstellung und Übergang des wirtschaftlichen Eigentums bei Leistungen) und zeitlichen Verlagerungen von Aufwendungen (z.B. Instandhaltungen, Reparaturen) kann man den Gewinn beeinflussen.

7. Vermeidung Besteuerung stiller Reserven bei Abgang von Anlagevermögen

Die Besteuerung von stillen Reserven bei Verkauf von bestimmten Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens mit einer bestimmten Zugehörigkeitsdauer oder bei Abgang aufgrund höherer Gewalt oder behördlichen Eingriffes kann man durch Übertragung dieser stillen Reserven auf binnen 12 Monaten, bzw. 24 Monate bei höherer Gewalt und behördlichen Eingriffen, getätigte Zugänge bestimmter Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens innerhalb dieser Monatsfristen vermeiden bzw. diese auf die Nutzungs- bzw. Behaltedauer dieser Investition verteilen. Begünstigt sind im Falle des Verkaufes nur Abgänge nach 7-jähriger Behaltedauer. Überdies müssen die Anlagenkategorien bei Abgang und Zugang übereinstimmen (Grund auf Grund, Grund & Gebäude auf Gebäude, körperlich auf körperlich, unkörperlich auf unkörperlich). Ausgenommen sind Finanzanlagen. Man kann also durch geschickte Investitions- und Devestitionsplanung Steuern zeitlich verschieben und Progressionseffekte erzielen.

8. Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer

Bis zu einem Umsatz von 30 T€ (2020: 35 T€) ist man umsatzsteuerlich Kleinunternehmer und umsatzsteuerbefreit. Es entfällt aber auch das Vorsteuerabzugsrecht. Einmal darf diese Umsatzgrenze um 15% überschritten werden. Seit 1.1.2017 müssen für die Umsatzgrenze bestimmte steuerfreie Umsätze (z.B. steuerfreie Umsätze von Ärzten oder Aufsichtsräten) nicht mehr berücksichtigt werden. Besteht die Gefahr, diese Grenze zu überschreiten, könnten man dem mit entsprechender Umsatzgestaltung durch zeitliche Verschiebungen von Lieferungen oder Leistungen vorbeugen. Auch könnte man den Grenzwertanstieg durch Gestaltung nutzen. Sollte die Befreiung aufgrund des Vorsteuerausschlusses ungünstig sein, kann man die Regelbesteuerung beantragen.

9. Befreiung von der Sozialversicherung für Kleinstunternehmer

Kleinstunternehmer, die Mitglieder der Wirtschaftskammer sind, deren Umsatz aus allen unternehmerischen Tätigkeiten unter 30 T€ und deren Einkünfte aus diesen Tätigkeiten unter 5.361,72 € liegen werden, können bis 31. Dezember 2019 noch für 2019 eine Sozialversicherungsbeitragsbefreiung beantragen. Die Rückwirkung greift allerdings nur dann, wenn 2019 noch keine Sozialversicherungsleistungen in Anspruch genommen worden sind. Berechtigt sind Personen, die in den letzten 5 Jahren höchstens 12 Monate nach dem GSVG sozialversicherungspflichtig waren, Personen ab Erreichen des Regelpensionsalters, und Personen über 57 Jahre, wenn weder die vorgenannte Umsatz- noch Einkünfte-Grenze in den letzten 5 Jahren überschritten wurden. Die Befreiung kann auch während des Bezugs von Kinderbetreuungsgeld oder bei Bestehen einer Teilversicherung während der Kindererziehung beantragt werden, wobei in diesen Fällen die im Vorsatz beschriebenen Berechtigtenkriterien nicht gelten und die Umsatz- und Einkünftegrenze anders zu berechnen sind.

10. Spenden als Betriebsausgaben

Spenden aus dem Betriebsvermögen zu bestimmten begünstigten Zwecken an bestimmte begünstigte und gelistete (siehe unten) Einrichtungen gelten insoweit als Betriebsausgabe, als sie 10% des Gewinnes vor Berücksichtigung von bestimmten Zuwendungen an Stiftungen und vor Berücksichtigung eines Gewinnfreibetrages (siehe oben) nicht übersteigen. Soweit in diesem Sinn abzugsfähige Spenden diese Höchstgrenze übersteigen, können diese als Sonderausgabe (siehe Punkt 19) nach den hierfür geltenden Bedingungen abgesetzt werden. Die gesamten Spenden (Betriebsausgaben und Sonderausgaben) dürfen 10% des Gesamtbetrages der Einkünfte nicht übersteigen. In allen Fällen ist Voraussetzung für die Absetzung, dass der Spendenempfänger in die vom Bundesministerium für Finanzen geführte Liste der spendenbegünstigten Organisationen (https://service.bmf.gv.at/Service/allg/spenden/show_mast.asp) eingetragen ist.

11. Rückdeckung bei Pensionsrückstellungen

Bis zum Ende des Wirtschaftsjahres müssen Pensionsrückstellungen zu 50% der Vorjahresrückstellung mit Wertpapieren oder Rückdeckungsversicherungen gedeckt sein. Beträgt die Deckung im Wirtschaftsjahr auch nur vorübergehend weniger als 50% der maßgebenden Rückstellung, wird der steuerpflichtige Gewinn um 30% der Unterdeckung erhöht. Bei Wertpapieren besteht eine 2-monatige sanktionslose Ersatzbeschaffungsfrist.

12. Energieabgabenrückvergütung

Eine allfällige Energieabgabenrückvergütung betreffend das Jahr 2014 kann bis spätestens Ende 2019 beantragt werden. Bei Dienstleistungsunternehmen mit hohem Energieverbrauch ist das Rückerstattungsrecht Gegenstand eines Verfahrens beim Europäischen Gerichtshof. Zur Sicherung der Alt-Ansprüche im Falle eines positiven Ausganges dieses Verfahrens sollten vorsorglich entsprechende Rückerstattungsanträge gestellt werden.

13. Verpflichtende Überprüfung des Registrierkassen-Jahresbeleges

Zum Abschluss des Geschäftsjahres ist bei jeder Registrierkasse ein Jahresbeleg zu erstellen. Der Jahresbeleg ist dann bis spätestens 15. Februar 2020 entweder mittels der Belegcheck-App des BMF oder, sofern die Registrierkasse über den Registrierkassen-Webservice verfügt, elektronisch zu prüfen.

14. Doppelbesteuerungsabkommen mit Großbritannien

Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Großbritannien und Österreich findet in Österreich nur mehr bis 31.12.2019 Anwendung. Danach kommt ein neues DBA zur Anwendung. Im Vereinigten Königreich fand das neue DBA bereits seit April 2019 Anwendung, konkret für Fälle der Einkommensteuer und für Veräußerungsgewinne ab 6. April 2019 und für Fälle der Körperschaftsteuer ab 1. April 2019.

15. Optimierung von Geschäftsführungsbezügen

Geschäftsführungsbezüge von Gesellschafter-Geschäftsführern sollten in Punkto Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge optimiert werden. Optimierungskriterium kann sein, nicht mehr Abgaben und Beiträge zu verursachen, als eine Gewinnausschüttung. Ein anderes Kriterium könnte sein, ein Maximum oder ein Minimum an Sozialversicherungsbeiträgen zu generieren. Auch die Erreichung eines gewünschten Cash-Zuflusses bei gleichzeitiger Minimierung von Abgaben und Beiträgen könnte ein Thema sein. Allenfalls könnten bis zum Jahresende noch Maßnahmen zur Annäherung an diese Optima umgesetzt werden.

16. Elektronische Zustellungen

Unternehmer sind ab 1.1.2020 zum elektronischen Empfang von Schriftstücken von Behörden und Gerichten verpflichtet. Die Zustellung von Finanzbehörden erfolgt weiterhin über FinanzOnline. Es ist hierzu eine Registrierung beim Unternehmensserviceportal USP, Hinterlegung einer E-Mail-Adresse und Freischaltung de Anwendung „MeinPostkorb“ erforderlich. Ausgenommen sind Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechtes (siehe oben) und Unternehmer, welche über keine internetfähige Hardware verfügen.

17. Aufbewahrung von Unterlagen

Die allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (AP) betreffend Unterlagen des Steuer- und Rechnungswesens umfasst 7 Jahre. Bis Ende 2019 sind also die Unterlagen betreffend 2012-2019 aufzubewahren. Darüber hinaus sind diese noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Abgabenerhebungsverfahren von Bedeutung sind. Es gibt aber auch besondere gesetzliche AP: In Bezug auf eine allfällige finanzstrafrechtliche Verteidigung wäre eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sinnvoll, weil dies der diesbezüglichen maximalen Verjährungsfrist entsprechen würde. Im Umsatzsteuerrecht sind Unterlagen und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Grundstücken 22 Jahre, bei Grundstücken, welche vor dem 31.03.2012 erstmals im Unternehmen als Anlagevermögen verwendet wurden 12 Jahre aufzubewahren, und Unterlagen im Zusammenhang mit von Drittlandsunternehmern an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedsstaaten elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, für die das MOSS-Verfahren (Mini-One-Stop-Shop) in Anspruch genommen werden, sind 10 Jahre aufzubewahren. Im Umgründungssteuerrecht sind die sich auf Grund einer Umgründung ergebenden oder die zu übernehmenden Buchwerte oder Anschaffungskosten von Anteilen von den davon Betroffenen und im Falle eines unentgeltlichen Erwerbes von ihren Rechtsnachfolgern aufzuzeichnen und – zeitlich unbegrenzt - evident zu halten. Es gibt auch gesetzliche AP außerhalb des Abgaben- und Rechnungswesens. Überdies sollten Unterlagen dann nicht beseitigt werden, wenn diese der Beweissicherung dienen könnten. In diesen Fällen markieren die Verjährungsfristen das Ende einer sinnvollen Aufbewahrung.

Kurz-Info: Handlungsbedarf bei WiEReG und DSGVO

Mai 2018

Im Mai besteht Handlungsbedarf für Unternehmen (sofern nicht bereits erledigt) im Zusammenhang mit dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) und mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bis zum 1. Juni 2018 muss nämlich die erstmalige Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer für bestehende Rechtsträger erfolgen. Die Meldung erfolgt durch das Unternehmen selbst über das Unternehmensserviceportal (USP) und kann ab 2. Mai auch von berufsmäßigen Parteienvertretern (z.B. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer) durchgeführt werden. Bei Nicht- oder Falschmeldung drohen hohe Geldstrafen (siehe auch KI 09/17). Weitere Infos finden sich auch unter www.bmf.gv.at/wiereg.

Hohe Strafen drohen auch bei Verstößen gegen die (europäische) Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 Geltung erlangen wird. Ab dann müssen Unternehmen ihre personenbezogene Datenverarbeitung -davon betroffen sind etwa Kundenstammdaten, Rechnungs- oder Lieferantendaten - an die neue Rechtslage angepasst haben. Wichtige Elemente sind u.a. ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten wie auch die Berücksichtigung von Informationspflichten und Betroffenenrechten (sieh auch KI 12/17).

Das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz

September 2017

Das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) wurde Ende Juni im Nationalrat beschlossen und Anfang Juli im Bundesrat genehmigt. Mit dem Gesetz werden wesentliche Teile der 4. Geldwäsche-Richtlinie umgesetzt, welche mit dem Ziel der Verhinderung von Geldwäsche und Steuerhinterziehung unionsweit die verbindliche Einführung eines Registers der wirtschaftlichen Eigentümer vorsieht. In dem Register - die Registerbehörde ist beim BMF eingerichtet - sind die wirtschaftlichen Eigentümer von Gesellschaften (somit auch von komplexen Konzernstrukturen), anderen juristischen Personen und von bestimmten Trusts einzutragen. Als Ausgangsbasis dient das von der Statistik Austria betriebene Unternehmensregister, in dem bereits die Daten des Firmenbuchs, Vereinsregisters und des Ergänzungsregisters für sonstige Betroffene enthalten sind. Grundsätzlich ist jeder (österreichische) bzw. relevante Rechtsträger selbst verpflichtet, die notwendigen Daten an die Registerbehörde zu melden. Es ist davon auszugehen, dass das (österreichische) Register rund 350.000 Rechtsträger enthalten wird - neben AGs und GmbHs z.B. auch Kommanditgesellschaften, Sparkassen, Vereine i.S.d. Vereinsgesetzes, Privatstiftungen und vom Inland aus verwaltete Trusts. Die wichtigsten Punkte des WiEReG sind nachfolgend dargestellt.

Meldung

Der Definition im WiEReG folgend müssen die Rechtsträger selbst ihre(n) wirtschaftlichen Eigentümer feststellen und überprüfen. Die Meldung der Daten erfolgt elektronisch über das Unternehmensserviceportal (https://www.usp.gv.at/) und umfasst Vor- und Zuname, Wohnsitz, Geburtsdatum und -ort sowie Staatsangehörigkeit. Die Meldung kann auch durch Parteienvertreter wie Steuerberater, Rechtsanwälte usw. vorgenommen werden. Die erstmalige Meldung hat bis spätestens 1. Juni 2018 zu erfolgen. Danach ist bei neuen Rechtsträgern binnen vier Wochen nach Eintragung in das entsprechende Stammregister (z.B. Firmenbuch) zu melden bzw. ebenso innerhalb von vier Wochen nach Kenntnis einer Änderung des wirtschaftlichen Eigentümers. Um ihrer Sorgfaltspflicht gerecht zu werden, müssen die Rechtsträger zumindest jährlich prüfen, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Das WiEReG sieht auch Befreiungen von der Meldeverpflichtung vor. Unter bestimmten Voraussetzungen werden die bereits z.B. im Firmenbuch vorhandenen Informationen zur Bestimmung des wirtschaftlichen Eigentümers herangezogen und die Daten automationsunterstützt in das Register übernommen.

Wirtschaftlicher Eigentümer

Bei dem wirtschaftlichen Eigentümer i.S.d. Registergesetzes handelt es sich um eine eigenständige Definition aus der 4. Geldwäscherichtlinie, die nicht mit dem Begriff des wirtschaftlichen Eigentümers im Steuerrecht übereinstimmen muss. Der wirtschaftliche Eigentümer kann immer nur eine natürliche Person sein, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle ein Rechtsträger letztlich steht. Bei Gesellschaften ist der wirtschaftliche Eigentümer typischerweise dadurch gekennzeichnet, dass er einen ausreichenden Anteil an Aktien oder eine ausreichende Beteiligung an der Gesellschaft hat, über ausreichende Stimmrechte verfügt oder Kontrolle auf die Geschäftsführung der Gesellschaft ausüben kann. Im Endeffekt können natürliche Personen direkt oder indirekt (Beteiligung über eine oder mehrere Ebenen an der Gesellschaft) wirtschaftliche Eigentümer sein.

Einsichtnahme

Einsicht in das Register haben neben bestimmten Behörden auch Berufsgruppen, welche besonderen Anforderungen hinsichtlich ihrer Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung gegenüber ihren Kunden unterliegen. Dies sind beispielsweise Banken und Versicherungen, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Unternehmensberater, Versicherungsvermittler usw. Darüber hinaus kann jede weitere Person einen Antrag auf Einsicht stellen, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt.

Strafbestimmungen

Damit eine möglichst hohe Meldequote sichergestellt wird, sind neben Zwangsstrafen gem. BAO hohe Strafbestimmungen bei Nichtmeldung vorgesehen. Unrichtige, unvollständige oder unterlassene Meldungen stellen Finanzvergehen dar und können bei Vorsatz eine Höchststrafe von bis zu 200.000 € nach sich ziehen (bei grober Fahrlässigkeit bis zu 100.000 €). Darüber hinaus werden Trusts, welche sich nicht in das Register eintragen lassen, dadurch gestraft, dass sie keine neuen Geschäftsbeziehungen begründen können und keine neuen Bankverbindungen eröffnen können. Dies deshalb, da der Geschäftspartner sich im Vorfeld nachweislich vergewissern muss, dass der Trust im Register eingetragen ist. Schließlich wird auch die vorsätzlich unbefugte Einsichtnahme in das Register mit einer Geldstrafe bis zu 10.000 € bestraft.

Vereinfachungen bei elektronischen Rechnungen seit Jahresbeginn

Februar 2013

Mit Jahresbeginn 2013 ist es zu einer grundsätzlichen Gleichstellung zwischen elektronischer Rechnung und der traditionellen Rechnung in Papierform gekommen. Erhebliche Vereinfachungen für elektronische Rechnungen, die durch das Abgabenänderungsgesetz 2012 eingeführt wurden, werden voraussichtlich zu einer weitverbreiteten Anwendung der elektronischen Rechnungslegung (etwa per Email, als pdf-Datei oder als Web-Download) führen. Damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, müssen jedoch neben den allgemeinen Rechnungskriterien (z.B. Namen und Anschriften, Leistungsbezeichnung, Leistungsdatum/Leistungszeitraum, Entgelt und Steuersatz und Hinweis auf Steuerbefreiung, UID etc.) noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein.

Am 28.12.2012 hat das BMF in einer Verordnung die Anforderungen an elektronische Rechnungen präzisiert. Wichtig ist dabei, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Neben den bisherigen Möglichkeiten einer Rechnungslegung mit qualifizierter elektronischer Signatur i.S.d. Signaturgesetzes oder einer elektronischer Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder der Übermittlung via EDI (Electronic Data Interchange) gelten diese Kriterien auch dann als erfüllt, wenn das Unternehmen ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird.

Im Sinne eines Kontrollverfahrens muss dabei sichergestellt werden, dass die Rechnung korrekt an den Rechnungsempfänger übermittelt wird. Bei der Ausgestaltung des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens besteht für den Unternehmer ein gewisser Handlungsspielraum, weshalb neben Einsatz einer ERP-Software mit elektronischem Workflow auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen Geschäftsunterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Lieferschein) möglich ist. Wichtig ist, dass bei dem Aufbau des innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens auch auf die Größe und die Art des Unternehmens geachtet wird und auch Parameter wie Zahl und Höhe der Umsätze, Kundenanzahl etc. berücksichtigt werden. Schließlich ist das innerbetriebliche Steuerungsverfahren auch entsprechend zu dokumentieren. Wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe ausreichender Details nachvollziehbar ist und wenn die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, kann davon ausgegangen werden, dass der Prüfpfad als verlässlich gilt.

Letztlich muss auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungslegung vorliegen bzw. nachträglich oder stillschweigend erfolgen. Zu beachten ist, dass bei einer Mehrfachübermittlung der Rechnung (z.B. Papier und Email) auf die Mehrfachübermittlung hingewiesen wird, damit eine (weitere) Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung vermieden wird.

Daneben bestehen u.a. noch folgende Besonderheiten:

• Bei Anwendung der elektronischen Signatur i.S.d. Signaturgesetzes ist zu beachten, dass nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch das Signaturprüfungsprotokoll über den entsprechenden Zeitraum (allgemein 7 Jahre bis hin zu 22 Jahre für Umsatzsteuerzwecke) aufbewahrt werden muss. Liegt eine elektronische Rechnung als Ausdruck in Papierform vor, ist ihre zusätzliche elektronische Archivierung nicht notwendig.
• Die Übermittlung einer Rechnung mittels elektronischen Datenaustausches (EDI) war schon bisher möglich, sofern es sich um ein Verfahren handelt, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Nicht mehr notwendig ist, dass auch eine Sammelrechnung übermittelt wird, sofern in dem EDI-Datensatz die umsatzsteuerlichen Mindestangaben für Rechnungen enthalten sind.
• Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über FinanzOnline bzw. über das Unternehmensserviceportal (USP) ist derzeit nur an den Bund als Leistungsempfänger möglich.

Unternehmensserviceportal (USP) gestartet

Juli 2012

Seit Ende Mai steht unter der Homepage www.usp.gv.at das Unternehmensserviceportal zur Verfügung. Es handelt sich dabei um das zentrale Internetportal der österreichischen Bundesregierung für Unternehmen und bietet Zugang zu vielen betriebsrelevanten Informationen und Behördengängen. Sobald die Unternehmerin oder der Unternehmer die einmalige Registrierung (z.B. über FinanzOnline) vorgenommen hat, können Amtswege effizient, sicher und rasch online abgewickelt werden. Folgende Features zeichnen das Unternehmensserviceportal beispielsweise aus:

• Zugang zu FinanzOnline;
• E-Rechnungen an den Bund;
• Onlineservices der Sozialversicherung;
• umfangreiche Formulardatenbank;
• Suchfunktion zwecks Auffindens von zuständigen Behörden.

Für weitere Informationen steht neben der Homepage von Montag bis Freitag (jeweils von 8 bis 17 Uhr) auch eine Hotline (0810 202 202) zur Verfügung.