Betriebsausgaben

Januar 2024

Wie definiert das Gesetz den Begriff Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie sind dem Finanzamt auf dessen Verlangen durch Belege nachzuweisen. Das Finanzamt kann auch die Nennung des Empfängers verlangen. Abgesehen von bestimmten Luxusaufwendungen dürfen die Finanzbehörden die Angemessenheit von Betriebsausgaben nicht prüfen. Auch die Notwendigkeit oder Wirtschaftlichkeit wird grundsätzlich nicht geprüft.

Betriebsausgaben stehen bei den betrieblichen Einkunftsarten zu, diese sind:

• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb

Untenstehend finden Sie eine beispielhafte Aufzählung der wichtigsten Betriebsausgaben, wobei auch damit in Zusammenhang stehende Prämien und Förderungen behandelt werden:

Abfertigungsbeiträge
Abfindungszahlung an einen lästigen Gesellschafter
Absetzung für Abnutzung (AfA)
Aktentasche
Angehörige
Antiquitäten
Anzahlungen
Arbeitskleidung
Arbeitslosenversicherung
Arbeitszimmer
Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten
Basispauschalierung
Beratungskosten (z.B.: Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater)
Berufsgruppenpauschalierung (§ 17 Abs 4 EStG)
Bestechungsgelder
Bewirtungsspesen
Bildungsfreibetrag
Bildungsprämie
Bürgschaft
Computer
Damnum oder Disagio
Darlehenszinsen
Diäten
Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten
Eintreibungskosten
Fachliteratur
Fahrtkosten des Unternehmers
Firmen- bzw. Praxiswert
Forschungsprämien
Freiwilliger Sozialaufwand für die Belegschaft
Gebäude
Geldbeschaffungskosten
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Geschenke an Kunden / Klienten und Geschäftsfreunde
Gewinnfreibetrag (für die Veranlagungsjahre 2013 bis 2016)
Gründungskosten
Incentive-Reisen
Ingangsetzungskosten
Internet
Kammerbeiträge
KFZ
Kilometergeld
Lehrlingsförderung
Prozesskosten
Reisekosten des Unternehmers
Schadenersatzleistungen
Selbstständigenvorsorge
Sozialversicherungsbeiträge des Unternehmers
Spenden
Sponsoring
Steuerberatungskosten
Steuern
Strafen
Studiengebühren
Studienreisen
Telefon, Fax
Teppiche und Tapisserien
Trinkgelder
Versicherungen
Vorauszahlungen
Zeitungen, Zeitschriften
Zuwendungen an Privatstiftungen

Abfertigungsbeiträge:

Die Abfertigung an einen Dienstnehmer bzw. die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse in Höhe von 1,53% des Entgelts sind Lohnaufwand und somit Betriebsausgaben.

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Abfindungszahlung an einen lästigen Gesellschafter:

Ein lästiger Gesellschafter schädigt durch sein Verhalten das Unternehmen, sodass es im betrieblichen Interesse liegt, ihn zu entfernen. Er muss ein tatsächliches gesellschaftsschädigendes Verhalten vor dem Ausscheiden gesetzt haben. Eine Abfindung an diesen Gesellschafter kann Betriebsausgabe sein, wenn sie den Wert seines Kapitalkontos und die Beteiligung an den stillen Reserven und am Firmenwert übersteigt (Überzahlung zur Abwehr einer Störung des Betriebes). Bei einer Kapitalgesellschaft liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Erwirbt die Kapitalgesellschaft den Anteil des ausscheidenden Gesellschafters ist ein Fremdvergleich anzustellen.

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Absetzung für Abnutzung (AfA):

Die AfA ist die Abschreibung der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens verteilt auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Sie ist verpflichtend durchzuführen. Wird das Wirtschaftsgut nach Inbetriebnahme weniger als sechs Monate genutzt, ist die Hälfte des Jahresbetrages abzuschreiben (Halbjahres-AfA). Steuerrechtlich ist nur eine lineare AfA zulässig, d.h. eine gleichmäßige Verteilung auf die Nutzungsdauer. Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung sind zulässig.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (s.u.) können sofort und zur Gänze abgesetzt werden.

Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen eine Anlagekartei führen. Im Fall einer Basispauschalierung nach § 17 Abs. 1 EStG (s.u.) ist die Geltendmachung der AfA nicht zulässig.

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist zu schätzen, es sei denn es besteht eine gesetzlich geregelte Nutzungsdauer:

• Gebäude (ohne Nachweis der tatsächlichen Nutzungsdauer) sind mit bis 2,5% p.a. abzuschreiben. Bei für Wohnzwecke überlassenen Gebäuden beträgt die jährliche AfA ohne Nachweis der Nutzungsdauer bis zu 1,5%.
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten für denkmalgeschützte Gebäude können u.U. auf zehn Jahre verteilt abgesetzt werden.
• PKW und Kombinationskraftwagen:
  mindestens 8 Jahre; ausgenommen Fahrschulkraftfahrzeuge und KFZ, die zu mindestens 80% der gewerblichen Personenbeförderung dienen; bei Gebrauchtwagen beträgt die Gesamtnutzungsdauer mindestens 8 Jahre.
• Firmenwert:
  15 Jahre (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb)
• Praxiswert (Firmenwert bei freien Berufen):
  ist gesetzlich nicht geregelt, muss daher ermittelt werden: zwischen 3 und 15 Jahren möglich;

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Aktentasche:

siehe Artikel Werbungskosten Aktentasche

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Angehörige:

Verträge zwischen nahen Angehörigen werden steuerlich nur anerkannt, wenn

• sie nach außen ausreichend zum Ausdruck kommen,
• einen eindeutigen, klaren und jeden Zweifel ausschließenden Inhalt haben und
• auch zwischen Fremden unter den gleichen Bedingungen abgeschlossen worden wären (Fremdvergleich).

Es empfiehlt sich daher, einen schriftlichen Vertrag mit den wechselseitigen Leistungsverpflichtungen abzuschließen.

Nahe Angehörige sind alle Personen, die zueinander in einem besonderen Naheverhältnis stehen, wie zum Beispiel:
(ehemalige) Ehegatten, Verwandte, Verschwägerte, Wahl- und Pflegeeltern bzw. Wahl- und Pflegekinder, Lebensgefährten und deren Kinder und Enkel, eingetragene Partner; Angehörigen gleichgesetzt ist z.B. auch der Gesellschafter-Geschäftsführer im Verhältnis zur GmbH;

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Antiquitäten:

Antiquitäten sind Gegenstände, die älter als 150 Jahre sind oder aus einer bestimmten Stilepoche stammen. Um abzugsfähig zu sein muss die Antiquität betrieblich genutzt werden (z.B. als Schreibtisch). Bei Anschaffungskosten bis 7.300 € unterbleibt die Angemessenheitsprüfung der Höhe nach. Eine Absetzung für Abnutzung (s.o.) kommt nicht in Betracht.

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Anzahlungen:

Beim Einnahmen-Ausgaben-Rechner gilt das Abflussprinzip, d.h. Anzahlungen werden im Zeitpunkt der Bezahlung gewinnwirksam und gelten ab diesem Zeitpunkt als Betriebsausgaben. Das abnutzbare Anlagevermögen betreffende Anzahlungen sind im Weg der Absetzung für Abnutzung (s.o.) zu berücksichtigen.

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Arbeitskleidung:

Aufwendungen für Arbeitskleidung sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn es sich um Berufskleidung handelt, die mit allgemein erkennbarem, eine private Nutzung praktisch ausschließendem Uniformcharakter ausgestattet ist. Daher sind Ausgaben für bürgerliche Kleidung (z.B. Anzüge) nicht absetzbar, und zwar selbst dann nicht, wenn die Kleidung ausschließlich bei der Berufsausübung getragen wird. Reinigungskosten für absetzbare Arbeitskleidung können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

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Arbeitslosenversicherung:

Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung für Selbstständige sind abzugsfähig.

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Arbeitszimmer:

Aufwendungen und Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sowie dessen Einrichtung gehören grundsätzlich zu den nicht abzugsfähigen Aufwendungen und Ausgaben. Bildet das Arbeitszimmer hingegen den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit, sind die darauf entfallenden Aufwendungen und Ausgaben einschließlich der Kosten seiner Einrichtung als Betriebsausgaben abzugsfähig. Ein Arbeitszimmer liegt im Wohnungsverband, wenn es über keinen vom Eingang des Wohnhauses getrennten Zugang verfügt. Zusätzlich wird gefordert, dass das Arbeitszimmer nach der Art der Tätigkeit notwendig ist.

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Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten:

siehe Artikel Werbungskosten Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Basispauschalierung:

• 17 Abs. 1 EStG erlaubt eine pauschale Ermittlung der Betriebsausgaben für Einnahmen-Ausgaben-Rechner, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder aus Gewerbebetrieb beziehen. Weitere Voraussetzung ist, dass die Umsätze im vorangegangenen Wirtschaftsjahr 220.000 € nicht übersteigen.

Der Durchschnittssatz beträgt entweder

• 6%, höchstens 13.200 €, bei freiberuflichen oder gewerblichen Einkünften aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung, Einkünften aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit sowie aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit,
• sonst 12%, höchstens jedoch 26.400 €

der Umsätze.

Zusätzlich zur Pauschale dürfen folgende Betriebsausgaben abgesetzt werden:

• Wareneinkäufe,
• Löhne und Lohnnebenkosten einschließlich Fremdlöhne und
• Sozialversicherungsbeiträge

Aus der Steuererklärung muss hervorgehen, dass der Steuerpflichtige von der Pauschalierung Gebrauch macht.

Neben der Basispauschalierung gibt es Durchschnittssätze für bestimmte Berufsgruppen (s.u.: Berufsgruppenpauschalierung).

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Beratungskosten (z.B.: Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater):

Im Fall der betrieblichen Veranlassung handelt es sich um Betriebsausgaben.

Steuerberatungskosten können auch Sonderausgaben darstellen.

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Berufsgruppenpauschalierung (§ 17 Abs 4 EStG):

Durch Verordnung des Bundesministers für Finanzen wurden für bestimmte Berufsgruppen Durchschnittssätze zur Gewinnermittlung festgelegt. Voraussetzung ist, dass keine Buchführungspflicht (doppelte Buchhaltung) besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.

Derartige Pauschalierungsverordnungen bestehen zum Beispiel im Bereich der Land- und Forstwirtschaft, für Künstler, Handelsvertreter und bestimmte Gewerbetreibende.

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Bestechungsgelder:

Geld- und Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist, sind nicht abzugsfähig.

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Bewirtungsspesen:

Grundsätzlich gehören Bewirtungsspesen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden zu den Repräsentationsaufwendungen und sind somit nicht abzugsfähig. Derartige Aufwendungen oder Ausgaben können unter der Voraussetzung, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt, zur Hälfte abgezogen werden. Dies muss der Steuerpflichtige nachweisen. Der Begriff der Werbung ist nicht eindeutig definiert, im Wesentlichen muss eine Produkt- bzw. Leistungsinformation geboten werden.

Auch Beherbergungskosten zählen zu den Bewirtungsspesen.

Bewirtungsspesen können zur Gänze abgesetzt werden, wenn die Bewirtung zum Inhalt der Leistung gehört, Entgeltcharakter hat (z.B. im Rahmen einer Incentive-Reise) oder keine Repräsentationskomponente aufweist (z.B. Bewirtung im Rahmen von Event-Marketing).

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Bildungsfreibetrag:

Der Bildungsfreibetrag kann letztmalig im Rahmen der Veranlagung 2015 geltend gemacht werden!

• Externe Bildungseinrichtungen
  Für die Aus- und Fortbildung von Arbeitnehmern kann ein Bildungsfreibetrag in Höhe von bis zu 20% der Aufwendungen geltend gemacht werden. Die Aufwendungen müssen unmittelbar Aus- und Fortbildungsmaßnahmen betreffen, die im betrieblichen Interesse für Arbeitnehmer getätigt werden.
• Innerbetriebliche Bildungseinrichtungen
  Auch hier gibt es einen Freibetrag von bis zu 20% der Aufwendungen für die Aus- und Fortbildung von Arbeitnehmern. Die Aufwendungen müssen wiederum unmittelbar Aus- und Fortbildungsmaßnahmen betreffen, die im betrieblichen Interesse für Arbeitnehmer getätigt werden. Ferner muss es sich um innerbetriebliche Fortbildungseinrichtungen handeln, welche einem Teilbetrieb vergleichbar sind. Sie dürfen die Fortbildungsmaßnahmen Dritten gegenüber nicht anbieten, es sei denn es handelt sich bei den Dritten um konzerninterne Unternehmen, und die Tätigkeit dieser Teilbetriebe muss in der Erbringung solcher Leistungen für die eigenen Arbeitnehmer des Unternehmens bestehen. In den internen Richtlinien muss außerdem vorgesehen sein, dass an den Aus- und Fortbildungsmaßnahmen auch Personen teilnehmen können, die unmittelbar vor Bezug des Kinderbetreuungsgeldes Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen waren. Die Aufwendungen je Aus- und Fortbildungsmaßnahme dürfen - unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer - 2.000 € pro Kalendertag nicht übersteigen.

Im Fall einer Pauschalierung steht der Bildungsfreibetrag nicht zu.

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Bildungsprämie:

Die Bildungsprämie kann letztmalig im Rahmen der Veranlagung 2015 geltend gemacht werden!

Die Prämie beträgt 6% der Aufwendungen. Sie kann alternativ zum Bildungsfreibetrag für externe Bildungseinrichtungen geltend gemacht werden. Für innerbetriebliche Aus- und Fortbildung und im Fall einer Pauschalierung steht sie nicht zu. Die jeweiligen Prämien sind nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, spätestens bis zum Eintritt der Rechtskraft des betreffenden Einkommensteuer-, Körperschaftssteuer- oder Feststellungsbescheides geltend zu machen. Es handelt sich um eine Steuergutschrift.

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Bürgschaft:

Ist die Übernahme einer Bürgschaft betrieblich veranlasst kann es sich um Betriebsausgaben handeln. Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer stellt die Bürgschaft für die Gesellschaft in der Regel eine Einlage dar.

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Computer:

siehe Artikel Werbungskosten Computer“

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Damnum oder Disagio:

Ein Damnum ist die Differenz zwischen dem Rückzahlungsbetrag einer Verbindlichkeit und dem Verfügungsbetrag. Es ist auf die Laufzeit der Verbindlichkeit zu verteilen (siehe auch unten: Geldbeschaffungskosten).

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Darlehenszinsen:

Darlehenszinsen sind abzugsfähig, wenn das Darlehen betrieblichen Zwecken dient. Ist das Darlehen von vornherein durch betriebliche und private Zwecke veranlasst, zählt nur der für betriebliche Zwecke aufgewendete Teil zu den Betriebsausgaben (Aliquotierung).

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Diäten:

(s. Artikel: Werbungskosten Reisekosten)

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Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten:

siehe Artikel Werbungskosten Doppelte Haushaltsführung“

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Eintreibungskosten

Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Eintreibung von betrieblichen Forderungen stehen, sind Betriebsausgaben.

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Fachliteratur

siehe Artikel Werbungskosten Fachliteratur“

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Fahrtkosten des Unternehmers:

Fahrtkosten sind in ihrer tatsächlich angefallenen Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Kilometergeld steht bei betrieblichen Fahrten mit dem privaten KFZ zu (s. u: Kilometergeld).

Das Verkehrsmittel ist frei wählbar. Auch Fahrtkosten in der Ersten Klasse/Business Class sind in voller Höhe abzugsfähig. Bei Netzkarten ist der Privatanteil auszuscheiden.

Fahrtkosten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind ebenfalls absetzbar, es sei denn der Wohnsitz befände sich aus persönlichen Gründen in einer unüblichen Entfernung zur Betriebsstätte (Richtwert: ca. 120 km).

Unterscheiden Sie Fahrtkosten von Reisekosten (s.u.)!

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Firmen- bzw. Praxiswert

s.o. Absetzung für Abnutzung

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Forschungsprämien:

Die Forschungsförderung wurde mit 1.1.2016 von 10% auf 12% erhöht.

Für Wirtschaftsjahre ab 1.1.2016 können folgende Prämien geltend gemacht werden:

• Eigenbetriebliche Forschung in einem inländischen Betrieb/einer inländischen Betriebsstätte
  Es besteht keine Betragsgrenze wie bei der Auftragsforschung. Die Geltendmachung der Forschungsprämie ist an ein Gutachten der Forschungsförderungsgesellschaft mbH (FFG) geknüpft.
• Auftragsforschung, die von einem inländischen Betrieb/einer inländischen Betriebsstätte in Auftrag gegeben wurde
  Das beauftragte Unternehmen bzw. die beauftragte Einrichtung muss u.a. seinen / ihren Sitz innerhalb der EU bzw. des EWR haben und mit Forschungsaufgaben befasst sein. Die Höhe der Aufwendungen, für die eine Forschungsprämie geltend gemacht werden kann, ist mit 1.000.000 € pro Wirtschaftsjahr begrenzt.

Die Höhe beider Prämien beträgt 12% der Aufwendungen.

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Freiwilliger Sozialaufwand für die Belegschaft:

Freiwilliger Sozialaufwand (z.B. ein Betriebsausflug), insbesondere auch Geschenke an Arbeitnehmer, sind Betriebsausgaben.

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Gebäude:

s.o. Absetzung für Abnutzung

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Geldbeschaffungskosten:

Geldbeschaffungskosten, darunter fallen insbesondere diverse Gebühren, sind steuerrechtlich gemeinsam mit einem Damnum (s.o.) zu aktivieren und auf die Laufzeit des Kredites zu verteilen, wenn sie mit diesem in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Das gilt auch für Einnahmen-Ausgaben-Rechner, wenn nur Geldbeschaffungskosten anfallen.

Es besteht eine Freigrenze von 900 €, sofern kein aktivierungspflichtiges Damnum entstanden ist.

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Geringwertige Wirtschaftsgüter:

Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 1.000 € nicht übersteigen, können sofort abgesetzt werden (s.o. Absetzung für Abnutzung). Wirtschaftsgüter, die eine Einheit bilden, dürfen nicht in geringwertige Wirtschaftsgüter gesplittet werden.

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Geschenke an Kunden/Klienten und Geschäftsfreunde:

Gelegenheitsgeschenke an Kunden bzw. Geschäftsfreunde zählen grundsätzlich zu den nicht abzugsfähigen Aufwendungen. Ausnahmsweise können Betriebsausgaben vorliegen, sofern die Geschenkgewährung überwiegend Entgeltcharakter hat oder der Werbung dient und die berufliche Veranlassung erheblich überwiegt. Dies ist vom Steuerpflichtigen nachzuweisen.

Kleinere Sachgeschenke zu bestimmten Anlässen (z.B. Weihnachten) bei bereits bestehender Geschäftsverbindung sind in der Regel nicht abzugsfähig.

Geschenke an Arbeitnehmer zählen zum freiwilligen Sozialaufwand (s.o.).

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Gewinnfreibetrag (Freibetrag für investierte Gewinne):

Der Gewinnfreibetrag kann von natürlichen Personen bei der Gewinnermittlung eines Betriebes gewinnmindernd geltend gemacht werden. Bemessungsgrundlage ist der Gewinn. Der Freibetrag ist bei Veranlagungen für die Jahre 2013 bis 2016 gestuft wie folgt: Für die ersten 175.000 € beträgt der Freibetrag 13%, für die nächsten 175.000 € 7% und für die nächsten 230.000 € 4,5%. Somit können pro Veranlagungsjahr maximal 45.350 € geltend gemacht werden. Der Grundfreibetrag von 3.900 € steht ohne tatsächliche Investition zu. Übersteigt der Gewinn 30.000 €, kann der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden. Dieser muss durch Anschaffungs- oder Herstellungskosten begünstigter Wirtschaftsgüter gedeckt sein. Die Absetzung für Abnutzung (s.o.) wird dadurch nicht berührt.

Begünstigte Wirtschaftsgüter sind:

• Abnutzbare körperliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einer Nutzungsdauer von mindestens vier Jahren, die inländischen Betrieben/Betriebsstätten zuzurechnen sind
• Wohnbauanleihen, die dem Anlagevermögen eines inländischen Betriebes oder einer inländischen Betriebsstätte ab dem Anschaffungszeitpunkt mindestens vier Jahre gewidmet werden

Für folgende Wirtschaftsgüter kann ein Gewinnfreibetrag nicht gewährt werden:

• PKW und Kombi, ausgenommen Fahrschulkraftfahrzeuge und KFZ, die zu mindestens 80% der gewerblichen Personenförderung dienen
• Luftfahrzeuge
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (s.o.)
• Gebrauchte Wirtschaftsgüter
• Wirtschaftsgüter, die von einem Unternehmen erworben werden, das unter beherrschendem Einfluss des Steuerpflichtigen steht
• Wirtschaftsgüter, für die eine Forschungsprämie in Anspruch genommen wird

Im Fall einer Pauschalierung steht nur der Grundfreibetrag zu.

Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag ist in der Steuererklärung geltend zu machen. Die jeweiligen Wirtschaftsgüter sind in einem Verzeichnis auszuweisen.

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Gründungskosten:

Bei Kapitalgesellschaften ist die Abzugsfähigkeit von Gründungskosten mit den sich aus dem Gesellschaftsvertrag ergebenden Pflichten begrenzt.

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Incentive-Reisen:

Reisen, die Geschäftspartnern als Belohnung oder Motivation gewährt werden, können in der Regel als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

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Ingangsetzungskosten:

Ingangsetzungskosten sind Ausgaben, die mit dem Aufbau einer Betriebsorganisation zusammenhängen. Sie dürfen nicht aktiviert werden und sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.

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Internet:

Bei Internetkosten im Arbeitszimmer der Privatwohnung nimmt die Rechtsprechung eine teilweise private Nutzung an. Eine ausschließlich betriebliche Nutzung müsste durch entsprechende Aufzeichnungen nachgewiesen werden. Ist eine exakte Aufteilung in privaten und betrieblichen Anteil nicht möglich, ist der Privatanteil zu schätzen.

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Kammerbeiträge:

Pflichtbeiträge an Kammern sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.

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KFZ:

• überwiegend betrieblich genutztes KFZ:
  Aufwendungen für das KFZ stellen Betriebsausgaben dar. Ein etwaiger Privatanteil ist auszuscheiden.
• überwiegend privat genutztes KFZ:
  Das KFZ gehört zum Privatvermögen. Als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können entweder das Kilometergeld (s.u.) oder die tatsächlichen Aufwendungen.

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Kilometergeld:

• Betriebliches KFZ:
  Die Kosten sind in der tatsächlichen Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Ansatz von Kilometergeld ist nicht möglich.
• Privates KFZ:
  Bei betrieblichen Fahrten mit dem privaten KFZ (des Steuerpflichtigen) kann wahlweise Kilometergeld angesetzt werden oder die tatsächlichen Kosten. Das amtliche Kilometergeld beinhaltet zusätzlich zu Treibstoffkosten die meisten KFZ-Aufwendungen wie zum Beispiel Vignette, Versicherungen und Winterreifen. Kilometergeld gebührt bis zu einer maximalen jährlichen Fahrtleistung von 30.000 km.

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Lehrlingsförderung:

Nachfolgend ein Überblick über die vielfältigen Lehrlingsförderungen. Detaillierte Informationen sind unter www.lehrefoerdern.at abrufbar.

• Basisförderung
  Die Basisförderung wird pro Lehrling auf Antrag im Nachhinein gewährt. Die Höhe der Förderung beträgt:
• für das 1. Lehrjahr: 3 kollektivvertragliche Bruttolehrlingsentschädigungen
• für das 2. Lehrjahr: 2 kollektivvertragliche Bruttolehrlingsentschädigungen
• für das 3. Bzw. 4. Lehrjahr: je 1 kollektivvertragliche Bruttolehrlingsentschädigung

Bei halben Lehrjahren, Lehrzeitanrechnungen und Lehrzeitverkürzungen wird die Basisförderung aliquot berechnet.

• Förderung von Unternehmen, welche einen Lehrling aus der Überbetrieblichen Lehrlingsausbildung (ÜBA) übernehmen
• Maßnahmen für Lehrlinge mit Lernschwierigkeiten
• Weiterbildung der Ausbilder
• Förderbeitrag von 200 € bzw. 250 € für gute und ausgezeichnete Lehrabschlussprüfungen
• Gleichmäßiger Zugang von jungen Frauen und Männern zu den verschiedenen Lehrberufen
• Förderung von Vorbereitungskursen auf die Lehrabschlussprüfung
• Kostenfreier Antritt zur Lehrabschlussprüfung nach einer negativen Prüfung
• AMS-Förderungen für die Lehrausbildung von
• Mädchen in Berufen mit geringem Frauenanteil
• Jugendlichen, die am Arbeitsmarkt benachteiligt sind
• TeilnehmerInnen an einer integrativen Berufsausbildung
• Erwachsenen (über 18-jährigen), deren Beschäftigungsproblem aufgrund von Qualifikationsmängeln durch eine Lehrausbildung gelöst werden kann
• Begünstigt behinderte Personen

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Prozesskosten:

Liegt der Gegenstand eines Zivilprozesses in der betrieblichen Sphäre, sind die Kosten grundsätzlich abzugsfähig. Das gilt auch für Kosten eines Verwaltungsverfahrens.

Prozesskosten für ein gerichtliches oder verwaltungsrechtliches Strafverfahren sind nur bei (teilweisem) Freispruch oder Einstellung des Verfahrens wegen eines Strafaufhebungsgrundes abzugsfähig.

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Reisekosten des Unternehmers:

siehe Artikel: Werbungskosten Reisekosten“

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Schadenersatzleistungen:

Sind die Leistungen der betrieblichen Sphäre zuzurechnen, liegen Betriebsausgaben vor. Resultiert der Schaden aus vorsätzlichem rechtswidrigem Verhalten des Betriebsinhabers ist keine Abzugsfähigkeit gegeben.

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Selbstständigenvorsorge:

Pflichtbeiträge an eine Vorsorgekassa sind abzugsfähig. Das gilt auch für Selbstständige, die vom Opting-In Gebrauch machen.

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Sozialversicherungsbeiträge des Unternehmers

Beiträge zu gesetzlichen Pflichtversicherungen sind jedenfalls Betriebsausgaben.

Versicherungsprämien für freiwillige Personenversicherungen sind Sonderausgaben.

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Spenden:

Spenden aus dem Betriebsvermögen sind unter folgenden Voraussetzungen abzugsfähig:

• Spenden an im Gesetz genannte Einrichtungen wie zum Beispiel Universitäten mit Sitz in der EU oder anderen Staaten, mit denen umfassende Amtshilfe besteht, die Österreichische Nationalbibliothek, Museen oder auch freiwillige Feuerwehren.
• Bestimmte mit Bescheid als spendenbegünstigt festgestellte Einrichtungen. Für diese Einrichtungen veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen Listen auf seiner Homepage. Seit 1.1.2012 finden sich darunter auch Organisationen für Natur- und Tierschutz.

Absetzbar sind Geld- und Sachspenden, welche 10% des Gewinnes des letzten Wirtschaftsjahres - vor Berücksichtigung eines Gewinnfreibetrages - nicht übersteigen.

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Sponsoring:

Beim Sponsoring wendet ein Unternehmer Geld oder Sachleistungen einer bestimmten Person bzw. Personengruppe zu, um im Gegenzug eine Werbeleistung zu erhalten.

Sponsoring ist nur abzugsfähig, wenn es nahezu ausschließlich auf betrieblichen Erwägungen basiert, der Sponsor eine angemessene Gegenleistung erhält und eine breite öffentliche Werbewirkung erzielt wird.

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Steuerberatungskosten:

s.o.: Beratungskosten

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Steuern:

Durch den Betrieb veranlasste Steuern sind abzugsfähig (z.B. KFZ-Steuer). Personensteuern (z.B. Einkommensteuer) sind nicht abzugsfähig. Bei Verspätungs- und Säumniszuschlägen kommt es darauf an, ob die zugrundeliegende Steuerschuld eine Personen- oder Betriebssteuer ist.

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Strafen:

Seit 2.8.2011 sind Strafen und Geldbußen, die von Gerichten, Verwaltungsbehörden oder den Organen der EU verhängt werden, ausdrücklich nicht mehr abzugsfähig.

Strafen, die der Arbeitgeber für das rechtswidrige Verhalten eines Arbeitnehmers zahlt, können Betriebsausgaben darstellen.

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Studiengebühren:

siehe Artikel Werbungskosten Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Studienreisen:

siehe Artikel Werbungskosten Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Telefon, Fax:

Bei Kosten für ein Telefon in der Wohnung, von dem aus auch betriebliche Gespräche geführt werden, nimmt die Finanzverwaltung einen Privatanteil an. Bei Fehlen von genauen Aufzeichnungen über die betrieblichen Gespräche wird der Privatanteil geschätzt.

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Teppiche und Tapisserien:

Aufwendungen für Tapisserien und handgeknüpfte Teppiche können Betriebsausgaben darstellen, sofern sie betrieblich genutzt werden. Befinden sie sich in einem Arbeitszimmer, geht die Finanzverwaltung von einem überwiegenden privaten Interesse aus, sodass eine Abzugsfähigkeit nicht gegeben ist. Die Anschaffungskosten dürfen 730 € pro Quadratmeter nicht übersteigen (Angemessenheitsprüfung). Keiner Angemessenheitsprüfung unterliegen diese Wirtschaftsgüter, wenn sie Leistungsinhalt sind (z.B. in einem Hotel). Eine Absetzung für Abnutzung (s.o.) kommt nur bei technischer Abnutzung in Betracht.

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Trinkgelder:

Bei betrieblicher Veranlassung sind Trinkgelder abzugsfähig. Beachten Sie, dass gegebenenfalls Belege mit Datum, Betrag und Empfänger vorzulegen sind.

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Versicherungen:

• Personenversicherung:
  Beiträge zu Pflichtversicherungen s.o. Selbstständigenvorsorge und Sozialversicherungsbeiträge des Unternehmers
  Prämien für freiwillige Personenversicherungen sind in der Regel der privaten Lebensführung zuzurechnen und somit keine Betriebsausgaben.
• Sach- und Schadensversicherung:
  Sofern sich die Versicherung auf Betriebsvermögen (z.B. Betriebsgebäude) und die Betriebsführung (z.B. Berufshaftpflichtversicherung) bezieht, liegen Betriebsausgaben vor.

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Vorauszahlungen:

Nicht aktivierungspflichtige Vorauszahlungen für folgende Kosten sind gleichmäßig auf den Zeitraum der Vorauszahlung zu verteilen, es sei denn sie betreffen lediglich das laufende und das folgende Jahr:

• Beratung
• Bürgschaften
• Fremdmittel
• Garantien
• Miete
• Treuhand
• Vermittlung
• Vertrieb
• Verwaltung

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Zeitungen, Zeitschriften:

Tageszeitungen und Zeitschriften mit allgemein interessierendem Inhalt sind nicht abzugsfähig. Anders ist es bei Fachliteratur (siehe Artikel Werbungskosten Fachliteratur).

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Zuwendungen an Privatstiftungen:

Zuwendungen an folgende Privatstiftungen sind Betriebsausgaben:

• Unternehmenszweckförderungsstiftungen:
  Die Privatstiftung dient ausschließlich und unmittelbar dem Betriebszweck des stiftenden Unternehmers.
• Arbeitnehmerförderungsstiftungen:
  Die Privatstiftung dient der Unterstützung betriebszugehöriger Arbeitnehmer.
• Belegschaftsbeteiligungsstiftungen:
  Die Privatstiftung dient der Weitergabe von Beteiligungserträgen an (ehemalige) Arbeitnehmer.
• Zuwendungen für die „ertragsbringende Vermögensausstattung“ von gemeinnützigen Privatstiftungen und vergleichbaren Rechtsträgern können unter bestimmten Voraussetzungen bis zu einem Betrag von 500.000 € (für einen Zeitraum von fünf Jahren) steuerlich abgesetzt werden.

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Elektronische Einreichung des Jahresabschlusses

Januar 2024

Die verpflichtende Form der elektronischen Einreichung beim Firmenbuchgericht hat für Jahresabschlüsse z.B. mit Wirtschaftsjahr 2017 bis zum 30.9.2018 zu erfolgen und zwar für Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag 70.000 € überschritten haben. Keine Offenlegungspflicht besteht nach wie vor für Einzelunternehmer und „normale“ Personengesellschaften.

Die nachfolgende Tabelle zeigt Details zur Form der Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuchgericht.

Haftet der Rechtsanwalt für eine falsch errechnete Immobilienertragsteuer?

Juni 2023

Im Jahr 2012 hat der Gesetzgeber die Besteuerung von privaten Grundstücken grundlegend geändert. Zuvor war grundsätzlich eine steuerfreie Veräußerung nach Ablauf der sog. Spekulationsfrist von 10 Jahren für unbebaute und von 15 Jahren für bebaute Grundstücke möglich. Das damals neue Gesetz sah vor, dass für Grundstücksanschaffungen vor dem 31.3.2002, bei denen zum 31.3.2012 die Spekulationsfrist bereits abgelaufen ist, eine pauschale Besteuerung zur Anwendung gelangt.

In § 30 Abs. 4 EStG ist geregelt, dass in solchen Fällen grundsätzlich 4,2 % des Veräußerungserlöses als Steuer abzuführen ist. Im Falle einer Umwidmung von Grünland in Bauland ab dem 1.1.1988 sind im Fall der späteren Veräußerung 18 % des Erlöses als Immobilienertragsteuer (ImmoESt) fällig (60 % x 30 %). Der Verkäufer hat im Rahmen des Veräußerungsvorgangs einen Parteienvertreter (z.B. einen Rechtsanwalt) mit der Berechnung und der Abfuhr der Steuer beauftragen. Der Steuerpflichtige muss diesem allerdings alle erforderlichen Unterlagen und Informationen vorlegen.

Die Parteienvertreter haften dann für die Abfuhr der ImmoESt. Hinsichtlich der Richtigkeit haften diese dem Gesetz entsprechend nur, wenn die ImmoESt wider besseren Wissens auf Grundlage der Angaben des Steuerpflichtigen berechnet wird. Im gegenständlichen Fall hat der Rechtsanwalt im Zuge des Verkaufes des Grundstückes im Dezember 2015 den niedrigeren Steuersatz für die Ermittlung der ImmoESt angesetzt, da der Verkäufer davon ausgegangen ist, dass das Grundstück bereits seit jeher als Bauland galt. Das Finanzamt war jedoch der Ansicht, dass eine steuerrechtlich relevante Umwidmung erst im September 2015 stattgefunden hat und nicht schon, wie vom Verkäufer eingewendet, die Baulandwidmung seit jeher aufgrund des bestehenden Bebauungsplans vorgelegen ist, womit 18 % des Veräußerungserlöses als ImmoESt abzuführen wären. Im Jahr 2016 hat das Finanzamt den Rechtsanwalt mittels Bescheids zur Haftung dieses höheren Betrages herangezogen.

Das Bundesfinanzgericht stimmte dem Finanzamt zu. Der Verwaltungsgerichtshof (GZ Ro 2022/15/0004 vom 9.2.2022) wies jedoch darauf hin, dass im Falle einer zu niedrig ermittelten ImmoESt der Grundstücksverkäufer Steuerschuldner ist. Daneben haftet der Rechtsanwalt (Parteienvertreter) gemäß § 30c Abs. 3 EStG dann für die Richtigkeit der Immobilienertragsteuer, wenn er die ImmoESt wider besseres Wissen auf Grundlage der Angaben des Steuerpflichtigen zu niedrig berechnet hat. Das BFG und das Finanzamt haben in ihren Bescheiden die wesentliche Frage, ob diese gesetzlichen Voraussetzungen für eine Haftung des Rechtsanwalts überhaupt vorliegen, nicht behandelt. Aufgrund dieser Verkennung der Rechtslage hat der VwGH den Haftungsbescheid wegen inhaltlicher Rechtswidrigkeit aufgehoben.

Zusammenfassend kann daher festgehalten werden, dass ein Rechtsanwalt nicht automatisch, aber in gewissen Fällen, für eine zu gering berechnete ImmoESt haftet. In der Praxis wird daher häufig auf die Expertise eines Steuerberaters zurückgegriffen, um auch bei komplexen Sachverhalten eine korrekte Ermittlung der ImmoESt zu gewährleisten.

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Anwaltskosten in einem Scheidungsverfahren sind keine außergewöhnliche Belastung

Februar 2023

Der Verwaltungsgerichtshof hatte sich (GZ Ra 2020/13/0047 vom 22.6.2022) mit einem Fall auseinanderzusetzen, in dem ein Steuerpflichtiger Anwaltskosten i.Z.m. einer durch seine Ehegattin eingebrachten unberechtigten Scheidungsklage als außergewöhnliche Belastung steuerlich absetzen wollte. Für die Geltendmachung von Kosten bzw. Ausgaben als außergewöhnliche Belastung müssen die Kriterien der Außergewöhnlichkeit und der Zwangsläufigkeit erfüllt sein. Überdies muss die Belastung die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Steuerpflichtigen wesentlich beeinträchtigen.

Die Einbeziehung anwaltlichen Beistands ist aus dem zugrundeliegenden Sachverhalt durchaus verständlich. So hatte der Steuerpflichtige aus einem anwaltlichen Schreiben erfahren, dass sich seine Ehegattin von ihm scheiden lassen wolle. Konkret hatte sie Scheidungsklage eingebracht und eine durch ihren Ehemann allein verschuldete Scheidung angestrebt. Erst durch Aufzeigen einer eigenen Eheverfehlung konnte die Ehegattin zu einer einvernehmlichen Scheidung bewogen werden.

Das Bundesfinanzgericht als Vorinstanz beschäftigte sich mit dem Merkmal der Zwangsläufigkeit und kam zum Ergebnis, dass sich der Steuerpflichtige zwar nicht freiwillig auf die Prozessführung eingelassen hatte, ihm jedoch keine Handlungsalternativen offenstanden, da seine Ehegattin (zumindest anfangs) wenig für eine einvernehmliche Lösung begeistert werden konnte. Daher waren die Anwaltskosten zwangläufig erwachsen und konnten als außergewöhnliche Belastung berücksichtigt werden. Der VwGH war jedoch anderer Ansicht und betonte schließlich, dass Prozesskosten im Allgemeinen nicht zwangsläufig erwachsen und die Zwangsläufigkeit von Prozesskosten stets dann verneint wird, wenn die Prozessführung auf Tatsachen zurückgeht, die vom Steuerpflichtigen vorsätzlich herbeigeführt wurden bzw. aus einem Verhalten resultieren, zu dem sich der Steuerpflichtige freiwillig entschlossen hat. Außerdem sind selbst bei aufgezwungener Prozessführung die damit verbundenen Anwaltskosten grundsätzlich als nicht zwangsläufig anzusehen, wenn im geführten Verfahren keine absolute Anwaltspflicht besteht. Da bei Scheidungsstreitigkeiten keine absolute Anwaltspflicht besteht, konnten die Prozesskosten im konkreten Fall nicht als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden. Dies wäre - trotz fehlender absoluter Anwaltspflicht - nur dann denkbar, wenn besondere Gründe das Einschreiten eines Rechtsanwalts erforderlich gemacht hätten.

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Schenkungen - Meldepflicht

Januar 2020

Seit 1.8.2008 besteht keine Erbschafts- und Schenkungssteuer mehr. Schenkungen über einem bestimmten Betrag sind jedoch meldepflichtig.

Meldepflichtig sind grundsätzlich alle

• Schenkungen unter Lebenden gemäß § 3 ErbStG
• Zweckzuwendungen unter Lebenden gemäß § 4 Z 2 ErbStG

Die Meldepflicht besteht beim Erwerb von

• Bargeld, Kapitalforderungen, Anteilen an Kapitalgesellschaften und Personenvereinigungen ohne eigene Rechtspersönlichkeit, Beteiligungen als stiller Gesellschafter oder
• Betrieben und Teilbetrieben, die der Erzielung von betrieblichen Einkünften dienen oder
• beweglichem körperlichem Vermögen und immateriellen Vermögensgegenständen

In allen Fällen muss der Erwerber oder der Geschenkgeber einen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt bzw. Sitz oder Geschäftsleitung im Inland haben.

Nicht angezeigt werden müssen:

• Schenkungen unter Angehörigen bis 50.000 €. Bei Schenkungen innerhalb eines Jahres darf der gemeine Wert aller Schenkungen diesen Betrag nicht übersteigen.
• Schenkungen unter anderen Personen bis 15.000 €. Erfolgen innerhalb von fünf Jahren Erwerbe von derselben Person dürfen die gemeinen Werte dieser Erwerbe 15.000 € nicht übersteigen.
• Bestimmte Schenkungen gemäß § 15 ErbStG
• übliche Gelegenheitsgeschenke bis 1.000 € sowie Hausrat, Wäsche und Kleidungsstücke
• Zuwendungen, die unter das Stiftungseingangssteuergesetz fallen
• Erbschaften oder Schenkungen von Grundstücken (allerdings Anzeigepflicht nach dem Grunderwerbsteuergesetz)

Zur Anzeige verpflichtet sind folgende Personen:

• Erwerber
• Geschenkgeber
• Rechtsanwalt / Notar

Die Frist für die Anzeige beträgt drei Monate ab dem Erwerb. Sie ist elektronisch an ein Finanzamt mit allgemeinem Aufgabenkreis zu übermitteln.

Umsatzbesteuerung nach vereinnahmten Entgelten auch für Unternehmensberatungs-GmbH

Januar 2018

Normalerweise entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt worden ist (Sollbesteuerung). Wenn die Rechnungsausstellung erst nach Ablauf des Kalendermonats erfolgt, verschiebt sich die Umsatzsteuerschuld um einen Monat. Es kann somit auch zu einer Umsatzsteuerschuld kommen, wenn die Rechnung vom Kunden noch gar nicht bezahlt ist. Freiberufliche Unternehmer (insbesondere Ziviltechniker, Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Dolmetscher und auch Unternehmensberater) konnten davon abweichend immer schon die Umsatzsteuer erst mit der Monatsvoranmeldung anlässlich des tatsächlichen Zahlungseingangs abführen (Istbesteuerung). Bei Gesellschaften gilt die Istbesteuerung ex lege dann, wenn diese berufsrechtlich zugelassen sind und eine freiberufliche Tätigkeit ausführen. Dies ist auch der Grund dafür, warum eine Wirtschaftstreuhand-GmbH oder Rechtsanwaltskanzleien in Form einer GmbH der Istbesteuerung unterliegen.

Einer Entscheidung des VwGH (GZ Ro 2015/15/0045 vom 28.6.2017) zufolge besteht für die Istbesteuerung von Gesellschaften aber ein wesentlich größerer Anwendungsbereich. Im Anlassfall wurde entgegen der Ansicht von Finanzamt und BFG entschieden, dass die Umsätze einer Unternehmensberatungs-GmbH ebenfalls der Istbesteuerung unterliegen. Diesen Überlegungen liegt der Grundsatz der Neutralität des europäischen Mehrwertsteuersystems zugrunde. Wäre nämlich der Steuerpflichtige keine Kapitalgesellschaft (hier GmbH), sondern eine natürliche Person, die Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit bezieht, würde ihr grundsätzlich die Istbesteuerung gemäß § 17 Abs. 1 UStG zustehen. Im Sinne der Gleichbehandlung soll es dann auch keinen Unterschied machen, ob die Tätigkeit einer berufsrechtlichen Regelung unterliegt (wie es beispielsweise bei Unternehmensberatung nicht der Fall ist).

Praktisch bedeutet diese Entscheidung für freiberufliche Gesellschaften eine wesentliche Erleichterung. Künftig kann die Istbesteuerung für sämtliche in § 22 Z 1 lit. b EStG genannten Tätigkeiten, unabhängig ob der Steuerpflichtige eine natürliche Person oder eine Kapitalgesellschaft ist, angewandt werden.

Starke Verschärfungen durch die Datenschutz-Grundverordnung

Dezember 2017

Am 25. Mai 2018 wird die europäische Datenschutz-Grundverordnung Geltung erlangen, welche in Österreich durch das Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018 umgesetzt wurde. Bis dahin gelten noch die Regelungen des Datenschutzgesetzes 2000. Die Notwendigkeit für Änderungen ist auch auf den stetig wachsenden Binnenmarkt und damit unionsweiten Austausch personenbezogener Daten zurückzuführen. Schließlich soll auch der raschen technologischen Entwicklung (Cloud Computing, Big Data, usw.) und den Herausforderungen durch die Globalisierung besser Rechnung getragen werden. Unternehmen sind gut beraten, die Maßnahmen für einen besseren Datenschutz entsprechend umzusetzen - auch weil sehr hohe Strafen drohen. Betroffen von den Neuregelungen sind Unternehmen (innerhalb der EU bzw. aus Drittstaaten, sofern sie Leistungen an EU-Bürger anbieten) bereits dann, wenn sie in irgendeiner Weise personenbezogene Daten verarbeiten, indem z.B. Kundendateien geführt werden, Rechnungen ausgestellt werden oder Lieferantendaten gespeichert werden. Immerhin wird es zukünftig keine Meldepflicht mehr bei der Datenschutzbehörde (Datenverabeitungsregister) geben.

Das Recht auf Datenschutz ist ein Grundrecht, welches in Österreich im Verfassungsrang steht. Es ist nicht nur vom Staat, sondern auch unter Privaten einzuhalten - wesentlich ist dabei das Prinzip "Verbot mit Erlaubnisvorbehalt". Dahinter verbirgt sich die strenge Maxime, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten ist und nur dann vorgenommen werden darf, wenn es das Gesetz (ausnahmsweise) erlaubt. Nachfolgend sind wesentliche Aspekte bzw. Neuerungen dargestellt.

Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Durch passende technische und organisatorische Maßnahmen und Verfahren müssen die Rechte der betroffenen Personen geschützt werden. Datenschutzrechtliche Voreinstellungen sollen sicherstellen, dass nur jene personenbezogenen Daten verarbeitet werden, welche für den jeweiligen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich sind. Praktisch bedeutet dies, dass personenbezogene Daten (von Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitern, Kunden, usw.) strenger geschützt werden müssen und auch gelöscht werden müssen, wenn der Verarbeitungszweck erfüllt ist. Zugleich muss mehr Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden, Kunden sowie Mitarbeitern sichergestellt werden. Insgesamt betrachtet müssen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Grundsätze Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz (d.h. die Datenverarbeitung muss für die betroffene Person nachvollziehbar sein), Zweckbindung (im Vorhinein festgelegter eindeutiger und legitimer Zweck), Datenminimierung, Richtigkeit (es sollen nur sachlich richtige Daten verarbeitet werden - unrichtige Daten sind unverzüglich zu löschen bzw. zu berichtigen), Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit (die personenbezogenen Daten müssen vor unbefugter/unrechtmäßiger Verarbeitung und auch vor unbeabsichtigtem Verlust geschützt werden) erfüllt sein.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten hat vergleichbar den derzeitigen DVR-Meldungen neben dem Zweck der Datenverarbeitung weitere Informationen zu enthalten wie z.B. die Beschreibung der Kategorien der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen und der entsprechenden Daten (etwa Rechnungs- und Adressdaten von Kunden und Lieferanten). Ebenso muss das Verzeichnis die Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten enthalten (z.B. Sozialversicherung, Finanzamt, Rechtsanwalt, Steuerberater, usw.) einschließlich der Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen. Das Verzeichnis wird durch die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien sowie eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen vervollständigt. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern sind von der Verpflichtung zur Führung solcher Verzeichnisse nur dann befreit, sofern die Datenverarbeitung kein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt, die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt oder die Verarbeitung keine sensiblen Daten bzw. Daten über strafrechtliche Verurteilungen beinhaltet.

Meldung von Datenschutzverletzungen

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten müssen den nationalen Aufsichtsbehörden sowie der betroffenen Person möglichst rasch mitgeteilt werden. Ausnahmen davon gelten, sofern die Verletzung nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten führt.

Datenschutzbeauftragter

Für das Unternehmen muss verpflichtend ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in Verarbeitungsvorgängen besteht, welche eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Beobachtung von betroffenen Personen erforderlich macht oder etwa besonders sensible Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten verarbeitet werden. Bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten ist zu bedenken, dass die Person weisungsfrei ist, Kündigungsschutz genießt und uneingeschränkte Einsichtsrechte in die verarbeiteten Daten hat.

Informationspflichten und Betroffenenrechte

Vielfältige Informationen und Betroffenenrechte sind zeitnah zur Verfügung zu stellen bzw. zu erledigen. Davon umfasst sind etwa Auskunftsrechte (auch über die geplante Speicherdauer), das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung und auf "Vergessenwerden", das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, die Mitteilungspflicht bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung an alle Empfänger, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Widerspruchsrecht.

Hohe Geldstrafen

Die Verbesserungen beim Datenschutz bzw. die neuen Bestimmungen sind durch sehr hohe Geldbußen bei Verstößen begleitet. So können bei besonders schwerwiegenden Verstößen, z.B. bei Verletzung der Betroffenenrechte oder auch bei Nichtbefolgung einer Anweisung der Aufsichtsbehörde, Geldbußen bis zu 20 Mio. € bzw. bis zu 4% des weltweit erzielten Vorjahresumsatzes verhängt werden. Bei weniger schwerwiegenden Verstößen (z.B. bei Verletzung der Datensicherheitsvorschriften) beträgt die maximale Geldbuße immer noch 10 Mio. € bzw. 2% des weltweit erzielten Vorjahresumsatzes.

Anwaltskosten der Tochter als außergewöhnliche Belastung beim Vater?

Dezember 2017

Ein Vater und gleichzeitig Sachwalter seiner aufgrund eines ärztlichen Kunstfehlers behinderten Tochter hatte Klage gegen die Krankenanstalt eingebracht und hatte die damit verbundenen Rechtsanwaltskosten als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht. Fraglich war nun, ob die Rechtsanwaltskosten als außergewöhnliche Belastung beim Vater in Abzug gebracht werden können.

Um die gesetzlichen Voraussetzungen zu erfüllen, müssen außergewöhnliche Belastungen zunächst außergewöhnlich sein und zwangsläufig erwachsen. Zudem müssen diese die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit wesentlich beeinträchtigen. Eine Belastung ist für den Steuerpflichtigen als zwangsläufig zu beurteilen, wenn er sich ihr aus tatsächlichen, rechtlichen oder sittlichen Gründen nicht entziehen kann. Unterhaltsleistungen für ein Kind sind aber prinzipiell durch die Familienbeihilfe sowie gegebenenfalls den Kinderabsetzbetrag abgegolten. Darüber hinaus sind Unterhaltsleistungen nur insoweit abzugsfähig, als sie zur Deckung von Aufwendungen gewährt werden, die beim Unterhaltsberechtigten selbst eine außergewöhnliche Belastung darstellen würden. Ein Selbstbehalt auf Grund eigener Einkünfte des Unterhaltsberechtigten ist nicht zu berücksichtigen.

Der VwGH (GZ Ro 2016/13/0026 vom 26.7.2017) stellte zunächst einmal klar, dass die Tragung der Prozesskosten zur Durchsetzung eines krankheitsbedingten Sonderbedarfs eines Kindes für die unterhaltspflichtigen Eltern rechtlich verpflichtend ist. Strittig war jedoch in diesem speziellen Fall, ob die Prozesskosten zwangsläufig erwachsen waren oder nicht. Die Finanz und das BFG gingen jeweils davon aus, dass die Prozessführung mangels existenzbedrohender Notlage nicht zwangsläufig sei. Darauf kommt es aber laut VwGH nicht an. Zwangsläufigkeit von Prozesskosten wird stets dann verneint, wenn die Prozessführung auf Tatsachen zurückzuführen ist, die vom Steuerpflichtigen vorsätzlich herbeigeführt wurden oder die sonst die Folge eines Verhaltens sind, zu dem sich der Steuerpflichtige aus freien Stücken entschlossen hat. Dies war aber im vorliegenden Sachverhalt nicht gegeben. Da die Prozessführung konkret einen existentiell wichtigen Bereich des Lebens betrifft (lebenslange Pflege- und Rehabilitationsmaßnahmen), stellen die Kosten auch beim Vater selbst eine außergewöhnliche Belastung dar. Die Prozesskosten waren somit als außergewöhnliche Belastung absetzbar.

Keine Ausnahmen für Steuerberater beim Nachweis von Bewirtungsaufwendungen

April 2016

Bekanntermaßen sind Repräsentationsaufwendungen steuerlich nicht abzugsfähig, da sie nicht nur im Zusammenhang mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften anfallen, sondern auch das gesellschaftliche Ansehen des Steuerpflichtigen fördern. Eine Ausnahme besteht nur für Aufwendungen anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden, sofern zwei Voraussetzungen erfüllt sind. Es muss mit den Aufwendungen ein Werbezweck verbunden sein und die berufliche bzw. betriebliche Veranlassung muss erheblich überwiegen. Bei Erfüllen dieser Voraussetzungen können dann 50% der angefallenen Aufwendungen steuerlich geltend gemacht werden. Bis zum VwGH gelangte ein Fall (GZ 2012/15/0041 vom 26.11.2015), in dem eine Steuerberatungskanzlei mit Hinweis auf die Verschwiegenheitspflicht keine genauen Nachweise im Zusammenhang mit den Bewirtungsaufwendungen erbringen wollte.

Der VwGH bekräftigte mit Verweis auf ständige Rechtsprechung, dass es für Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte oder auch andere Freiberufler keine Sonderrechte gibt und daher etwaige Nachweispflichten nicht mit dem Hinweis auf die Verschwiegenheitspflicht (bei Wirtschaftstreuhändern gem. § 91 Wirtschaftstreuhandberufsgesetz (WTBG)) vermieden werden können. Eine bloße Glaubhaftmachung ist keinesfalls ausreichend. Für die steuerliche Abzugsfähigkeit der Aufwendungen ist überdies wichtig, dass tatsächlich ein Werbezweck im Sinne einer Produkt- und Leistungsinformation erfüllt wird.

Am Beispiel eines Rechtsanwalts bedeutet dies, dass etwa mit der Besprechung anhängiger Prozesse oder diverser Schadensfälle kein Werbezweck verfolgt wird und daher die Bewirtungsaufwendungen steuerlich nicht absetzbar sind. Gleiches gilt für Wirtschaftstreuhänder, wenn im Rahmen eines Arbeitsessens Angelegenheiten eines Klienten besprochen werden.

Schließlich kritisierte der VwGH auch den Einwand der Verschwiegenheitspflicht, da bei der für die Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten notwendigen Leistungsinformation sowieso keine Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse offengelegt werden müssen und somit ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht gem. WTBG nicht nachvollziehbar sei. Im Endeffekt bestätigte der VwGH die Notwendigkeit, dass die betriebliche Veranlassung für die Bewirtungsaufwendungen im Einzelfall nachgewiesen werden muss und diesbezüglich keine Sonderregelungen für Wirtschaftstreuhänder, Rechtsanwälte usw. bestehen.

Kein Vorsteuerabzug für unentgeltlich überlassenes Sonderbetriebsvermögen

Januar 2015

In einer jüngst veröffentlichten Entscheidung des BFG (GZ RV/7102342/2011 vom 20.11.2014) war die Frage Gegenstand der Erörterung, ob für ein grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigendes Fahrzeug, welches sich im Sonderbetriebsvermögen (zivilrechtliches Eigentum bleibt beim Gesellschafter, Nutzung in der Personengesellschaft) eines Gesellschafters einer Rechtsanwalt-OG befindet und dieser unentgeltlich überlassen wird, ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Vergleichbare Fragestellungen können sich auch bei anderen Wirtschaftsgütern (z.B. Immobilie im Sonderbetriebsvermögen eines Gesellschafters) ergeben. Nach Ansicht des BFG vermittelt die bloße Gesellschafterstellung bei einer Personengesellschaft keine Unternehmereigenschaft. Gesellschafter können zwar aus Leistungen im Rahmen eines Leistungsaustausches an die Gesellschaft Unternehmerstellung erlangen, dies setzt aber die Verrechnung eines Entgelts voraus. Die bloß (unentgeltliche) Überlassung von Sonderbetriebsvermögen an die Gesellschaft berechtigt allerdings nicht zum Vorsteuerabzug. Diese Sichtweise des BFG ist jedoch nicht unumstritten, da auch das Sonderbetriebsvermögen zur Erzielung von Einnahmen in der Gesellschaft benötigt wird und in der Literatur durchaus die Auffassung vertreten wird, dass in diesem Fall die Unternehmereigenschaft der Personengesellschaft auf den Gesellschafter übergeht. Anzumerken ist an dieser Stelle, dass auch die Komplementär-GmbH zum Vorsteuerabzug zugelassen wird. Seitens des BFG wurde eine Revision an den VwGH zugelassen, sodass abzuwarten bleibt, ob das Höchstgericht dieser Auffassung folgt.

Auskunftspflicht während des Krankenstands in Ausnahmefällen möglich

Mai 2014

Während des Krankenstands ist der Arbeitnehmer verpflichtet, alles zu tun um baldmöglichst gesund und wieder arbeitsfähig zu werden. Gegenteiliges Verhalten kann – etwa wenn gegen ärztliche Anweisungen verstoßen wird – im Extremfall Vertrauensunwürdigkeit begründen und ernste Konsequenzen nach sich ziehen. In der Praxis zeigt sich trotz des „Gesundungspostulats“ immer wieder, dass mitunter durch moderne Kommunikationsmittel begünstigt, trotz Krankenstands Mitarbeiter z.B. per E-Mail kontaktiert werden, um etwa über bestimmte Unterlagen oder zukünftige Termine Auskunft zu geben.

Der Oberste Gerichtshof (OGH) hatte sich unlängst (GZ 9ObA115/13x vom 26.11.2013) mit der Auskunftspflicht durch den Mitarbeiter im Krankenstand auseinanderzusetzen. Der Ausgangssachverhalt bestand darin, dass eine langjährige Sekretärin einer Rechtsanwaltskanzlei während eines mehrmonatigen Krankenstands trotz mehrmaliger Aufforderung durch die Arbeitgeber nicht zu einer kurzen persönlichen Besprechung bereit war und ihr auch ein kurzes Telefonat aus gesundheitlichen Gründen unmöglich war. Die Arbeitgeber reagierten in Folge mit fristloser Entlassung aufgrund grober Verletzung der Treuepflichten. Die Sekretärin argumentierte hingegen, dass sie sich aus gesundheitlichen Gründen (Asthmabeschwerden, Burnout, Depressionen) nicht zu einem persönlichen Gespräch beim Arbeitgeber einfinden könne und auch kein Telefongespräch möglich sei, da sie dabei auch unbeabsichtigt mit dem (männlichen) Chef in Kontakt kommen könnte und dies ihrem Gesundheitszustand jedenfalls abträglich wäre. Da sie bei Verbesserung ihres Gesundheitszustands selbstverständlich zu einem Gespräch bereit sei und bei Wiedererlangung der Arbeitsfähigkeit an den Arbeitsplatz zurückkehren würde, sei kein durch sie verschuldeter Entlassungsgrund gegeben.

Genesung des kranken Arbeitnehmers steht im Vordergrund

Der OGH sieht eine Auskunftsverpflichtung durch den Arbeitnehmer während des Krankenstands als grundsätzlich möglich, wenngleich dies wirklich nur in begründeten Ausnahmefällen vom Arbeitgeber beansprucht werden kann. Ganz wesentliches Kriterium ist hierbei, dass durch die Auskunftspflicht bzw. „Störung während des Krankenstands“ der Genesungsprozess nicht beeinträchtigt wird. Typischerweise würde die Kontaktaufnahme per Telefon oder per E-Mail dieser Anforderung eher gerecht als ein persönliches Erscheinen am Arbeitsplatz. In dem vorliegenden Fall war der OGH jedoch der Ansicht, dass es der an dem Burnout-Syndrom leidenden Sekretärin weder zumutbar war, in die Rechtsanwaltskanzlei zu kommen noch aus gesundheitlichen Gründen mit dem männlichen Rechtsanwaltspartner überhaupt Kontakt aufzunehmen.

Konkretes Informationsbedürfnis als Grundvoraussetzung

Neben der möglichst raschen Genesung des Arbeitnehmers muss aber – der Treuepflicht des Arbeitnehmers entsprechend – genauso sichergestellt werden, dass die betrieblichen Interessen des Arbeitgebers gewahrt werden und auch der längere Ausfall eines Mitarbeiters kompensiert werden kann. Aus diesem Grund kann es vom konkreten Einzelfall abhängig und insbesondere unter Beachtung der gesundheitlichen Umstände sein, dass der Arbeitnehmer trotz Krankheit zur Bekanntgabe unbedingt erforderlicher Informationen verpflichtet ist. Wohl auch den praktischen Umständen entsprechend sind hierbei dem OGH folgend an Arbeitnehmer in gehobener Position strengere Anforderungen zu stellen. Die drei wesentlichen Voraussetzungen für die Auskunftspflicht während des Krankenstands – andernfalls könnte eine Entlassung aufgrund von Vertrauensunwürdigkeit gerechtfertigt sein - sind, dass der Arbeitgeber die gewünschten Informationen konkretisiert und darlegt, warum diese nicht anderweitig beschafft werden können. Außerdem muss es sich um Informationen handeln, aus deren Fehlen dem Arbeitgeber ein schwerer wirtschaftlicher Schaden entstehen würde. Diese drei Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein und vom Arbeitgeber nachgewiesen werden. Im vorliegenden Fall sah der Oberste Gerichtshof diese Voraussetzungen seitens des Arbeitgebers allerdings nicht erfüllt, da weder konkretisiert wurde, welche Informationen von der Sekretärin gewünscht werden noch warum diese nicht anderweitig beschafft werden können. Folglich konnte ein von der Sekretärin verschuldeter Entlassungsgrund nicht nachgewiesen werden.

Für die Praxis zeigt die OGH-Entscheidung, dass der Arbeitgeber nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen Auskünfte von seinen kranken Mitarbeitern verlangen kann und somit dem Gesundungsprozess eindeutig Priorität zukommt. Allerdings ist auch zu beachten, dass – im Regelfall bei längerfristigen Krankenständen – völlige Auskunftsverweigerung seitens des kranken Dienstnehmers vom Arbeitgeber nicht hingenommen werden muss und im Extremfall eine Entlassung aufgrund von Vertrauensunwürdigkeit nach sich ziehen kann.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung noch attraktiver

September 2013

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist schon seit geraumer Zeit die beliebteste Gesellschaftsform in Österreich. Durch die unlängst beschlossene Senkung des (Mindest)Stammkapitals von 35.000 € auf 10.000 € wird sie aller Voraussicht nach zusätzlich an Attraktivität gewinnen.

Eine GmbH kann zu jedem gesetzlich zulässigen Zweck und auch zu ideellen Zwecken gegründet werden, ausgenommen sind jedoch politische Vereine oder Versicherungsgeschäfte. Die GmbH ist juristische Person und Unternehmerin kraft Rechtsform. Das bedeutet, dass die GmbH und nicht die Gesellschafter Trägerin aller Rechte und Pflichten ist, sie haftet mit ihrem Gesellschaftsvermögen für die Verbindlichkeiten gegenüber Dritten. Die Gesellschafter haften nur in Ausnahmefällen mit ihrem Privatvermögen. Aus Gläubigerschutzgründen gibt es zahlreiche zwingende Vorschriften, die der Aufbringung und dem Erhalt des Stammkapitals dienen. Daher wird auch streng zwischen Gesellschaftsvermögen und Vermögen der Gesellschafter unterschieden (Trennungsprinzip). Eine Vermischung dieser Sphären kann zum Haftungsdurchgriff auf die Gesellschafter führen. Grundsätzlich können die Gesellschafter - müssen aber nicht - Geschäftsführer der GmbH sein, da auch die Möglichkeit der Drittorganschaft (Geschäftsführer wird nicht aus dem Kreis der Gesellschafter bestellt) besteht. Im Gegensatz zu Personengesellschaften (OG, KG) sind die Geschäftsanteile übertragbar und vererblich. Für die Übertragung eines GmbH-Geschäftsanteils ist ein Notariatsakt erforderlich, wodurch hier ein bedeutender Unterschied zur Aktiengesellschaft als weitere Vertreterin der Kapitalgesellschaften zu erkennen ist.

Nur noch 10.000 € Mindestkapital

Seit 1. Juli 2013 beträgt das Mindeststammkapital bei der Gründung einer GmbH nur noch 10.000 € anstelle von bisher 35.000 €. Ziel dieser Änderung war mitunter die Aufrechterhaltung der Attraktivität des Unternehmensstandorts Österreich gegenüber ausländischen Rechtsformen wie etwa der britischen Limited, welche nur eine geringe (Mindest)Kapitalaufbringung vorsieht. Der bar aufzubringende Teil (Einzahlung des halben Stammkapitals) beträgt bei der „GmbH-Neu“ nun 5.000 €. Da an das Mindeststammkapital auch die Mindestkörperschaftsteuer geknüpft ist, senkt sich diese beginnend mit 2014 von früher jährlich 1.750 € auf 500 € im Jahr. Von dieser Änderung profitieren dann nicht nur neu gegründete GmbHs sondern alle GmbHs, die aufgrund von fehlenden oder sehr geringen Gewinnen bis dato eine Mindestkörperschaftsteuer von 1.750 € gezahlt haben. Neben der Senkung des Mindestkapitals wurden auch die bei der GmbH-Gründung anfallenden Notariats- und Rechtsanwaltskosten von bisher 1.181,50 € auf 602 € gesenkt. Ebenso ist die verpflichtende Bekanntmachung der GmbH-Eintragung in der Wiener Zeitung entfallen.

Möglichkeiten einer Kapitalherabsetzung

Durch die Senkung des Mindestkapitals auf 10.000 € besteht für alte GmbHs, welche mit 35.000 € Mindestkapital gegründet wurden, die Möglichkeit, durch eine ordentliche Kapitalherabsetzung Geld außerhalb der Gewinnausschüttung an die Gesellschafter auszuzahlen. Insbesondere aus steuerlichen Gründen kann dies reizvoll sein, da Ausschüttungen an natürliche Personen einer 25%igen KESt unterliegen während eine Einlagenrückzahlung grundsätzlich eine steuerneutrale Vermögensumschichtung (Reduktion der Anschaffungskosten) darstellt. Zu einer Steuerbelastung kommt es nur dann, wenn die Anschaffungskosten durch die Einlagenrückzahlung unter einen Wert von Null fallen würden, was beispielsweise beim vorangegangenen Erwerb eines GmbH-Anteils unter dem (anteiligen) Stammkapital passieren könnte.

Eine ordentliche Kapitalherabsetzung und die daran anschließende Rückzahlung des Stammkapitals sind beispielsweise aus Gläubigerschutzgründen nicht ganz einfach und mit Kosten verbunden. Die notwendigen Schritte beinhalten etwa die Abänderung des Gesellschaftsvertrags mit Herabsetzung des Stammkapitals, die Durchführung des Aufgebotsverfahrens (dieses beinhaltet die Veröffentlichung der beabsichtigten Kapitalherabsetzung und die Aufforderung der bekannten Gläubiger) sowie die Befriedigung bzw. Sicherstellung der Gläubiger, die sich bei der Gesellschaft melden. Bei kleineren GmbHs kommt es oft vor, dass sich Verrechnungsforderungen gegenüber dem Gesellschafter aufbauen. Eine Kapitalherabsetzung kann auch zum Abbau des Saldos am Verrechnungskonto angedacht werden, wodurch sich auch das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung verringert. Schließlich kann eine Senkung des Mindeststammkapitals in Form einer vereinfachten Kapitalherabsetzung Sinn machen. Bei dieser Form der Kapitalherabsetzung wird der Herabsetzungsbetrag zum Ausgleich (oder zur Verringerung) eines sonst auszuweisenden Bilanzverlustes verwendet, wodurch sich das Bilanzbild der Gesellschaft verbessert. Die vereinfachte Kapitalherabsetzung erfordert weniger Verfahrensschritte als die ordentliche Kapitalherabsetzung. Es ist beispielsweise kein Gläubigeraufruf notwendig. Auszahlungen an die Gesellschafter sind bei dieser Form der Kapitalherabsetzung allerdings nicht möglich.

Organe der GmbH

Die wichtigsten Organe der GmbH sind die Generalversammlung, die Geschäftsführer und der Aufsichtsrat. Diese Organe handeln für die Gesellschaft, welche als juristische Person ja selbst nicht handlungsfähig ist.

Generalversammlung

Die Generalversammlung ist das oberste Organ der GmbH und wird durch alle Gesellschafter gebildet. Sie ist für alle Angelegenheiten zuständig, die ihr nicht durch das Gesetz oder den Gesellschaftsvertrag entzogen sind oder in die Kompetenz eines anderen Organs fallen. Im Gegensatz zur vergleichbaren Situation bei einer Aktiengesellschaft kann die Generalversammlung den Geschäftsführern bindende Weisungen erteilen. In bestimmten Fällen muss die Geschäftsführung einen Gesellschafterbeschluss einholen, wie z.B. für Prüfung und Feststellung des Jahresabschlusses oder für den Abschluss bestimmter Verträge (große Investitionen, außergewöhnliche Geschäfte).

Geschäftsführung

Die Geschäftsführer vertreten die GmbH nach außen, d.h. sie begründen Rechte und Pflichten der GmbH gegenüber Dritten. Aus Verkehrsschutzgründen ist diese Vertretungsmacht gegenüber Dritten nicht beschränkbar, d.h. ein Rechtsgeschäft ist auch gültig, wenn der Geschäftsführer dabei Weisungen oder andere interne Beschränkungen nicht eingehalten hat. Schadenersatzansprüche im Innenverhältnis stehen dann selbstverständlich zu. Im Verhältnis zur Gesellschaft trägt die Geschäftsführung vor allem die Verantwortung für das Rechnungswesen, die Anmeldung zum Firmenbuch oder auch das rechtzeitige Stellen eines Konkursantrages.

Weitere Verpflichtungen ergeben sich aus den jüngsten gesetzlichen Änderungen i.Z.m. der GmbH. So ist der Geschäftsführer bei Verlust des halben Stammkapitals zur Einberufung einer Generalversammlung verpflichtet. Außerdem ist nunmehr auch bei Erreichen der URG-Kennzahlen (Eigenmittelquote von weniger als 8 % und fiktive Schuldentilgungsdauer von mehr als 15 Jahren) eine Verpflichtung zur Einberufung der Generalversammlung gesetzlich erforderlich.

Innerhalb der Geschäftsführung kann eine Geschäftsverteilung vereinbart werden. Dabei muss jeder Geschäftsführer die Sorgfalt eines „ordentlichen Geschäftsmannes“ einhalten. Gemeint ist damit ein objektiver Sorgfaltsmaßstab, der nach der Rechtsprechung des OGH jene Kenntnisse und Fähigkeiten voraussetzt, die im Geschäftszweig der GmbH und nach der Größe des Unternehmens üblicherweise erwartet werden können. Diese Sorgfaltspflicht umfasst auch - trotz Geschäftsverteilung - eine gewisse Überwachungspflicht gegenüber den anderen Geschäftsführern. Ein sorgfaltswidriges Verhalten führt zur Haftung gegenüber der GmbH, nur in Ausnahmefällen besteht auch eine Haftung gegenüber Gesellschaftsgläubigern.

Aufsichtsrat

Bei Erfüllen bestimmter Kriterien muss die GmbH verpflichtend einen Aufsichtsrat einrichten. Diese Voraussetzungen sind ein Stammkapital von über 70.000 €, mehr als 50 Personen als Gesellschafter oder mehr als 300 Arbeitnehmer. Jederzeit kann auch freiwillig ein Aufsichtsrat eingerichtet werden, jedoch müssen dann auch in diesem Fall die ihn betreffenden zwingenden Bestimmungen angewendet werden. Von den im Detail vielfältigen Aufgaben des Aufsichtsrates ist vor allem die Überwachung der Geschäftsführung hervorzuheben. Überdies hat der Aufsichtsrat über bestimmte genehmigungspflichtige Geschäfte zu entscheiden.

Wesentliche Besteuerungsgrundsätze

Wie allgemein bei Kapitalgesellschaften gilt auch bei der GmbH steuerlich das Trennungsprinzip zwischen Besteuerung der Kapitalgesellschaft einerseits und der Gesellschafter andererseits. Der steuerliche Gewinn der GmbH ist durch doppelte Buchführung (Betriebsvermögensvergleich) zu ermitteln und unterliegt dem Körperschaftsteuersatz von 25%. Steuerliche Verluste eines Jahres können zeitlich unbegrenzt vorgetragen werden und unter Berücksichtigung der 75%-Grenze mit steuerlichen Gewinnen der Folgejahre verrechnet werden (75% des Gewinns eines Jahres können maximal zur Verlustverrechnung herangezogen werden). Der unternehmensrechtliche Bilanzgewinn gelangt bei Ausschüttung in die Sphäre der Gesellschafter und wird dort der Besteuerung unterzogen. Bei natürlichen Personen als GmbH-Gesellschafter erfolgt dies regelmäßig durch die 25%ige KESt mit Endbesteuerungswirkung.

Anders als bei Personengesellschaften oder Einzelunternehmen sind gewinnunabhängige Entnahmen bei der GmbH nicht vorgesehen. Ein Mittelabfluss zum Gesellschafter in Form von Darlehensgewährungen oder durch den Aufbau von Verrechnungssalden ist möglich, führt jedoch bei fehlender Fremdüblichkeit zu einer verdeckten Gewinnausschüttung, die ebenfalls der Kapitalertragsteuer unterliegt. Darüber hinaus sind derartige Vermögensverschiebungen auch gesellschaftsrechtlich kritisch, da sie möglicherweise als verdeckte Einlagenrückgewähr klassifiziert werden könnten. Generell gilt, dass Rechtsgeschäfte zwischen GmbH und Gesellschafter steuerlich anerkannt werden, wenn sie in dieser Form auch zwischen fremden Dritten abgeschlossen worden wären (z.B. die Vermietung von Immobilien oder die Anstellung als Gesellschafter-Geschäftsführer). Wird dem Fremdvergleichsgrundsatz nicht entsprochen und beispielsweise von der GmbH eine zu hohe Vergütung bezahlt bzw. von dem Gesellschafter eine unüblich niedrige (oder gar keine) Gegenleistung gefordert, so treten die Konsequenzen der verdeckten Gewinnausschüttung bzw. der verdeckten Einlage ein.

Zahlungsverzugsgesetz - pünktlich zahlen zahlt sich aus

Juni 2013

Das Mitte März 2013 in Kraft getretene Zahlungsverzugsgesetz sieht strengere Konsequenzen bei nicht fristgerechter Bezahlung vor und soll dazu beitragen, die bei dem Gläubiger durch die Verzögerung hervorgerufenen Kosten zu verringern. Eine wesentliche Neuerung gilt bei Banküberweisungen zwischen Unternehmern (B2B) bzw. zwischen Privaten (C2C) und sieht vor, dass der geschuldete Betrag bei Fälligkeit bereits auf dem Gläubigerkonto gutgeschrieben sein muss, sodass dieser über den Betrag verfügen kann. Für ein möglichst langes Hinauszögern der Zahlung ohne negative Konsequenzen, etwa in Form von Verzugszinsen, ist hilfreich, dass die Banken - jedenfalls im innerstaatlichen Zahlungsverkehr, der nicht in Papierform (z.B. durch Online-Banking) erfolgt - nunmehr sicherstellen müssen, dass der überwiesene Betrag dem Empfänger spätestens am nächsten Geschäftstag gutgeschrieben wird. Wie bisher und früher allgemein gültig, ist es hingegen bei Überweisungen von Privaten an Unternehmer ausreichend, wenn der Überweisungsauftrag am Tag der Fälligkeit getätigt wird. Unterlässt der Schuldner die Zahlung bzw. veranlasst er diese zu spät, trifft ihn nur dann kein Verschulden, wenn ein Fehlverhalten des Bankinstituts des Gläubigers vorliegt.

Eine zu begrüßende Begleitmaßnahme wurde in Hinblick auf Mietverhältnisse geschaffen. Um zu verhindern, dass unzählige Daueraufträge geändert werden müssen, hat der Mietzins bei Mietverhältnissen zwischen Unternehmern sowie zwischen Privaten jeweils spätestens am 5. des Monats am Vermieterkonto einzugehen. Ohne diese Begleitmaßnahme wäre infolge der geänderten Grundregel der Monatserste Stichtag und ein alter Dauerauftrag mit Zahlungsanweisung am Monatsersten nicht ausreichend. Für Mietverhältnisse zwischen Privaten und Unternehmern ändert sich nichts, da die Beauftragung am Monatsersten nach wie vor keine negativen Konsequenzen nach sich zieht.

Bei Zahlungsverzug kann der Gläubiger regelmäßig Mahnspesen und Verzugszinsen verrechnen. Als Entschädigung für etwaige Betreibungskosten stehen ihm 40 € als Pauschalbetrag für Mahnspesen zu, wobei auch darüber hinausgehende tatsächliche Kosten wie z.B. Rechtsanwaltskosten an den Schuldner weiterbelastet werden können. Für die Geltendmachung des Pauschalbetrags muss weder ein konkreter Schaden beim Gläubiger durch die Verzögerung der Zahlung nachgewiesen werden, noch muss der Schuldner am Zahlungsverzug schuld sein. Bei den Verzugszinsen sieht das Zahlungsverzugsgesetz wiederum eine Differenzierung vor. Zwischen Unternehmern liegen die gesetzlichen Verzugszinsen nunmehr 9,2 Prozentpunkte über dem geltenden Basiszinssatz (daher aktuell bei 9,08 % - siehe dazu den Beitrag in dieser Ausgabe), vorausgesetzt der Schuldner ist für den Zahlungsverzug verantwortlich. Ist dies nicht der Fall, so bemessen sich die Verzugszinsen nur auf 4 %. Die 4 % Verzugszinsen gelten auch für Geldschulden zwischen Privaten und Unternehmern (B2C). Wie bisher ist der Gläubiger berechtigt, ab dem ersten Tag nach Fälligkeit Verzugszinsen zu verrechnen, eine vorherige Mahnung ist nicht Voraussetzung. Ein völliger vertraglicher Ausschluss von Verzugszinsen ist nichtig.

Senkung Mindestkapital für GmbH geplant

Mai 2013

Der Begutachtungsentwurf des Gesellschaftsrechtsänderungsgesetzes 2013 sieht eine wesentliche Änderung bei den Kapitalerfordernissen für GmbHs vor. Zur Erhöhung der Attraktivität dieser Gesellschaftsform soll ab 1.7.2013 das Mindeststammkapital von derzeit 35.000 € auf 10.000 € sinken. Der bar aufzubringende Teil (Einzahlung des halben Stammkapitals) würde sich dann auf 5.000 € vermindern. Im internationalen Vergleich ist das Mindeststammkapital in Österreich derzeit vergleichsweise hoch, die vorgesehene Senkung würde eine Annäherung an den EU-Schnitt von 8.000 € bringen. Wirtschafts- und Justizministerium versprechen sich durch diese Maßnahme rund 1.000 zusätzliche GmbH-Gründungen im Jahr (Erhöhung von derzeit 8.000 Gründungen auf 9.000 Gründungen).

Als weitere Begleitmaßnahmen sieht der Begutachtungsentwurf die Verringerung der Notariats- und Rechtsanwaltskosten im Zusammenhang mit einer GmbH-Gründung vor. So werden die Kosten für den Notariatsakt und erforderliche Beglaubigungen auf 602 € (bis jetzt 1.181,50 €) gesenkt. Weitere Einsparungen bringt der vorgesehene Entfall der verpflichtenden Bekanntmachung der GmbH-Eintragung in der Wiener Zeitung.

Nicht zu unterschätzen sind auch die positiven Auswirkungen bei der Mindestkörperschaftsteuer, die ja an das Mindeststammkapital geknüpft ist. Beim vorgesehenen Mindeststammkapital von 10.000 € würde sich die jährliche Mindestkörperschaftsteuer von derzeit 1.750 € auf 500 € verringern (Wirkung erst ab 2014). Von dieser Änderung profitieren dann nicht nur neu gegründete GmbHs, sondern alle GmbHs, die aufgrund von fehlenden oder sehr geringen Gewinnen bis dato eine Mindestkörperschaftsteuer von 1.750 € gezahlt haben. Die damit verbundene Verringerung des Steueraufkommens wird auf 40 bis 50 Mio. € im Jahr geschätzt.

Eine allgemeine Änderung sieht der Gesetzesentwurf auch in § 36 Abs. 2 GmbH vor. Diese Bestimmung regelt, dass der Geschäftsführer bei Verlust des halben Stammkapitals zur Einberufung einer Generalversammlung verpflichtet ist. Künftig soll auch bei Erreichen der URG-Kennzahlen (Eigenmittelquote von weniger als 8 % und fiktive Schuldentilgungsdauer von mehr als 15 Jahren) eine Verpflichtung zur Einberufung der Generalversammlung gesetzlich erforderlich sein.

Innerhalb der Begutachtungsfrist, welche am 22.4.2013 geendet hat, wurden einige kritische Anmerkungen eingebracht. Zum Teil wird dabei die Befürchtung geäußert, dass eine Vielzahl bestehender GmbHs eine Herabsetzung des Stammkapitals von 35.000 € auf 10.000 € vornehmen werden. Eine solche Kapitalherabsetzung wäre dann als Einlagenrückzahlung übrigens steuerfrei und könnte an Stelle einer ansonsten beabsichtigten Gewinnausschüttung treten. Über den weiteren Verlauf (Beschlussfassung im Nationalrat, allfällige Änderungen usw.) werden wir Sie selbstverständlich informieren.

FAQ zu umsatzsteuerlichen Änderungen durch das Stabilitätsgesetz 2012 - das BMF antwortet

September 2012

Ab 1.9.2012 kommt es zu Einschränkungen bei der Option zur steuerpflichtigen (und damit auch zum Vorsteuerabzug berechtigenden) Vermietung für andere Zwecke außer Wohnzwecke. Das bedeutet, dass ein Vorsteuerabzug bei Neuvermietungen (Beginn der Gebäudeerrichtung nach dem 1.9.2012) nur dann möglich ist, wenn der Mieter selbst voll zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Bei Mietern, die unecht steuerfreie Umsätze tätigen (Banken, Versicherungen, Ärzte usw.) ist ein Vorsteuerabzug beim Vermieter daher ausgeschlossen.

Eine aktuelle Information des BMF beantwortet in diesem Zusammenhang häufig gestellte Fragen.

Beginn der Errichtung: Falls die Errichtung des Gebäudes vor dem 1.9.2012 begonnen wurde, kommt die Neuregelung nicht zur Anwendung. Es liegt ein sogenannter „Altfall“ vor, für den noch die bisher gültige Rechtslage (uneingeschränkte Option des Vermieters zur steuerpflichtigen Vermietung) weiter angewendet werden kann. Als Beginn der Errichtung ist jener Zeitpunkt zu verstehen, in dem bei vorliegender Baubewilligung mit der Bauausführung tatsächlich begonnen wurde (Bauausschreibung oder Auftragserteilung sind nicht ausreichend). Der Aushub einer Baugrube kann nur dann als Beginn der Errichtung gesehen werden, wenn einerseits eine Baubewilligung vorliegt und andererseits der Abschluss der Bauarbeiten in üblicher Bauzeit erfolgt. Dies gilt auch für eine Gliederung in mehrere Bauabschnitte. Auch hier ist eine unübliche lange Bauausführung schädlich. Es empfiehlt sich daher, den Beginn der Bauarbeiten in geeigneter Form zu dokumentieren.

Sanierungsmaßnahmen (Erhaltungsaufwand): Sanierungsmaßnahmen, die nach dem 31.8.2012 gesetzt werden, führen zu keiner Änderung bestehender Mietverhältnisse und zu keiner Neuerrichtung. Liegt jedoch ein Herstellungsvorgang vor, so ist hinsichtlich dieser Aufwendungen von einer Neuerrichtung auszugehen. Die Abgrenzung zwischen Erhaltungs- und Herstellungsaufwand richtet sich nach ertragsteuerlichen Grundsätzen. Bei Zusammenfallen von Herstellungs- und Erhaltungsaufwand ist grundsätzlich eine Trennung vorzunehmen; sofern eine Trennung nicht möglich ist, liegt zur Gänze Herstellungsaufwand vor.

Vermietung von Gebäudeteilen an mehrere Mieter mit unterschiedlicher Vorsteuerabzugsberechtigung: Sind in einem Gebäude mehrere Mieter untergebracht, hat der Vermieter für jeden Mieter getrennt zu beurteilen, ob dieser den Mietgegenstand nahezu ausschließlich (tolerierte Bagatellgrenze von 5% für nicht umsatzsteuerpflichtige Zwecke) für steuerpflichtige Umsätze nutzt. Maßgeblich für die Optionsmöglichkeit ist dabei der einzelne, baulich abgeschlossene und selbständige Grundstücksteil. Wird daher das Erdgeschoß eines Gebäudes an einen Arzt und das Obergeschoß an einen Rechtsanwalt vermietet, so kann hinsichtlich der Vermietung an den Arzt nicht zur Steuerpflicht optiert werden (unecht befreite Umsätze aus ärztlicher Tätigkeit). Hinsichtlich der an den Rechtsanwalt vermieteten Teile sind eine Option zur Steuerpflicht und die damit verbundene Vorsteuerabzugsberechtigung jedoch möglich.

Nachweis der Optionsausübung (Verzicht auf die Steuerbefreiung): Die Voraussetzungen für eine steuerpflichtige Vermietung sind vom Vermieter nachzuweisen. Mangels näherer gesetzlicher Vorgaben ist der Nachweis an keine besondere Form gebunden. Er kann sich aus einer Bestätigung des Mieters, aus Bestimmungen des Mietvertrags oder anderen Unterlagen ergeben. Da der Vermieter nicht zur Steuerpflicht optieren darf, wenn der Mieter den Mietgegenstand nicht nahezu ausschließlich für steuerpflichtige Umsätze verwendet, kann es zur Absicherung sinnvoll sein, den Mieter vertraglich zu verpflichten, jede Verwendungsänderung dem Vermieter unverzüglich bekannt zu geben.