Steuer- und sozialversicherungs­rechtliche Rahmenbedingungen für Home-Office

Februar 2021

Insbesondere in Zeiten des Lockdowns wird Home-Office als Allheilmittel gepriesen, um die Mobilität der Bevölkerung einzuschränken und mögliche Ansteckungen mit dem Coronavirus verringern zu können. Neben praktischen Problemen wie technischer Ausstattung (z.B. eine entsprechend starke Internetverbindung), Vereinbarung mit Kinderbetreuung etc. hat es bislang im Home-Office auch an verbindlichen rechtlichen Rahmenbedingungen gefehlt.

Ende Jänner hat nun der Ministerrat wichtige Eckpunkte einer Home-Office-Regelung beschlossen. Neben gegenseitiger freiwilliger Basis (zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer) für die Arbeit im Home-Office sind nachfolgende Punkte von großer Bedeutung.

• Die Vereinbarung von Home-Office soll die Schriftform bedingen und es ist eine gegenseitige Kündigungsfrist von einem Monat vorgesehen.
• Alle Arbeitszeit- und Arbeitsruhebestimmungen haben auch im Home-Office Gültigkeit. Für Schäden, die Haushaltszugehörige oder Haustiere an Arbeitsmitteln des Arbeitgebers verursachen, soll der Arbeitnehmer haften.
• Überdies gelten die Arbeitnehmerschutzbestimmungen auch im Home-Office. Wenngleich das Arbeitsinspektorat kein Betretungsrecht für private Wohnungen erhält, so soll - zwecks Einhaltung der Schutzbestimmungen - eine entsprechende Unterweisung durch den Arbeitgeber zur Arbeitsplatzgestaltung verpflichtend werden.
• Die Corona-Regelung zur Unfallversicherung soll grundsätzlich auch für die Arbeit im Home-Office übernommen werden.
• Die Arbeitsmittel, wie z.B. ein Notebook, werden grundsätzlich vom Arbeitgeber bereitgestellt. Arbeitnehmereigene Arbeitsmittel sind zulässig, wofür eine eigene Abgeltung nötig ist.
• Die Bereitstellung digitaler Arbeitsmittel soll keinen Sachbezug darstellen. Überdies soll der steuerfreie Ersatz von Mehrkosten auf Seiten der Arbeitnehmer möglich sein (für 100 Tage à 3 €). Voraussetzung ist - vergleichbar der Geltendmachung von Taggeldern - ein entsprechender Nachweis, dass im Home-Office gearbeitet wurde.
• Damit man auch im Home-Office z.B. nicht auf einen den Rücken schonenden Bürosessel verzichten muss, sollen für die belegmäßig nachgewiesene Anschaffung von ergonomischen Einrichtungen für den Home-Office-Arbeitsplatz Werbungskosten bis zu 300 € im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden können. Diese Maßnahme soll bereits für die Veranlagung 2020 gelten.
• Mitunter auch dadurch bedingt, dass ein Ende des "Home-Office-Zeitalters" nicht unmittelbar abzusehen ist, sollen die mit dem Home-Office zusammenhängenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen vorerst bis 2023 befristet sein.

Wir werden Sie über die weiteren Entwicklungen sowie über die Gesetzwerdung informieren.

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Elektronische Offenlegung des Jahresabschlusses per 30.9.2025

September 2025

Etwa 200.000 betroffene Unternehmen müssen in Österreich ihren Jahresabschluss bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag offenlegen. Für die große Masse der Kapitalgesellschaften, bei denen der Bilanzstichtag der 31.12. ist, muss daher die Offenlegung bis zum 30.9.2025 erfolgen. Die Offenlegung erfolgt durch elektronische Einreichung beim Firmenbuch, wobei die Daten in strukturierter Form - in der Regel als XML-Datei - (noch) via FinanzOnline übermittelt werden. Für große Aktiengesellschaften muss seit 1.7.2023 die Veröffentlichung auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes ("EVI") erfolgen, da mit der Einstellung des Amtsblattes der Wiener Zeitung die bisher dafür vorgesehene Veröffentlichung weggefallen ist.

Von der verpflichtenden elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH & Co KG) betroffen, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 € überschritten haben. Bei entsprechenden Umsätzen unter 70.000 € ist auch eine Einreichung in Papierform möglich. Keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmer und "normale" Personengesellschaften. Die Einreichung des Jahresabschlusses dürfen nicht nur Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, sondern auch u.a. Bilanzbuchhalter, Selbständige Buchhalter, Rechtsanwälte, Notare sowie vertretungsbefugte Organwalter des Unternehmens vornehmen. Mit der elektronischen Einreichung sind Gebühren verbunden.

Achtung: Ab 1.1.2026 kommt es zu Neuerungen. Insbesondere wird FinanzOnline als Übermittlungsweg abgeschafft. Die Einreichung kann dann über folgende Wege erfolgen:

• Webformular zur direkten manuellen Eingabe auf justizonline.gv.at für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften;
• Übermittlung der XML-Datei mit Hilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV);
• Übermittlung der XML-Datei mittels eines eigenen Online-Formulars (wo notwendige Metadaten erfasst werden müssen) auf justizonline.gv.at - z.B. bei Verwendung einer eigenen Bilanzierungssoftware ohne direkte Übermittlungsstellenanbindung.

Bereits seit 1. März 2025 gilt verpflichtend die neue Datei-Struktur "JAb 4.0" (bisher JAb 3.32). Jahresabschlüsse zum 31.12.2024 dürfen noch unter Anwendung der Struktur JAb 3.32 offengelegt werden. Soweit eine Übermittlung in strukturierter elektronischer Form nicht möglich ist, können die Unterlagen auch als PDF-Anhang eingebracht werden, wobei der Grund der Unmöglichkeit der Übermittlung in strukturierter elektronischer Form anlässlich der Einreichung bekannt zu geben ist.

Bei nicht ordnungsgemäßer und somit auch bei verspäteter Einreichung drohen automationsunterstützt verhängte Zwangsstrafen. Die verspätete Einreichung (ob bewusst oder irrtümlich) ist in der Praxis übrigens gar nicht so selten. Schätzungen gehen davon aus, dass etwa jedes achte Unternehmen in der Vergangenheit die Offenlegungsfristen nicht eingehalten hat. Die Strafen bei verspäteter Einreichung betreffen die Gesellschaft und den Geschäftsführer/Vorstand selbst. Beginnend bei 700 € für jeden Geschäftsführer/Vorstand kommt es bei kleinen Kapitalgesellschaften alle zwei Monate wieder zu einer Strafe von 700 €, wenn der Jahresabschluss weiterhin nicht eingereicht wird. Organe von mittelgroßen Kapitalgesellschaften müssen 2.100 € zahlen und Organe von großen Kapitalgesellschaften sogar 4.200 €.

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Frist für Vorsteuer­rückerstattung aus EU-Mitgliedstaaten für das Jahr 2024

September 2025

Am 30. September 2025 endet die Frist für österreichische Unternehmer, die Vorsteuern des Jahres 2024 in den EU-Mitgliedstaaten zurückholen wollen. Dabei handelt es sich um eine sogenannte Fallfrist - Anträge, die nicht oder nicht vollständig bis zum Ende der Frist eingelangt sind, werden abgelehnt. Die Anträge sind dabei elektronisch über FinanzOnline einzureichen. Die österreichische Finanzverwaltung prüft den Antrag auf Vollständigkeit und Zulässigkeit und leitet diesen an den zuständigen Mitgliedstaat weiter. Eine Vorlage der Originalbelege (bzw. Kopien davon) ist im elektronischen Verfahren nicht vorgesehen, außer das erstattende Land fordert dies gesondert an. Die einzelnen EU-Mitgliedstaaten können ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 € (bei Kraftstoffrechnungen ab 250 €) die Vorlage von Rechnungskopien verlangen.

Die Bearbeitung des Antrags ist vom Erstattungsstaat grundsätzlich innerhalb von vier Monaten durchzuführen. Bei einer Anforderung von zusätzlichen Informationen verlängert sich dieser Zeitraum auf bis zu acht Monate. Der Erstattungszeitraum muss grundsätzlich mindestens drei Monate und maximal ein Kalenderjahr umfassen - weniger als drei Monate dürfen nur beantragt werden, wenn es sich um den Rest eines Kalenderjahres (z.B. November und Dezember) handelt. Neben dem Erstattungszeitraum sind auch noch davon abhängige Mindesterstattungsbeträge zu beachten. Bei einem Kalenderjahr gelten 50 € und bei drei Monaten 400 € als Mindestbeträge. Wenngleich Frist und Antragsmodus für alle EU-Mitgliedstaaten gleich sind, ist zu beachten, dass regelmäßig von Land zu Land unterschiedliche steuerliche Bestimmungen hinsichtlich Art und Ausmaß der Vorsteuerrückerstattung vorliegen können. Beschränkungen betreffen dabei regelmäßig u.a. Verpflegungs- und Bewirtungsaufwendungen, Repräsentationskosten, PKW-Aufwendungen usw.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die ausländischen Behörden manchmal beglaubigte Übersetzungen von Rechnungen und Verträgen verlangen und deshalb immer die Höhe der zu erstattenden Summe im Auge behalten werden sollte. Schwierigkeiten können auch vereinzelt bei der rechtzeitigen (elektronischen) Zustellung von Ergänzungsersuchen bzw. Bescheiden auftreten.

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Steuertermine für Herabsetzungsanträge und Anspruchsverzinsung

September 2025

Wie jedes Jahr gilt es grundsätzlich, folgende Fristen zum 30. September 2025 bzw. ab 1. Oktober 2025 zu beachten:

Bis spätestens 30. September 2025 können (wie im Gesetz vorgesehen) noch Herabsetzungsanträge für die Vorauszahlungen 2025 für Einkommen- und Körperschaftsteuer beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Wesentliche Bestandteile eines Antrags sind die schlüssige Begründung der gewünschten Herabsetzung der Vorauszahlung sowie eine Prognoserechnung, in der das voraussichtliche Einkommen nachgewiesen werden kann. Um eine Nachzahlung im Zuge der Veranlagung 2025 oder Anspruchszinsen zu vermeiden, sollte die Prognoserechnung jedenfalls realistisch gestaltet sein.

Stichwort Anspruchszinsen: mit 1. Oktober 2025 beginnen für die zu diesem Zeitpunkt noch nicht bescheidmäßig veranlagten ESt- oder KSt-Ansprüche des Veranlagungsjahres 2024 Anspruchszinsen zu laufen. Da der Basiszinssatz aktuell 1,53 % beträgt, beläuft sich der Anspruchszinssatz auf 3,53 %. Bekanntermaßen ist er mit 2 % über dem Basiszinssatz festgesetzt. Die Anspruchsverzinsung gleicht Zinsvorteile bzw. Zinsnachteile aus, welche durch die spätere Bezahlung der Nachforderung bzw. durch das spätere Wirksamwerden der Gutschrift in Abhängigkeit von dem Zeitpunkt der Steuerfestsetzung entstehen.

Der Problematik der Nachforderungszinsen (negative Anspruchsverzinsung) kann regelmäßig dadurch entgangen werden, indem vor dem 1. Oktober (2025) eine Anzahlung an das Finanzamt in Höhe der erwarteten Nachzahlung geleistet wird. Wurde dies bislang verabsäumt, so tritt trotzdem keine Belastung ein, solange die Nachforderungszinsen 50 € nicht übersteigen. Im Übrigen können Anspruchszinsen maximal für einen Zeitraum von 48 Monaten festgesetzt werden - Relevanz hat dies z.B., wenn ein mehrjähriges Beschwerdeverfahren verloren geht. Zwecks Vermeidung von Anspruchszinsen ist es unter Umständen ratsam, noch vor Ablauf des vor allem von der erwarteten Nachforderung abhängigen "zinsenfreien Zeitraums" eine entsprechende Zahlung an das Finanzamt zu leisten (Bezeichnung "E 1-12/2024" bzw. "K 1-12/2024"). Dennoch anfallende Anspruchszinsen sind steuerlich nicht abzugsfähig. Anspruchszinsen können auch Gutschriftszinsen sein, welche nicht steuerpflichtig sind. Schließlich ist noch zu beachten, dass durch (zu) hohe Vorauszahlungen keine Zinsen lukriert werden können, da Guthaben wie Rückstände auf dem Abgabenkonto von der Verzinsung ausgenommen sind.

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Voraussichtliche Tarifstufen in der Einkommensteuer ab 2026

September 2025

Durch die Abschaffung der "kalten Progression" wird die jährliche aufgrund der Inflation entstehende Mehrbelastung abgegolten. Dies äußert sich dadurch, dass die wesentlichen Tarifelemente und Absetzbeträge automatisch im Ausmaß von zwei Dritteln der Inflationsrate angepasst werden. Das verbleibende Drittel wird aufgrund der Budgetsanierung derzeit ausgelassen. Beim Spitzensteuersatz von 55 % erfolgt keine inflationsbedingte Anpassung.

Durch die automatische Inflationsanpassung der für die Anwendung der 1. bis 5. Tarifstufe maßgebenden Grenzbeträge ergeben sich voraussichtlich nachfolgende Werte in der Einkommensteuer ab 2026.

Grundlage für die Tarifänderung ist die rollierende Inflation von Juli 2024 bis Juni 2025, die laut Schnellschätzung 2,63 % beträgt. 2/3 davon ergeben eine Anhebung von 1,75 %. Die finale Entscheidung seitens der Bundesregierung bzw. des BMF bleibt abzuwarten.

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Trinkgeldregelung - Neuerungen in der Sozialversicherung

September 2025

Neben der in der Öffentlichkeit regelmäßig diskutierten steuerlichen Behandlung von Trinkgeldern - Trinkgelder sind und bleiben weiterhin steuerfrei (Klarstellungen sind geplant) - ist auch die sozialversicherungsrechtliche Behandlung zu berücksichtigen. Ein Ende Juli eingebrachter Ministerialentwurf sieht hierbei Vereinfachungen vor. Die finale Gesetzwerdung bleibt abzuwarten.

Trinkgelder sind in der gesetzlichen Sozialversicherung bei der Beitragsbemessung grundsätzlich als beitragspflichtiges Entgelt zu berücksichtigen. Wie bereits in der Vergangenheit können im Sinne der Verwaltungsvereinfachung Pauschalbeträge für Trinkgelder festgelegt und für die Bemessung der Beiträge in der Sozialversicherung herangezogen werden. Neu ist nunmehr eine bundesweite Vereinheitlichung für einzelne Erwerbszweige - die Pauschalbeträge sollen überdies schrittweise angehoben werden. Betroffen sind Dienstnehmer, die üblicherweise Trinkgelder erhalten sowie jene, die innerbetrieblich an Trinkgeldern beteiligt sind, etwa durch Tronc-Systeme. Die Trinkgeldpauschalierung betrifft hingegen nicht Dienstnehmer in Betrieben, in denen typischerweise kein Trinkgeld gegeben wird (z.B. in Altersheimen).

Die künftig festgesetzten Pauschalbeträge sind Maximalbeträge, weshalb keine nachträglichen Beitragsvorschreibungen in der Sozialversicherung anfallen können, sofern die tatsächliche Trinkgeldsumme höher ausfällt. Umgekehrt können die tatsächlich angefallenen Trinkgelder als Bemessungsgrundlage herangezogen werden, sofern sie nachweislich unter dem Pauschalbetrag liegen.

Für den Hotel- und Gastgewerbebereich, in dem Trinkgelder eine besonders bedeutende Rolle für die Mitarbeiter spielen, ist nachfolgende Staffelung des monatlichen Trinkgeldpauschales (in der Sozialversicherung) vorgesehen.

Eine dazu passende arbeitsrechtliche Änderung sieht mehr Transparenz vor, indem Arbeitnehmer, welche an einem Trinkgeld-Verteilsystem beteiligt sind, am Beginn des Arbeitsverhältnisses über den Aufteilungsschlüssel zu informieren sind. Auf Anfrage sollen Arbeitnehmer auch Auskunft über bargeldlos eingenommene Trinkgelder erhalten, sofern die Trinkgelder nicht ohnedies am selben Abend oder zeitnah verteilt werden.

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Kein Sachbezug für Abstell- und Garagenplätze bei vorhandenem "Parkpickerl"

September 2025

Das BFG hatte sich (GZ RV/7103968/2024 vom 27. Mai 2025) mit der Frage auseinanderzusetzen, ob die unentgeltliche Zurverfügungstellung eines Abstell- bzw. Garagenplatzes durch den Arbeitgeber in einem Bereich, in dem ein so genanntes "Parkpickerl" benötigt wird, auch dann einen steuerpflichtigen Sachbezug darstellt, wenn der Arbeitnehmer bereits über ein gültiges Parkpickerl (für besagten Bezirk) verfügt.

Ausgangspunkt war, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern am Betriebsstandort in einer parkraumbewirtschafteten Zone während der Arbeitszeit kostenlos Abstellplätze für KFZ zur Verfügung gestellt hatte (mit grundsätzlich freier Platzwahl). Die Nutzung dieser kostenlosen Abstellplätze führt praktisch betrachtet zum Wegfall der zeitweise mühsamen Parkplatzsuche und teilweise auch zur Ersparnis der Parkgebühr für das Abstellen des KFZ während der Arbeitszeit in einer ansonsten parkraumbewirtschafteten Zone. Die Sachbezugswerteverordnung sieht in § 4a vor, dass bei Arbeitnehmern ein Sachbezug von 14,53 € monatlich anzusetzen ist, wenn die Möglichkeit besteht, das für Fahrten von zuhause zum Arbeitsplatz genutzte KFZ (dies gilt auch für arbeitgebereigene Fahrzeuge) während der Arbeitszeit in Bereichen, die einer (gebührenpflichtigen) Parkraumbewirtschaftung unterliegen, auf einem Abstell- oder Garagenplatz des Arbeitgebers zu parken.

Das BFG setzte sich in seiner Entscheidungsfindung genauer mit der Definition eines geldwerten Vorteils für den Steuerpflichtigen auseinander. Geldwerte Vorteile für Arbeitnehmer können beispielsweise in Form der verbilligten oder kostenlosen Überlassung von Wohnung, Heizung, Beleuchtung, Kleidung, Kost, Waren, KFZ zur Privatnutzung sowie als andere Sachbezüge erfolgen. Demnach sind nicht nur Sachbezüge geldwerte Vorteile, sondern alle Vorteile mit Geldeswert, welche dem Steuerpflichtigen (im Rahmen der außerbetrieblichen Einkünfte) an Stelle von Geld zukommen.

Das BFG betonte, dass dem Arbeitnehmer aus der kostenlosen Nutzung des arbeitgebereigenen Abstell- oder Garagenplatzes bei Ansatz eines steuerpflichtigen Sachbezugs ein vermögenswerter Vorteil entstehen muss, weil er ansonsten anfallende Abstellkosten nicht zu tragen hat. Anders ausgedrückt, liegt der geldwerte Vorteil in der (kostenlosen) Gewährung eines Abstell- bzw. Garagenplatzes ausschließlich darin, dass sich der Arbeitnehmer die in einer parkraumbewirtschafteten Zone anfallenden Abstellkosten erspart. Bloß ideelle Vorteile wie keine mühsame Parkplatzsuche oder ein kürzerer Arbeitsweg sind hingegen unbeachtlich. Der Inhaber eines Parkpickerls für den entsprechenden Bezirk erspart sich keine derartigen Abstellkosten, weil er für diese ohnehin mit dem Erwerb des Parkpickerls bereits aufgekommen ist. Folglich ergibt sich für ihn durch die kostenlose Benutzung des betriebseigenen Abstell- oder Garagenplatzes auch kein geldwerter Vorteil. Daher kam das BFG zum Ergebnis, dass bei Vorhandensein eines Parkpickerls beim Dienstnehmer kein steuerpflichtiger Sachbezug für die Bereitstellung eines Abstell- oder Garagenplatzes durch den Arbeitgeber anzusetzen ist.

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