Betriebsausgaben

Januar 2024

Wie definiert das Gesetz den Begriff Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie sind dem Finanzamt auf dessen Verlangen durch Belege nachzuweisen. Das Finanzamt kann auch die Nennung des Empfängers verlangen. Abgesehen von bestimmten Luxusaufwendungen dürfen die Finanzbehörden die Angemessenheit von Betriebsausgaben nicht prüfen. Auch die Notwendigkeit oder Wirtschaftlichkeit wird grundsätzlich nicht geprüft.

Betriebsausgaben stehen bei den betrieblichen Einkunftsarten zu, diese sind:

• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft,
• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb

Untenstehend finden Sie eine beispielhafte Aufzählung der wichtigsten Betriebsausgaben, wobei auch damit in Zusammenhang stehende Prämien und Förderungen behandelt werden:

Abfertigungsbeiträge
Abfindungszahlung an einen lästigen Gesellschafter
Absetzung für Abnutzung (AfA)
Aktentasche
Angehörige
Antiquitäten
Anzahlungen
Arbeitskleidung
Arbeitslosenversicherung
Arbeitszimmer
Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten
Basispauschalierung
Beratungskosten (z.B.: Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater)
Berufsgruppenpauschalierung (§ 17 Abs 4 EStG)
Bestechungsgelder
Bewirtungsspesen
Bildungsfreibetrag
Bildungsprämie
Bürgschaft
Computer
Damnum oder Disagio
Darlehenszinsen
Diäten
Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten
Eintreibungskosten
Fachliteratur
Fahrtkosten des Unternehmers
Firmen- bzw. Praxiswert
Forschungsprämien
Freiwilliger Sozialaufwand für die Belegschaft
Gebäude
Geldbeschaffungskosten
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Geschenke an Kunden / Klienten und Geschäftsfreunde
Gewinnfreibetrag (für die Veranlagungsjahre 2013 bis 2016)
Gründungskosten
Incentive-Reisen
Ingangsetzungskosten
Internet
Kammerbeiträge
KFZ
Kilometergeld
Lehrlingsförderung
Prozesskosten
Reisekosten des Unternehmers
Schadenersatzleistungen
Selbstständigenvorsorge
Sozialversicherungsbeiträge des Unternehmers
Spenden
Sponsoring
Steuerberatungskosten
Steuern
Strafen
Studiengebühren
Studienreisen
Telefon, Fax
Teppiche und Tapisserien
Trinkgelder
Versicherungen
Vorauszahlungen
Zeitungen, Zeitschriften
Zuwendungen an Privatstiftungen

Abfertigungsbeiträge:

Die Abfertigung an einen Dienstnehmer bzw. die Beiträge zur Mitarbeitervorsorgekasse in Höhe von 1,53% des Entgelts sind Lohnaufwand und somit Betriebsausgaben.

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Abfindungszahlung an einen lästigen Gesellschafter:

Ein lästiger Gesellschafter schädigt durch sein Verhalten das Unternehmen, sodass es im betrieblichen Interesse liegt, ihn zu entfernen. Er muss ein tatsächliches gesellschaftsschädigendes Verhalten vor dem Ausscheiden gesetzt haben. Eine Abfindung an diesen Gesellschafter kann Betriebsausgabe sein, wenn sie den Wert seines Kapitalkontos und die Beteiligung an den stillen Reserven und am Firmenwert übersteigt (Überzahlung zur Abwehr einer Störung des Betriebes). Bei einer Kapitalgesellschaft liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Erwirbt die Kapitalgesellschaft den Anteil des ausscheidenden Gesellschafters ist ein Fremdvergleich anzustellen.

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Absetzung für Abnutzung (AfA):

Die AfA ist die Abschreibung der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens verteilt auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Sie ist verpflichtend durchzuführen. Wird das Wirtschaftsgut nach Inbetriebnahme weniger als sechs Monate genutzt, ist die Hälfte des Jahresbetrages abzuschreiben (Halbjahres-AfA). Steuerrechtlich ist nur eine lineare AfA zulässig, d.h. eine gleichmäßige Verteilung auf die Nutzungsdauer. Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung sind zulässig.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (s.u.) können sofort und zur Gänze abgesetzt werden.

Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen eine Anlagekartei führen. Im Fall einer Basispauschalierung nach § 17 Abs. 1 EStG (s.u.) ist die Geltendmachung der AfA nicht zulässig.

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist zu schätzen, es sei denn es besteht eine gesetzlich geregelte Nutzungsdauer:

• Gebäude (ohne Nachweis der tatsächlichen Nutzungsdauer) sind mit bis 2,5% p.a. abzuschreiben. Bei für Wohnzwecke überlassenen Gebäuden beträgt die jährliche AfA ohne Nachweis der Nutzungsdauer bis zu 1,5%.
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten für denkmalgeschützte Gebäude können u.U. auf zehn Jahre verteilt abgesetzt werden.
• PKW und Kombinationskraftwagen:
  mindestens 8 Jahre; ausgenommen Fahrschulkraftfahrzeuge und KFZ, die zu mindestens 80% der gewerblichen Personenbeförderung dienen; bei Gebrauchtwagen beträgt die Gesamtnutzungsdauer mindestens 8 Jahre.
• Firmenwert:
  15 Jahre (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb)
• Praxiswert (Firmenwert bei freien Berufen):
  ist gesetzlich nicht geregelt, muss daher ermittelt werden: zwischen 3 und 15 Jahren möglich;

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Aktentasche:

siehe Artikel Werbungskosten Aktentasche

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Angehörige:

Verträge zwischen nahen Angehörigen werden steuerlich nur anerkannt, wenn

• sie nach außen ausreichend zum Ausdruck kommen,
• einen eindeutigen, klaren und jeden Zweifel ausschließenden Inhalt haben und
• auch zwischen Fremden unter den gleichen Bedingungen abgeschlossen worden wären (Fremdvergleich).

Es empfiehlt sich daher, einen schriftlichen Vertrag mit den wechselseitigen Leistungsverpflichtungen abzuschließen.

Nahe Angehörige sind alle Personen, die zueinander in einem besonderen Naheverhältnis stehen, wie zum Beispiel:
(ehemalige) Ehegatten, Verwandte, Verschwägerte, Wahl- und Pflegeeltern bzw. Wahl- und Pflegekinder, Lebensgefährten und deren Kinder und Enkel, eingetragene Partner; Angehörigen gleichgesetzt ist z.B. auch der Gesellschafter-Geschäftsführer im Verhältnis zur GmbH;

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Antiquitäten:

Antiquitäten sind Gegenstände, die älter als 150 Jahre sind oder aus einer bestimmten Stilepoche stammen. Um abzugsfähig zu sein muss die Antiquität betrieblich genutzt werden (z.B. als Schreibtisch). Bei Anschaffungskosten bis 7.300 € unterbleibt die Angemessenheitsprüfung der Höhe nach. Eine Absetzung für Abnutzung (s.o.) kommt nicht in Betracht.

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Anzahlungen:

Beim Einnahmen-Ausgaben-Rechner gilt das Abflussprinzip, d.h. Anzahlungen werden im Zeitpunkt der Bezahlung gewinnwirksam und gelten ab diesem Zeitpunkt als Betriebsausgaben. Das abnutzbare Anlagevermögen betreffende Anzahlungen sind im Weg der Absetzung für Abnutzung (s.o.) zu berücksichtigen.

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Arbeitskleidung:

Aufwendungen für Arbeitskleidung sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn es sich um Berufskleidung handelt, die mit allgemein erkennbarem, eine private Nutzung praktisch ausschließendem Uniformcharakter ausgestattet ist. Daher sind Ausgaben für bürgerliche Kleidung (z.B. Anzüge) nicht absetzbar, und zwar selbst dann nicht, wenn die Kleidung ausschließlich bei der Berufsausübung getragen wird. Reinigungskosten für absetzbare Arbeitskleidung können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

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Arbeitslosenversicherung:

Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung für Selbstständige sind abzugsfähig.

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Arbeitszimmer:

Aufwendungen und Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sowie dessen Einrichtung gehören grundsätzlich zu den nicht abzugsfähigen Aufwendungen und Ausgaben. Bildet das Arbeitszimmer hingegen den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit, sind die darauf entfallenden Aufwendungen und Ausgaben einschließlich der Kosten seiner Einrichtung als Betriebsausgaben abzugsfähig. Ein Arbeitszimmer liegt im Wohnungsverband, wenn es über keinen vom Eingang des Wohnhauses getrennten Zugang verfügt. Zusätzlich wird gefordert, dass das Arbeitszimmer nach der Art der Tätigkeit notwendig ist.

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Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten:

siehe Artikel Werbungskosten Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Basispauschalierung:

• 17 Abs. 1 EStG erlaubt eine pauschale Ermittlung der Betriebsausgaben für Einnahmen-Ausgaben-Rechner, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder aus Gewerbebetrieb beziehen. Weitere Voraussetzung ist, dass die Umsätze im vorangegangenen Wirtschaftsjahr 220.000 € nicht übersteigen.

Der Durchschnittssatz beträgt entweder

• 6%, höchstens 13.200 €, bei freiberuflichen oder gewerblichen Einkünften aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung, Einkünften aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit sowie aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit,
• sonst 12%, höchstens jedoch 26.400 €

der Umsätze.

Zusätzlich zur Pauschale dürfen folgende Betriebsausgaben abgesetzt werden:

• Wareneinkäufe,
• Löhne und Lohnnebenkosten einschließlich Fremdlöhne und
• Sozialversicherungsbeiträge

Aus der Steuererklärung muss hervorgehen, dass der Steuerpflichtige von der Pauschalierung Gebrauch macht.

Neben der Basispauschalierung gibt es Durchschnittssätze für bestimmte Berufsgruppen (s.u.: Berufsgruppenpauschalierung).

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Beratungskosten (z.B.: Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater):

Im Fall der betrieblichen Veranlassung handelt es sich um Betriebsausgaben.

Steuerberatungskosten können auch Sonderausgaben darstellen.

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Berufsgruppenpauschalierung (§ 17 Abs 4 EStG):

Durch Verordnung des Bundesministers für Finanzen wurden für bestimmte Berufsgruppen Durchschnittssätze zur Gewinnermittlung festgelegt. Voraussetzung ist, dass keine Buchführungspflicht (doppelte Buchhaltung) besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.

Derartige Pauschalierungsverordnungen bestehen zum Beispiel im Bereich der Land- und Forstwirtschaft, für Künstler, Handelsvertreter und bestimmte Gewerbetreibende.

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Bestechungsgelder:

Geld- und Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist, sind nicht abzugsfähig.

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Bewirtungsspesen:

Grundsätzlich gehören Bewirtungsspesen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden zu den Repräsentationsaufwendungen und sind somit nicht abzugsfähig. Derartige Aufwendungen oder Ausgaben können unter der Voraussetzung, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt, zur Hälfte abgezogen werden. Dies muss der Steuerpflichtige nachweisen. Der Begriff der Werbung ist nicht eindeutig definiert, im Wesentlichen muss eine Produkt- bzw. Leistungsinformation geboten werden.

Auch Beherbergungskosten zählen zu den Bewirtungsspesen.

Bewirtungsspesen können zur Gänze abgesetzt werden, wenn die Bewirtung zum Inhalt der Leistung gehört, Entgeltcharakter hat (z.B. im Rahmen einer Incentive-Reise) oder keine Repräsentationskomponente aufweist (z.B. Bewirtung im Rahmen von Event-Marketing).

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Bildungsfreibetrag:

Der Bildungsfreibetrag kann letztmalig im Rahmen der Veranlagung 2015 geltend gemacht werden!

• Externe Bildungseinrichtungen
  Für die Aus- und Fortbildung von Arbeitnehmern kann ein Bildungsfreibetrag in Höhe von bis zu 20% der Aufwendungen geltend gemacht werden. Die Aufwendungen müssen unmittelbar Aus- und Fortbildungsmaßnahmen betreffen, die im betrieblichen Interesse für Arbeitnehmer getätigt werden.
• Innerbetriebliche Bildungseinrichtungen
  Auch hier gibt es einen Freibetrag von bis zu 20% der Aufwendungen für die Aus- und Fortbildung von Arbeitnehmern. Die Aufwendungen müssen wiederum unmittelbar Aus- und Fortbildungsmaßnahmen betreffen, die im betrieblichen Interesse für Arbeitnehmer getätigt werden. Ferner muss es sich um innerbetriebliche Fortbildungseinrichtungen handeln, welche einem Teilbetrieb vergleichbar sind. Sie dürfen die Fortbildungsmaßnahmen Dritten gegenüber nicht anbieten, es sei denn es handelt sich bei den Dritten um konzerninterne Unternehmen, und die Tätigkeit dieser Teilbetriebe muss in der Erbringung solcher Leistungen für die eigenen Arbeitnehmer des Unternehmens bestehen. In den internen Richtlinien muss außerdem vorgesehen sein, dass an den Aus- und Fortbildungsmaßnahmen auch Personen teilnehmen können, die unmittelbar vor Bezug des Kinderbetreuungsgeldes Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen waren. Die Aufwendungen je Aus- und Fortbildungsmaßnahme dürfen - unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer - 2.000 € pro Kalendertag nicht übersteigen.

Im Fall einer Pauschalierung steht der Bildungsfreibetrag nicht zu.

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Bildungsprämie:

Die Bildungsprämie kann letztmalig im Rahmen der Veranlagung 2015 geltend gemacht werden!

Die Prämie beträgt 6% der Aufwendungen. Sie kann alternativ zum Bildungsfreibetrag für externe Bildungseinrichtungen geltend gemacht werden. Für innerbetriebliche Aus- und Fortbildung und im Fall einer Pauschalierung steht sie nicht zu. Die jeweiligen Prämien sind nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, spätestens bis zum Eintritt der Rechtskraft des betreffenden Einkommensteuer-, Körperschaftssteuer- oder Feststellungsbescheides geltend zu machen. Es handelt sich um eine Steuergutschrift.

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Bürgschaft:

Ist die Übernahme einer Bürgschaft betrieblich veranlasst kann es sich um Betriebsausgaben handeln. Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer stellt die Bürgschaft für die Gesellschaft in der Regel eine Einlage dar.

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Computer:

siehe Artikel Werbungskosten Computer“

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Damnum oder Disagio:

Ein Damnum ist die Differenz zwischen dem Rückzahlungsbetrag einer Verbindlichkeit und dem Verfügungsbetrag. Es ist auf die Laufzeit der Verbindlichkeit zu verteilen (siehe auch unten: Geldbeschaffungskosten).

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Darlehenszinsen:

Darlehenszinsen sind abzugsfähig, wenn das Darlehen betrieblichen Zwecken dient. Ist das Darlehen von vornherein durch betriebliche und private Zwecke veranlasst, zählt nur der für betriebliche Zwecke aufgewendete Teil zu den Betriebsausgaben (Aliquotierung).

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Diäten:

(s. Artikel: Werbungskosten Reisekosten)

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Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten:

siehe Artikel Werbungskosten Doppelte Haushaltsführung“

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Eintreibungskosten

Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Eintreibung von betrieblichen Forderungen stehen, sind Betriebsausgaben.

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Fachliteratur

siehe Artikel Werbungskosten Fachliteratur“

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Fahrtkosten des Unternehmers:

Fahrtkosten sind in ihrer tatsächlich angefallenen Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Kilometergeld steht bei betrieblichen Fahrten mit dem privaten KFZ zu (s. u: Kilometergeld).

Das Verkehrsmittel ist frei wählbar. Auch Fahrtkosten in der Ersten Klasse/Business Class sind in voller Höhe abzugsfähig. Bei Netzkarten ist der Privatanteil auszuscheiden.

Fahrtkosten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind ebenfalls absetzbar, es sei denn der Wohnsitz befände sich aus persönlichen Gründen in einer unüblichen Entfernung zur Betriebsstätte (Richtwert: ca. 120 km).

Unterscheiden Sie Fahrtkosten von Reisekosten (s.u.)!

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Firmen- bzw. Praxiswert

s.o. Absetzung für Abnutzung

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Forschungsprämien:

Die Forschungsförderung wurde mit 1.1.2016 von 10% auf 12% erhöht.

Für Wirtschaftsjahre ab 1.1.2016 können folgende Prämien geltend gemacht werden:

• Eigenbetriebliche Forschung in einem inländischen Betrieb/einer inländischen Betriebsstätte
  Es besteht keine Betragsgrenze wie bei der Auftragsforschung. Die Geltendmachung der Forschungsprämie ist an ein Gutachten der Forschungsförderungsgesellschaft mbH (FFG) geknüpft.
• Auftragsforschung, die von einem inländischen Betrieb/einer inländischen Betriebsstätte in Auftrag gegeben wurde
  Das beauftragte Unternehmen bzw. die beauftragte Einrichtung muss u.a. seinen / ihren Sitz innerhalb der EU bzw. des EWR haben und mit Forschungsaufgaben befasst sein. Die Höhe der Aufwendungen, für die eine Forschungsprämie geltend gemacht werden kann, ist mit 1.000.000 € pro Wirtschaftsjahr begrenzt.

Die Höhe beider Prämien beträgt 12% der Aufwendungen.

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Freiwilliger Sozialaufwand für die Belegschaft:

Freiwilliger Sozialaufwand (z.B. ein Betriebsausflug), insbesondere auch Geschenke an Arbeitnehmer, sind Betriebsausgaben.

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Gebäude:

s.o. Absetzung für Abnutzung

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Geldbeschaffungskosten:

Geldbeschaffungskosten, darunter fallen insbesondere diverse Gebühren, sind steuerrechtlich gemeinsam mit einem Damnum (s.o.) zu aktivieren und auf die Laufzeit des Kredites zu verteilen, wenn sie mit diesem in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Das gilt auch für Einnahmen-Ausgaben-Rechner, wenn nur Geldbeschaffungskosten anfallen.

Es besteht eine Freigrenze von 900 €, sofern kein aktivierungspflichtiges Damnum entstanden ist.

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Geringwertige Wirtschaftsgüter:

Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 1.000 € nicht übersteigen, können sofort abgesetzt werden (s.o. Absetzung für Abnutzung). Wirtschaftsgüter, die eine Einheit bilden, dürfen nicht in geringwertige Wirtschaftsgüter gesplittet werden.

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Geschenke an Kunden/Klienten und Geschäftsfreunde:

Gelegenheitsgeschenke an Kunden bzw. Geschäftsfreunde zählen grundsätzlich zu den nicht abzugsfähigen Aufwendungen. Ausnahmsweise können Betriebsausgaben vorliegen, sofern die Geschenkgewährung überwiegend Entgeltcharakter hat oder der Werbung dient und die berufliche Veranlassung erheblich überwiegt. Dies ist vom Steuerpflichtigen nachzuweisen.

Kleinere Sachgeschenke zu bestimmten Anlässen (z.B. Weihnachten) bei bereits bestehender Geschäftsverbindung sind in der Regel nicht abzugsfähig.

Geschenke an Arbeitnehmer zählen zum freiwilligen Sozialaufwand (s.o.).

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Gewinnfreibetrag (Freibetrag für investierte Gewinne):

Der Gewinnfreibetrag kann von natürlichen Personen bei der Gewinnermittlung eines Betriebes gewinnmindernd geltend gemacht werden. Bemessungsgrundlage ist der Gewinn. Der Freibetrag ist bei Veranlagungen für die Jahre 2013 bis 2016 gestuft wie folgt: Für die ersten 175.000 € beträgt der Freibetrag 13%, für die nächsten 175.000 € 7% und für die nächsten 230.000 € 4,5%. Somit können pro Veranlagungsjahr maximal 45.350 € geltend gemacht werden. Der Grundfreibetrag von 3.900 € steht ohne tatsächliche Investition zu. Übersteigt der Gewinn 30.000 €, kann der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden. Dieser muss durch Anschaffungs- oder Herstellungskosten begünstigter Wirtschaftsgüter gedeckt sein. Die Absetzung für Abnutzung (s.o.) wird dadurch nicht berührt.

Begünstigte Wirtschaftsgüter sind:

• Abnutzbare körperliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einer Nutzungsdauer von mindestens vier Jahren, die inländischen Betrieben/Betriebsstätten zuzurechnen sind
• Wohnbauanleihen, die dem Anlagevermögen eines inländischen Betriebes oder einer inländischen Betriebsstätte ab dem Anschaffungszeitpunkt mindestens vier Jahre gewidmet werden

Für folgende Wirtschaftsgüter kann ein Gewinnfreibetrag nicht gewährt werden:

• PKW und Kombi, ausgenommen Fahrschulkraftfahrzeuge und KFZ, die zu mindestens 80% der gewerblichen Personenförderung dienen
• Luftfahrzeuge
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (s.o.)
• Gebrauchte Wirtschaftsgüter
• Wirtschaftsgüter, die von einem Unternehmen erworben werden, das unter beherrschendem Einfluss des Steuerpflichtigen steht
• Wirtschaftsgüter, für die eine Forschungsprämie in Anspruch genommen wird

Im Fall einer Pauschalierung steht nur der Grundfreibetrag zu.

Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag ist in der Steuererklärung geltend zu machen. Die jeweiligen Wirtschaftsgüter sind in einem Verzeichnis auszuweisen.

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Gründungskosten:

Bei Kapitalgesellschaften ist die Abzugsfähigkeit von Gründungskosten mit den sich aus dem Gesellschaftsvertrag ergebenden Pflichten begrenzt.

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Incentive-Reisen:

Reisen, die Geschäftspartnern als Belohnung oder Motivation gewährt werden, können in der Regel als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

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Ingangsetzungskosten:

Ingangsetzungskosten sind Ausgaben, die mit dem Aufbau einer Betriebsorganisation zusammenhängen. Sie dürfen nicht aktiviert werden und sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.

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Internet:

Bei Internetkosten im Arbeitszimmer der Privatwohnung nimmt die Rechtsprechung eine teilweise private Nutzung an. Eine ausschließlich betriebliche Nutzung müsste durch entsprechende Aufzeichnungen nachgewiesen werden. Ist eine exakte Aufteilung in privaten und betrieblichen Anteil nicht möglich, ist der Privatanteil zu schätzen.

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Kammerbeiträge:

Pflichtbeiträge an Kammern sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.

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KFZ:

• überwiegend betrieblich genutztes KFZ:
  Aufwendungen für das KFZ stellen Betriebsausgaben dar. Ein etwaiger Privatanteil ist auszuscheiden.
• überwiegend privat genutztes KFZ:
  Das KFZ gehört zum Privatvermögen. Als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können entweder das Kilometergeld (s.u.) oder die tatsächlichen Aufwendungen.

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Kilometergeld:

• Betriebliches KFZ:
  Die Kosten sind in der tatsächlichen Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Ansatz von Kilometergeld ist nicht möglich.
• Privates KFZ:
  Bei betrieblichen Fahrten mit dem privaten KFZ (des Steuerpflichtigen) kann wahlweise Kilometergeld angesetzt werden oder die tatsächlichen Kosten. Das amtliche Kilometergeld beinhaltet zusätzlich zu Treibstoffkosten die meisten KFZ-Aufwendungen wie zum Beispiel Vignette, Versicherungen und Winterreifen. Kilometergeld gebührt bis zu einer maximalen jährlichen Fahrtleistung von 30.000 km.

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Lehrlingsförderung:

Nachfolgend ein Überblick über die vielfältigen Lehrlingsförderungen. Detaillierte Informationen sind unter www.lehrefoerdern.at abrufbar.

• Basisförderung
  Die Basisförderung wird pro Lehrling auf Antrag im Nachhinein gewährt. Die Höhe der Förderung beträgt:
• für das 1. Lehrjahr: 3 kollektivvertragliche Bruttolehrlingsentschädigungen
• für das 2. Lehrjahr: 2 kollektivvertragliche Bruttolehrlingsentschädigungen
• für das 3. Bzw. 4. Lehrjahr: je 1 kollektivvertragliche Bruttolehrlingsentschädigung

Bei halben Lehrjahren, Lehrzeitanrechnungen und Lehrzeitverkürzungen wird die Basisförderung aliquot berechnet.

• Förderung von Unternehmen, welche einen Lehrling aus der Überbetrieblichen Lehrlingsausbildung (ÜBA) übernehmen
• Maßnahmen für Lehrlinge mit Lernschwierigkeiten
• Weiterbildung der Ausbilder
• Förderbeitrag von 200 € bzw. 250 € für gute und ausgezeichnete Lehrabschlussprüfungen
• Gleichmäßiger Zugang von jungen Frauen und Männern zu den verschiedenen Lehrberufen
• Förderung von Vorbereitungskursen auf die Lehrabschlussprüfung
• Kostenfreier Antritt zur Lehrabschlussprüfung nach einer negativen Prüfung
• AMS-Förderungen für die Lehrausbildung von
• Mädchen in Berufen mit geringem Frauenanteil
• Jugendlichen, die am Arbeitsmarkt benachteiligt sind
• TeilnehmerInnen an einer integrativen Berufsausbildung
• Erwachsenen (über 18-jährigen), deren Beschäftigungsproblem aufgrund von Qualifikationsmängeln durch eine Lehrausbildung gelöst werden kann
• Begünstigt behinderte Personen

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Prozesskosten:

Liegt der Gegenstand eines Zivilprozesses in der betrieblichen Sphäre, sind die Kosten grundsätzlich abzugsfähig. Das gilt auch für Kosten eines Verwaltungsverfahrens.

Prozesskosten für ein gerichtliches oder verwaltungsrechtliches Strafverfahren sind nur bei (teilweisem) Freispruch oder Einstellung des Verfahrens wegen eines Strafaufhebungsgrundes abzugsfähig.

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Reisekosten des Unternehmers:

siehe Artikel: Werbungskosten Reisekosten“

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Schadenersatzleistungen:

Sind die Leistungen der betrieblichen Sphäre zuzurechnen, liegen Betriebsausgaben vor. Resultiert der Schaden aus vorsätzlichem rechtswidrigem Verhalten des Betriebsinhabers ist keine Abzugsfähigkeit gegeben.

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Selbstständigenvorsorge:

Pflichtbeiträge an eine Vorsorgekassa sind abzugsfähig. Das gilt auch für Selbstständige, die vom Opting-In Gebrauch machen.

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Sozialversicherungsbeiträge des Unternehmers

Beiträge zu gesetzlichen Pflichtversicherungen sind jedenfalls Betriebsausgaben.

Versicherungsprämien für freiwillige Personenversicherungen sind Sonderausgaben.

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Spenden:

Spenden aus dem Betriebsvermögen sind unter folgenden Voraussetzungen abzugsfähig:

• Spenden an im Gesetz genannte Einrichtungen wie zum Beispiel Universitäten mit Sitz in der EU oder anderen Staaten, mit denen umfassende Amtshilfe besteht, die Österreichische Nationalbibliothek, Museen oder auch freiwillige Feuerwehren.
• Bestimmte mit Bescheid als spendenbegünstigt festgestellte Einrichtungen. Für diese Einrichtungen veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen Listen auf seiner Homepage. Seit 1.1.2012 finden sich darunter auch Organisationen für Natur- und Tierschutz.

Absetzbar sind Geld- und Sachspenden, welche 10% des Gewinnes des letzten Wirtschaftsjahres - vor Berücksichtigung eines Gewinnfreibetrages - nicht übersteigen.

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Sponsoring:

Beim Sponsoring wendet ein Unternehmer Geld oder Sachleistungen einer bestimmten Person bzw. Personengruppe zu, um im Gegenzug eine Werbeleistung zu erhalten.

Sponsoring ist nur abzugsfähig, wenn es nahezu ausschließlich auf betrieblichen Erwägungen basiert, der Sponsor eine angemessene Gegenleistung erhält und eine breite öffentliche Werbewirkung erzielt wird.

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Steuerberatungskosten:

s.o.: Beratungskosten

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Steuern:

Durch den Betrieb veranlasste Steuern sind abzugsfähig (z.B. KFZ-Steuer). Personensteuern (z.B. Einkommensteuer) sind nicht abzugsfähig. Bei Verspätungs- und Säumniszuschlägen kommt es darauf an, ob die zugrundeliegende Steuerschuld eine Personen- oder Betriebssteuer ist.

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Strafen:

Seit 2.8.2011 sind Strafen und Geldbußen, die von Gerichten, Verwaltungsbehörden oder den Organen der EU verhängt werden, ausdrücklich nicht mehr abzugsfähig.

Strafen, die der Arbeitgeber für das rechtswidrige Verhalten eines Arbeitnehmers zahlt, können Betriebsausgaben darstellen.

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Studiengebühren:

siehe Artikel Werbungskosten Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Studienreisen:

siehe Artikel Werbungskosten Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Telefon, Fax:

Bei Kosten für ein Telefon in der Wohnung, von dem aus auch betriebliche Gespräche geführt werden, nimmt die Finanzverwaltung einen Privatanteil an. Bei Fehlen von genauen Aufzeichnungen über die betrieblichen Gespräche wird der Privatanteil geschätzt.

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Teppiche und Tapisserien:

Aufwendungen für Tapisserien und handgeknüpfte Teppiche können Betriebsausgaben darstellen, sofern sie betrieblich genutzt werden. Befinden sie sich in einem Arbeitszimmer, geht die Finanzverwaltung von einem überwiegenden privaten Interesse aus, sodass eine Abzugsfähigkeit nicht gegeben ist. Die Anschaffungskosten dürfen 730 € pro Quadratmeter nicht übersteigen (Angemessenheitsprüfung). Keiner Angemessenheitsprüfung unterliegen diese Wirtschaftsgüter, wenn sie Leistungsinhalt sind (z.B. in einem Hotel). Eine Absetzung für Abnutzung (s.o.) kommt nur bei technischer Abnutzung in Betracht.

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Trinkgelder:

Bei betrieblicher Veranlassung sind Trinkgelder abzugsfähig. Beachten Sie, dass gegebenenfalls Belege mit Datum, Betrag und Empfänger vorzulegen sind.

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Versicherungen:

• Personenversicherung:
  Beiträge zu Pflichtversicherungen s.o. Selbstständigenvorsorge und Sozialversicherungsbeiträge des Unternehmers
  Prämien für freiwillige Personenversicherungen sind in der Regel der privaten Lebensführung zuzurechnen und somit keine Betriebsausgaben.
• Sach- und Schadensversicherung:
  Sofern sich die Versicherung auf Betriebsvermögen (z.B. Betriebsgebäude) und die Betriebsführung (z.B. Berufshaftpflichtversicherung) bezieht, liegen Betriebsausgaben vor.

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Vorauszahlungen:

Nicht aktivierungspflichtige Vorauszahlungen für folgende Kosten sind gleichmäßig auf den Zeitraum der Vorauszahlung zu verteilen, es sei denn sie betreffen lediglich das laufende und das folgende Jahr:

• Beratung
• Bürgschaften
• Fremdmittel
• Garantien
• Miete
• Treuhand
• Vermittlung
• Vertrieb
• Verwaltung

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Zeitungen, Zeitschriften:

Tageszeitungen und Zeitschriften mit allgemein interessierendem Inhalt sind nicht abzugsfähig. Anders ist es bei Fachliteratur (siehe Artikel Werbungskosten Fachliteratur).

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Zuwendungen an Privatstiftungen:

Zuwendungen an folgende Privatstiftungen sind Betriebsausgaben:

• Unternehmenszweckförderungsstiftungen:
  Die Privatstiftung dient ausschließlich und unmittelbar dem Betriebszweck des stiftenden Unternehmers.
• Arbeitnehmerförderungsstiftungen:
  Die Privatstiftung dient der Unterstützung betriebszugehöriger Arbeitnehmer.
• Belegschaftsbeteiligungsstiftungen:
  Die Privatstiftung dient der Weitergabe von Beteiligungserträgen an (ehemalige) Arbeitnehmer.
• Zuwendungen für die „ertragsbringende Vermögensausstattung“ von gemeinnützigen Privatstiftungen und vergleichbaren Rechtsträgern können unter bestimmten Voraussetzungen bis zu einem Betrag von 500.000 € (für einen Zeitraum von fünf Jahren) steuerlich abgesetzt werden.

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BFG zur Abzugsfähigkeit von Geschäftsessen

Oktober 2018

In einem unlängst veröffentlichten Urteil (BFG GZ RV/2100827/2016 vom 6.2.2018) hatte ein deutscher Staatsbürger versucht, sich österreichische Vorsteuern für Geschäftsessen über den Rückerstattungsweg vom Finanzamt zurückzuholen. Auch für Nicht-Österreicher sind die gleichen österreichischen Rechtsvorschriften zur Berücksichtigung von Repräsentationsspesen maßgeblich, wobei hier unterschiedliche Bestimmungen für Einkommen- und Umsatzsteuer gelten. In der Einkommensteuer werden hinsichtlich der Abzugsfähigkeit von Bewirtungsspesen drei Fallgruppen unterschieden:

• Bewirtungsspesen sind zur Gänze nicht abzugsfähig: Nach der Rechtsprechung sind unter nicht abzugsfähigen "Repräsentationsaufwendungen" alle Aufwendungen zu verstehen, die zwar durch den Beruf des Steuerpflichtigen bedingt sind oder auch mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften anfallen, aber auch sein gesellschaftliches Ansehen fördern, es ihm also ermöglichen, zu "repräsentieren". Darunter fallen auch Aufwendungen, die ganz allgemein dazu dienen, geschäftliche Kontakte aufzunehmen und zu pflegen, um als potentieller Auftraggeber oder Auftragnehmer in Betracht gezogen zu werden. Unter diese Fallgruppe fallen beispielsweise Bewirtung im eigenen Haushalt oder Bewirtung i.Z.m. Vergnügungsveranstaltungen wie z.B. Casino, Ball, Konzert, Theater etc.
• Bewirtungsspesen sind zur Hälfte abzugsfähig: Für die Bewirtungskosten muss hier der Unternehmer nachweisen, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt. Die repräsentative Mitveranlassung darf hier nur ein geringes Ausmaß erreichen. Unter diese Gruppe fallen z.B. Bewirtung in Zusammenhang mit Bilanzpressekonferenzen, Klienteninformationen, Projektvorstellungen oder konkret angestrebte Geschäftsabschlüsse.
  Dies ist im Einzelfall anhand von Teilnehmeraufzeichnungen und durch Vorlage von Geschäftsaufträgen nachzuweisen.
• Bewirtungsspesen sind zur Gänze abzugsfähig: Zur Gänze abzugsfähig sind Bewirtungskosten, die unmittelbar Bestandteil der Leistung sind oder in unmittelbarem Zusammenhang mit der Leistung stehen (z.B. Verpflegung anlässlich einer Schulung), Bewirtungen mit Entgeltcharakter oder ohne Repräsentationskomponente (z.B. Produkt- oder Warenverkostungen oder Bewirtung bei Betriebsbesichtigungen etc.).

In der Umsatzsteuer gibt es von der Einkommensteuer abweichende Regelungen. Sofern jedoch Bewirtungsspesen in der ESt zur Gänze abzugsfähig sind, ist in der Umsatzsteuer ebenfalls der volle Vorsteuerabzug möglich. Die "ertragsteuerliche Hälfteregelung" ist jedoch in der Umsatzsteuer nicht zu beachten. Umsatzsteuerlich steht demnach für die Geschäftsfreundebewirtung bei Vorliegen der Voraussetzungen der volle Vorsteuerabzug zu, auch wenn ertragsteuerlich die Abzugsfähigkeit nur zu 50 % gegeben ist. Bei in der Einkommensteuer zur Gänze nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwendungen steht korrespondierend auch kein Vorsteuerabzug zu.

Im vorliegenden Sachverhalt vertrat das Finanzamt die Meinung, dass aus den angefallenen Essenskosten keine konkreten Geschäftsabschlüsse hervorgegangen seien und versagte daher den Vorsteuerabzug. Das BFG ging aufgrund der vorgelegten ergänzenden Unterlagen davon aus, dass die Kosten für die Geschäftsessen zur Gänze für das Unternehmen der Beschwerdeführerin angefallen sind, es sich also um betrieblich veranlasste Aufwendungen handelt, für die der Vorsteuerabzug zur Gänze zusteht. Fehlende Teilnehmerlisten zu bestimmten Geschäftsessen änderten aufgrund der unwesentlichen Beträge nichts an der positiven Entscheidung für die Steuerpflichtige.

Durchführung einer Außenprüfung: Mögliche Prüffelder

Mai 2012

Ein Betriebsprüfer erarbeitet vor Prüfungsdurchführung eine Schwerpunktliste der zu prüfenden Positionen des Rechnungswesens. Allgemein wird auf die Trennung von betrieblicher und privater Sphäre geachtet. Ein Grundsatz ist ferner das Prinzip der wirtschaftlichen Betrachtungsweise, d.h. es wird stets der wahre wirtschaftliche Gehalt hinter der äußeren Erscheinungsform eines Sachverhaltes geprüft.

Beispielhaft seien die folgenden Positionen genannt:

• KFZ

Ein KFZ gehört nur dann zum Betriebsvermögen, wenn es überwiegend (mehr als 50%) betrieblich genutzt wird. Die private Nutzung wird in diesem Fall mittels eines Privatanteils berücksichtigt, der aus dem Fahrtenbuch abgeleitet wird. Ein Fahrtenbuch muss jedenfalls alle betrieblichen und privaten Fahrten, die Anfangs- und Endkilometerstände sowie die Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer enthalten. Fehlt ein Fahrtenbuch bzw. wurde es nicht ordnungsgemäß geführt, darf der Betriebsprüfer den Privatanteil schätzen, wobei er insbesondere die Belege der Treibstoffkosten zu Hilfe nehmen kann. Auf jeder Tankrechnung finden sich Ort, Datum und Art des getankten Treibstoffes, die mit anderen Belegen nicht in Widerspruch stehen dürfen, wie z.B. Reisekostenabrechnungen. Die Finanzverwaltung geht im Regelfall von einem Privatanteil bis ca. 30 Prozent aus, prüft aber auch die Umstände des Einzelfalles (z.B. ob zwei PKW genutzt werden). Zu achten ist auch auf die Trennung von Kosten zwischen vorsteuerabzugsberechtigten KFZ laut Liste des Finanzministeriums und normalen PKW.

• Bewirtungsspesen

Kosten für Bewirtung mit Werbecharakter sind grundsätzlich zur Hälfte als Betriebsausgaben abziehbar. Die Vorsteuer für Speisen und Getränke darf vom gesamten Rechnungsbetrag geltend gemacht werden. Zu beachten ist, dass die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegen muss. Zusätzlich muss vom Steuerpflichtigen der konkrete Werbezweck der Bewirtung nachgewiesen werden. Die Rechtsprechung akzeptiert Ausgaben zur bloßen Kontaktpflege nicht als Werbung, sondern verlangt den Nachweis einer Produkt- bzw. Leistungsinformation.

• Kassa

Das Kassakonto darf nie negativ sein. Besonders auffällig sind Einlagen, ohne die sich ein negativer Kassastand ergeben würde. Bargeldbewegungen sind täglich und einzeln festzuhalten. In welcher Form dies geschieht bleibt dem Steuerpflichtigen überlassen . Ausnahmsweise - z.B. Umsatz unter 150.000 € - wird eine vereinfachte Losungsermittlung, d.h. Ermittlung der Tageslosung durch tägliche Rückrechnung, zugelassen. Die spätere Eintragung in die Buchhaltung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung muss zeitgerecht sein. Zeitgerecht heißt, die Eintragungen sind spätestens innerhalb eines Monates und 15 Tagen nach Ablauf des Kalendermonates des Geschäftsfalles vorzunehmen. Wird die Umsatzsteuer vierteljährlich entrichtet tritt an die Stelle des Kalendermonates das Kalendervierteljahr.

Verdeckte Ausschüttungen bei Körperschaften (z.B.: GmbH, AG)

Von einer verdeckten Ausschüttung spricht man, wenn ein Anteilsinhaber einer Körperschaft bzw. eine ihm nahestehende Person außerhalb eines Gewinnverteilungsbeschlusses Vorteile von der GmbH erhält, die ein Nicht-Gesellschafter nicht oder nicht in dieser Form erhalten würde (Fremdvergleich wie bei nahen Angehörigen). Folge einer verdeckten Ausschüttung wäre eine Verminderung des Ergebnisses der Körperschaft und in der Folge eine Steuersenkung. Der Betriebsprüfer führt daher alle Korrekturen durch, die nötig sind, um die verdeckte Ausschüttung in ihrer jeweiligen Höhe zu eliminieren, sodass sie nicht gewinnwirksam ist. Ist der Gesellschafter eine natürliche Person stellt eine verdeckte Ausschüttung (grundsätzlich die Differenz zwischen erhaltener und fremdüblicher Leistung) Einkünfte aus Kapitalvermögen dar, die mit 25% zu versteuern sind.

Eine verdeckte Ausschüttung kann direkt oder indirekt erfolgen. Bei der direkten Form tätigt die Gesellschaft Aufwendungen für den Gesellschafter. Dieser Aufwand wird in der Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt und vermindert den Gewinn. Daher ist es nicht von Bedeutung, ob tatsächlich eine Zahlung erfolgt ist. Deshalb gelten auch Scheinaufwendungen wie etwa Honorarnoten des Gesellschafters ohne tatsächlich erbrachte Leistung als verdeckte Ausschüttung. Bei der indirekten Form erhält die Gesellschaft ihr zustehende Einnahmen nicht, wie es zum Beispiel bei einer Veräußerung von Anteilen zu einem nicht marktgerechten Preis der Fall ist oder bei der Überlassung von Wirtschaftsgütern oder Dienstleistungen an den Gesellschafter zu einem nicht fremdüblichen Preis, wobei schon das Fehlen eines Gewinnaufschlages auf eine verdeckte Ausschüttung hindeutet.

Besonders augenfällige Bilanzpositionen bzw. Vorgänge sind nicht bzw. nicht angemessen verzinste Darlehen an den Gesellschafter und rückwirkende Vereinbarungen, die steuerrechtlich grundsätzlich nicht anerkannt werden. Ein dauerhaft negativer Saldo am Gesellschafter-Verrechnungskonto kann zu einer verdeckten Ausschüttung führen, wenn die Rückzahlung von vornherein nicht gewollt ist, der Gesellschafter illiquid ist oder Einbringungsmaßnahmen seitens der Gesellschaft fehlen.

Spiegelbildlich zur verdeckten Ausschüttung gibt es die verdeckte Einlage, die an dieser Stelle nicht näher behandelt werden kann. Auch sie verändert den Gewinn der Körperschaft steuerrechtlich nicht. Eingelegte Wirtschaftsgüter führen beim Gesellschafter zu nachträglichen Anschaffungskosten seiner Beteiligung und unterliegen der Gesellschaftsteuer von 1%.

Kontrolle der Umsatzsteuer (Karussellbetrug)

Umsatzsteuerbetrug führt jährlich zu sehr hohen Steuerausfällen. Eine Form ist der Karusselbetrug, bei dem drei (Schein-)Unternehmer in zumindest zwei EU-Staaten beteiligt sind, wobei der mittlere in der Kette Umsatzsteuer hinterzieht und anschließend „verschwindet“. Die Grundform dieses Deliktes funktioniert wie folgt: A liefert (hochpreisige) Waren an B, der seinen Sitz in einem anderen EU-Staat hat. Dieses innergemeinschaftliche Warengeschäft ist für beide steuerneutral. B liefert weiter an C, der im selben Staat wie B ist. C zahlt die Ware inklusive Umsatzsteuer an B. C macht Vorsteuer geltend. B führt die Umsatzsteuer nicht ab, sondern „verschwindet“ rechtzeitig. C kann steuerneutral an A liefern. Damit ist die Kette geschlossen. Der „Gewinn“ liegt also bei B. In diesem „Karussell“ können beliebig viele Unternehmer zwischengeschaltet werden. Die Strukturen können sehr komplex, variantenreich und organisiert werden, sodass auch seriöse Unternehmen ohne Betrugsabsicht eingebunden werden können. Entsprechende Vorsicht ist geboten. Existiert ein lieferndes/leistendes Scheinunternehmen unter dem angegebenen Namen oder unter der angegebenen Adresse nicht, geht für den Erwerber auch das Recht zum Vorsteuerabzug verloren.

Der EuGH hat in seiner Entscheidung vom 6. Juli 2006, “Axel Kittel”; Zl C-439/04 klar gestellt, dass der Vorsteuerabzug auch bei einem Steuerpflichtigen zu versagen ist, der wusste oder hätte wissen müssen, dass er sich mit seinem Erwerb an einem Umsatz beteiligt, der in eine Mehrwertsteuerhinterziehung einbezogen ist. Dieser ist für Zwecke der Sechsten Richtlinie als an dieser Hinterziehung Beteiligter anzusehen, unabhängig davon, ob er aus dem Weiterverkauf der Gegenstände Gewinn erzielt hat. Denn in einer solchen Situation geht der Steuerpflichtige dem Urheber der Hinterziehung zur Hand und macht sich ihrer mitschuldig. Demnach hat das nationale Gericht den Vorteil des Rechtes auf Vorsteuerabzug zu verweigern, wenn aufgrund objektiver Umstände feststeht, dass der Steuerpflichtige wusste oder hätte wissen müssen, dass er sich mit seinem Erwerb an einem Umsatz beteiligt, der in eine Mehrwertsteuerhinterziehung einbezogen war, was auch dann gilt, wenn der fragliche Umsatz den Kriterien genügt, auf denen der Begriff der Lieferung von Gegenständen, die ein Steuerpflichtiger als solcher ausführt, und der Begriff der wirtschaftlichen Tätigkeit beruhen. (RZ 56, 57 und 58 der Entscheidung)

Das Reverse-Charge-Verfahren, das ist der Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger, wird häufig als Gegenmittel für Karussellbetrug genannt. Dieses System gilt in Österreich bei bestimmten grenzüberschreitenden Dienstleistungen, manchmal auch bei innerösterreichischen Leistungsbeziehungen (z.B. Bauleistungen). Ab 1.1.2012 gilt Reverse-Charge auch für die Lieferung von Mobilfunkgeräten und integrierten Schaltkreisen (Mikrochips), sofern das in der Rechnung ausgewiesene Entgelt mindestens 5.000 € beträgt. Betrugsresistent ist jedoch auch das Reverse-Charge-System nicht. Es ist außerdem mit höherem Verwaltungsaufwand verbunden.

Steuerpauschalierungen im Überblick

Mai 2006

Pauschalierungen gibt es bei der Gewinn- und der Vorsteuerermittlung. Der Gewinn kann entweder direkt pauschal errechnet werden, oder es sind für Betriebsausgaben oder Werbungskosten pauschale Ermittlungsmethoden vorgesehen.

Rechtliche Grundlagen

In den §§ 17 EStG und 14 UStG sind die Grundsätze für die Basispauschalierung und die Verordnungsermächtigung für Branchenpauschalierungen festgelegt. Weiters sei auf Rz 4100 - 4378 EStR und Rz 2226 - 2303 UStR verwiesen.

Gesetzliche Basispauschalierung

:: Gewinnermittlung

Das Betriebsausgabenpauschale bei freiberuflichen und gewerblichen Einkünften beträgt 12% (höchstens € 26.400,-) vom Umsatz und vermindert sich auf 6% (höchstens € 13.200,-) bei kaufmännischer oder technischer Beratung (z.B. wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer und Aufsichtsräte), schriftstellerischer, vortragender, wissenschaftlicher, unterrichtender oder erzieherischer Tätigkeit.
Zusätzlich dürfen noch Ausgaben für Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, Löhne samt Nebenkosten, Fremdleistungen, SV-Pflichtbeiträge sowie Umsatzsteuer bei Verrechnung nach dem Bruttosystem abgesetzt werden. Es darf keine Buchführungspflicht bestehen und Bücher dürfen auch nicht freiwillig geführt werden. Der Umsatz darf im Vorjahr € 220.000,- nicht überstiegen haben.
Auch für Freie Dienst- und Werkverträge ist diese Pauschalierung möglich.

:: Vorsteuerpauschale

Liegen die Voraussetzungen für die Gewinnpauschalierung vor, kann die Vorsteuer in der Höhe von 1,8% des Gesamtumsatzes (ausgenommen Hilfsgeschäfte) ermittelt werden und zwar bis höchstens € 3.960,-. Daneben kann Vorsteuer von Investitionen, die € 1.100,- übersteigen, sowie aus den Kosten für Waren, Rohstoffen, Halberzeugnissen, Hilfsstoffen und Zutaten sowie Fremdlöhnen geltend gemacht werden.
Beiden Pauschalierungsformen sind gemeinsam, dass die Einnahmen in der tatsächlichen Höhe anzusetzen sind und im Falle des Rückganges zur tatsächlichen Ermittlung der Ausgaben und Vorsteuern, erst nach 5 Jahren die Pauschalierung wieder zulässig ist. Die Gewinn- bzw. Vorsteuerpauschalierung kann ohne wechselseitige Bindung in Anspruch genommen werden.

Branchenpauschalierungen

Allgemeine Voraussetzung für ihre Inanspruchnahme ist, dass weder Buchführungspflicht gem. § 125 Abs. 1 BAO (Vorjahresumsatz bis € 400.000,- bei Lebensmitteleinzelhandel € 600.000,- bei Land- und Forstwirtschaft der EW € 150.000,-) besteht, noch Bücher freiwillig geführt werden. In den hierzu ergangenen Verordnungen bestehen unterschiedliche Bestimmungen.

:: Land- und Forstwirtschaft - neue VO 2006: Ab 2006 für 5 Jahre

Bis zu einem Einheitswert von € 65.500,- ist der Gewinn nunmehr mit 39% des maßgeblichen EW vollpauschaliert, darüber bis zum EW von € 150.000,- teilpauschaliert, wobei die Ausgaben mit 70%, bei Privatzimmervermietung mit 50% pauschaliert sind. Abweichende Bestimmungen bestehen für: Forstwirtschaft, Weinbau (Formular Komb. 24), Gärtnerei (Form. Komb. 25), Mostbuschenschank, Nebenerwerb (Privatzimmervermietung bis 10 Betten, wobei die Einbeziehung in die Vollpauschalierung bis 5 Betten entfällt), Be- und Verarbeitung (Form. Komb. 26).

:: Nicht buchführende Gewerbetreibende

Übersteigen die nicht gewerblichen Umsätze i.S. des § 17 Abs. 2 Z 2 UStG (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten) im Vorjahr nicht € 110.000,- und besteht auch keine Buchführungspflicht, können Betriebsausgaben je nach Gewerbezweig (insgesamt sind 54 in der VO angeführt) in einem bestimmten Prozentsatz vom Umsatz geltend gemacht werden. Weitere Ausgaben sind zusätzlich absetzbar: Wareneinkauf, Löhne, AfA, Miete, Pflichtbeiträge und USt bei Bruttosystem.
Die Vorsteuer kann nach den tatsächlichen Verhältnissen geltend gemacht werden. In der VO wird ausdrücklich bestimmt, dass Aufzeichnungen nach § 18 UStG die Pauschalierung der Betriebsaugaben nicht hindert. Im Übrigen besteht aber die Möglichkeit für die Vorsteuer die Basispauschalierung in Anspruch zu nehmen.

:: Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

Betrugen die Umsätze des Vorjahres nicht mehr als € 255.000,-, kann der Gewinn wie folgt pauschal ermittelt werden: Einem Grundbetrag von € 2.180,- sind 5,5% der Betriebseinnahmen hinzuzurechnen, wobei aber ein Mindestbetrag von € 10.900,- anzusetzen ist. Die pauschalierte Vorsteuer ist mit 5,5% der Bruttobetriebseinnahmen ohne Getränkeerlöse zu berechnen. Zusätzlich können tatsächliche Vorsteuern geltend gemacht werden von: Investitionen, die € 1.100,- übersteigen, Getränkeeinkäufen, Rohstoffen und Halberzeugnissen. Formulare: Komb 11E und 11U.

:: Lebensmitteleinzel- und Gemischtwarenhandel

Liegt der Jahresumsatz unter € 600.000,-, ist der Gewinn wie folgt zu ermitteln: Dem Grundbetrag von € 3.630,- sind 2% der Bruttoeinnahmen hinzuzurechnen. Die Vorsteuer kann mit 7% der Bruttoeinnahmen - ausgenommen Getränkeverkäufe - pauschaliert werden. Hinzu kommen die tatsächlichen Vorsteuern von Getränkeeinkäufen und von Investitionen über € 1.100,-. Formulare: Komb 12E und 12U.

:: Drogisten

Im Wesentlichen gelten die Grundsätze der Basispauschalierung. Betriebsausgaben mit 12%, die Vorsteuern mit 1,8% der Einnahmen.

:: Handelsvertreter

Die pauschalierten Betriebsausgaben sind mit 12% der Einnahmen, höchstens aber mit € 5.825,- anzusetzen und decken ab: Tagesgelder, Kanzlei- und Lagerräumlichkeiten, Bewirtungsspesen und Trinkgelder. Andere Betriebsausgaben können in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden.
Als Vorsteuern können 12% des Betriebsausgabenpauschales, höchstens € 699,- angesetzt werden. Die Vorsteuern von anderen Ausgaben können zusätzlich in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Formular: Komb 10.

:: Künstler und Schriftsteller

Da für freiberufliche Tätigkeit keine Buchführungspflicht besteht, entfällt die Umsatzgrenze. Es dürfen aber nicht freiwillig Bücher geführt werden. Das Betriebsausgabenpauschale ist mit 12% der Umsätze höchsten € 8.725,- anzusetzen, womit folgende Ausgaben abgegolten sind: Technische Hilfsmittel, Fachliteratur, Telefon, Büromaterial, Arbeitszimmer im Wohnungsverband, Tagesgeld und Bewirtungsspesen. Andere Ausgaben können in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Die Vorsteuer beträgt 12% vom Betriebsausgabenpauschale, höchstens € 1.047,- Formular: Komb 9.

:: Sportler

Bei überwiegender Auslandstätigkeit sind nur 33% der gesamten Einkünfte, inklusive der Werbetätigkeit, in Österreich zu versteuern. Im Ausland entrichtete Steuern sind aber nicht auf die inländische Einkommensteuer anrechenbar. Bei der Berechnung der österreichischen Steuerbelastung sind die ausländischen Einkünfte für den Progressionsvorbehalt zu berücksichtigen.

:: Individualpauschalierung

Diese konnte nur für die Jahre 2000 bis 2002 mittels Formular Komb 13E in Anspruch genommen werden.

:: Werbungskostenpauschale

Bei aufrechtem Dienstverhältnis besteht für bestimmte Gruppen von Steuerpflichtigen die Möglichkeit vom Bruttobezug abzüglich der steuerfreien und sonstigen Bezüge einen bestimmten Prozentsatz bis zu einem bestimmten Höchstbetrag als Werbungskosten, im Veranlagungswege geltend zu machen. Für diese Zwecke ist der Steuererklärung eine Bestätigung des Arbeitgebers beizulegen. Darunter fallen z.B. folgende Dienstnehmer: Artisten, Schauspieler, Journalisten, Musiker, Forstarbeiter, Heimarbeiter, Vertreter und Mitglieder einer Stadt-, Gemeinde- oder Ortsvertretung.

Arbeitsessen ist nicht gleich Arbeitsessen im steuerlichen Sinn

April 2002

Analyse im Lichte der aktuellen Rechtsprechung

Repräsentationsausgaben sind gem. § 20 Abs. 1 Zi. 3 EStG nicht abzugsfähige Ausgaben. Wird nachgewiesen, dass eine Bewirtung weitaus überwiegend betrieblich veranlasst ist, kann die Hälfte der Ausgaben abgezogen werden. Die korrespondierende Bestimmung im § 1 Abs. 1 Zi. 2 lit. c UStG normiert die Umsatzsteuerpflicht in Gestalt des Eigenverbrauches für den nicht abzugsfähigen 50% Anteil. In der Praxis wird dieser – einfachheitshalber – in Form der Vorsteuerkürzungen entsprochen.
In letzter Zeit ist durch die Rechtsprechung allerdings Bewegung in diese Rechtsmaterie gekommen. Einerseits stößt sich der EuGH an der oben angeführten Eigenverbrauchsbesteuerung, andererseits werden durch den VwGH die Grenzen der Abzugsfähigkeit und Nichtabzugsfähigkeit der Bewirtungsspesen in casuistischer Weise fließend. In die Einkommensteuerrichtlinien 2000 wird die aktuelle Judikatur nunmehr verstärkt eingearbeitet.

Definition zur Geschäftsfreundebewirtung

Geschäftsfreunde sind Personen, mit denen der Steuerpflichtige in geschäftlicher Verbindung steht oder diese anstrebt. Dazu zählen auch Arbeitnehmer dieser Personen, nicht aber Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen selbst.
Bewirtungsspesen beziehen sich auf Geschäftsessen im Betrieb oder außerhalb (Restaurant), sowie auf die Kosten der Beherbergung (Hotel, Gästehaus, etc.), welche sowohl Verpflegungs- und Unterbringungskosten umfassen.

Steuerliche Qualifikation der Bewirtungskosten

Einkommensteuerrichtlinien 2000 Rz 4814ff
Die Richtlinien unterscheiden grundsätzlich zwischen nicht abzugsfähigen, voll abzugsfähigen und zur Hälfte abzugsfähigen Bewirtungskosten.
Rechtsprechung
Wie eingangs erwähnt, dürfte der EuGH voraussichtlich die Eigenverbrauchsbesteuerung des § 1 Abs. 1 Zi 2 lit. c UStG als EU-widrig aufheben (Hinweis auf die Klienten-Info September 2001).
In diversen VwGH-Entscheidungen der letzten Zeit steht die ertragssteuerliche Qualifikation der Bewirtungsspesen im Mittelpunkt. Die casuistische Rechtsprechung erschwert die steuerliche Qualifikation für die Praxis.

Beispiele für die unterschiedliche Qualifikation der Bewirtungsspesen

zur Gänze nicht abzugsfähige Repräsentationsspesen
Dazu zählen unter anderem: Die Bewirtung im Haushalt, im Vergnügungsetablissement, bei Bällen, nach Konzerten und Theatern, anlässlich der Betriebseröffnung außerhalb des Betriebes, nach Geschäftsschluss, zu persönlichen Anlässen sowie die üblichen Geschenke (Blumen, Rauchwaren, Spirituosen, Bücher, etc.).

zur Gänze abzugsfähige Bewirtungskosten
Dazu zählen Bewirtungen mit Leistungsinhalt (z.B. anlässlich einer Schulung, Präsentation anderer Unternehmen durch ein Werbeunternehmen, etc.) mit Entgeltcharakter (z.B. Incentivreisen), wobei der zugewendete Wert beim Empfänger steuerpflichtig ist, sowie ohne Repräsentationskomponente (z.B. Betriebsbesichtigung, Schulung von Arbeitnehmern eines Geschäftsfreundes bzw. Fortbildungsveranstaltungen für Geschäftsfreunde, Werbeverkostungen für eigene Produkte, etc.). Beim Bewirteten stellen diese Zuwendungen keine steuerpflichtigen Einnahmen dar und führen nur dann zur Kürzung von Reisediäten, wenn die Bewirtung aus einer kompletten Mahlzeit besteht und nicht bloße Aufmerksamkeiten (Brötchen, Getränke, etc.) beinhalten.
Aus der Rechtsprechung wurden jüngst in die Rz 4818 EStR 2000 folgende Ausgaben in den Katalog der zur Gänze abzugsfähigen Bewirtungskosten aufgenommen: Ausgaben für Vertrauensleute eines Suchtgiftfahnders und Informanten eines Journalisten. In dem zugrunde liegenden VwGH E. 16.02.2000, 95/15/0050 wird in Rz 4818 EStR klargestellt, dass die Ausgaben für die eigene Konsumation bei den voll abzugsfähigen Ausgaben für die Bewirtung von Vertrauensleuten nicht abzugsfähig sind.

unter die 50%ige Kürzung fallen:
Die Bewirtung muss nachweislich einen eindeutigen Werbezweck aufweisen und die betriebliche Veranlassung muss weitaus überwiegen. Eine Glaubhaftmachung dieser Kriterien genügt nicht.
Dazu zählen unter anderem: Die Bewirtung bei Informationsveranstaltungen, in Betriebsräumen bei Geschäftsbesprechungen und Betriebseröffnungen, in Betriebskantinen, im Vorfeld konkret angestrebter Abschlüsse. Der Spesenersatz des Arbeitgebers für Geschäftsfreundebewirtung durch den Arbeitnehmer unterliegen beim Arbeitgeber der 50%igen Kürzung und stellen beim Arbeitnehmer Auslagenersatz dar.
Im VwGH E. 22.06.2001/2001/13/0012 werden Bewirtungsspesen, die lediglich zur Kontaktpflege dienen als werbeähnlicher Aufwand dem Abzugsverbot des § 20 Abs. 1 Zi. 3 EStG zugewiesen. Dagegen handelt es sich bei Ausgaben anlässlich einer Bewirtung, bei der eine auf seine berufliche Tätigkeit bezogene Leistungsinformation geboten wird um (50%) abzugsfähige Ausgaben. Eine weitere Variante bringt der VwGH mit E. v. 27.11.2001 Zl. 2000/14/0202-7 ins Spiel. Aus dem Zitat: „Soweit allerdings die Ausgaben des Beschwerdeführers auf seine eigene Konsumation entfallen, liegen, wie die Behörde zutreffend ausgeführt hat, keine Werbungskosten vor.“ Daraus ist folgender Schluss zu ziehen: Der Steuerpflichtige müsste aus den Kosten der Geschäftsfreundebewirtung zunächst seinen eigenen Anteil herausrechnen und könnte nur vom verbleibenden Rest die Hälfte steuerlich absetzen.
Da dieses Erkenntnis zumindest bisher noch nicht Aufnahme in die EStR 2000 gefunden hat, wird es zunächst wohl bei der bisherigen Verwaltungsübung verbleiben.

Zusammenfassung
Die Klassifizierung der Bewirtungskosten im steuerlichen Sinn wird zunehmend komplizierter. Für die Praxis ist –zwecks Beweissicherung – zu empfehlen, auf den Ausgabenbelegen den Grund für die Bewirtung schriftlich zu vermerken und die bewirteten Personen anzuführen.
Bei jenen Bewirtungsspesen, welche zur Gänze abzugsfähig sind, wird der Steuerpflichtige seinen eigenen Anteil kürzen müssen (Rz. 4814 EStR 2000). Bei den zu 50% abzugsfähigen Spesen für Geschäftsfreundebewirtung wird die bisherige Verwaltungsübung – entgegen der Rechtsprechung –(noch) beizubehalten sein.