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2 Ergebnisse zum Thema "Beschaffungsplanung"

ABC-Analyse und andere Methoden der operativen Beschaffungsplanung

November 2015

Nachdem wir in der MI 46 die Methoden der strategischen Beschaffungsplanung näher dargestellt haben, möchten wir uns nun mit den Methoden der operativen Beschaffungsplanung auseinandersetzen. Grundsätzlich gilt, dass durch strategische Planung die Zielrichtung insgesamt...

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ABC-Analyse und andere Methoden der operativen Beschaffungsplanung

November 2015

Nachdem wir in der MI 46 die Methoden der strategischen Beschaffungsplanung näher dargestellt haben, möchten wir uns nun mit den Methoden der operativen Beschaffungsplanung auseinandersetzen. Grundsätzlich gilt, dass durch strategische Planung die Zielrichtung insgesamt vorgegeben wird und es der operativen Planung obliegt, die richtigen Maßnahmen zur erfolgreichen Umsetzung zu finden. In dem für die Beschaffung wesentlichen Bereich der Materialstrukturanalyse stellen die ABC-Analyse, die XYZ-Analyse und die kombinierte ABC/XYZ-Analyse wertvolle Entscheidungsinstrumente dar.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse oder auch Programmstrukturanalyse genannt, geht von der Prämisse aus, dass regelmäßig ein relativ kleiner Teil an Materialarten bzw. an der verbrauchten Gütermenge einen großen Anteil am Gesamtwert der verbrauchten Güter hat. Die Ergebnisse der ABC-Analyse unterstützen etwa bei der Durchführung der Bedarfsprognose, bei der Ermittlung der Bestellmenge, bei der Bestellsystementscheidung und bei der Lieferantenanalyse. Dies ist deshalb möglich, da die ABC-Analyse vor allem dabei hilft, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Anders ausgedrückt erleichtert die ABC-Analyse die Konzentration der (Beschaffungs)Aktivitäten auf die Bereiche mit hoher wirtschaftlicher Bedeutung – zugleich wird der Aufwand für die übrigen (nicht so relevanten) Gebiete durch Vereinfachungsmaßnahmen gesenkt. Außerdem können durch die ABC-Analyse Rationalisierungsschwerpunkte gesetzt werden. Wenngleich in Folge der Fokus auf den Einsatz in der Materialwirtschaft gelegt wird, so kann das Prinzip der ABC-Analyse auch noch in anderen Bereichen verwendet werden. Nämlich im Zusammenhang mit Lieferanten und den jeweiligen Beschaffungsvolumina oder auch im Zeitmanagement, wo das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielt werden.

Die Durchführung der ABC-Analyse sieht eine Einteilung der Güter – in Abhängigkeit ihres relativen Anteils am Gesamtwert – in A-Güter, B-Güter und C-Güter vor. Wichtig ist, dass die Verbrauchswerte (z.B. Jahresverbrauch mal Preis) für jede einzelne Materialgruppe errechnet werden und dann eine absteigende Reihung (höchster absoluter Verbrauchswert auf Rang 1) vorgenommen wird. Darauf aufbauend kann sehr einfach der prozentuelle Anteil jeder Materialgruppe ermittelt und die Ergebnisse kumuliert werden. In Abhängigkeit von dem Anteil am Gesamtwert und der Anzahl (der Materialgruppen) werden üblicherweise drei Klassen (Wertkategorien) gebildet. Die wertvollsten Materialgruppen (A-Güter) sind dann z.B. jene, die mit nur 15% am Anteil der Gesamtzahl 80% des Gesamtmaterialwerts ausmachen. Folglich ist es konsequent, die Beschaffungsaktivitäten wie auch Lagerhaltungs- und Kontrolltätigkeiten vor allem auf die A-Güter zu konzentrieren, da diese die hochwertigsten bzw. umsatzstärksten Güter sind. Im Gegensatz dazu müssen seitens der Beschaffungsabteilung an die Verwaltung und Überwachung der sogenannten C-Güter keine so hohen Anstrengungen geknüpft werden. Die B-Güter nehmen eine Mittelstellung ein.

XYZ-Analyse

Die XYZ-Analyse stellt eine sinnvolle Ergänzung zur ABC-Analyse dar, indem sie den Verbrauchsverlauf während eines längeren Zeitraums zeigt. Die beiden grundsätzlichen Ausprägungsformen sind der Güterverbrauch in relativ konstanten Mengen bzw. der unregelmäßige Verbrauch mit hohen Schwankungen. Sinn und Zweck ist es, Aufschluss über die Verbrauchsschwankungen bei den verschiedenen Materialien zu erhalten und die Vorhersagegenauigkeit des Materialbedarfs zu erhöhen. Mithilfe der XYZ-Analyse werden die einzelnen Güter in drei Materialgruppen eingeteilt. Dabei unterliegen die sogenannten X-Güter einem regelmäßigen Verbrauch (schwankungsfreier Bedarfsverlauf), wodurch eine hohe Prognosegenauigkeit möglich ist. Üblicherweise erfolgt eine einsatzsynchrone Beschaffung und es werden geringe Lagerbestände benötigt. Die Y-Güter sind durch stärkere Schwankungen (als die X-Güter) – oftmals saisonal bedingt – gekennzeichnet und haben eine mittlere Prognosegenauigkeit. Wenngleich aufgrund des trendförmigen Bedarfsverlaufs immer noch relativ gute Vorhersagegenauigkeit gegeben ist, sollten diese Materialien aufgrund des höheren Dispositionsaufwands grundsätzlich auf Vorrat beschafft werden. Regelmäßig komplexer wird es für die Beschaffungsabteilung bei sogenannten Z-Gütern, da diese einem unregelmäßigen Verbrauch unterliegen und folglich niedrige Prognosegenauigkeit besteht. Wegen aufwendiger Dispositionsverfahren ist die fallweise Beschaffung im Bedarfsfall ratsam.

Kombinierte ABC/XYZ-Analyse

Die Verknüpfung der ABC-Analyse mit der XYZ-Analyse macht es möglich, dass die Wertigkeit des Beschaffungsvolumens mit der Vorhersagegenauigkeit kombiniert wird. Am augenscheinlichsten wird dies bei Darstellung in einer Matrix, wobei auf der X-Achse die Wertigkeit (A, B, C) und auf der Y-Achse die Vorhersagegenauigkeit (X, Y, Z) dargestellt sind.

Aus den in der unten stehenden Matrix ersichtlichen Kombinationen können mehrere allgemeine Rückschlüsse gezogen werden. So ist es etwa in den X-Kombinationen aufgrund des konstanten Bedarfs und der hohen Vorhersagegenauigkeit sinnvoll, die Beschaffung unabhängig von der Wertigkeit der Güter anhand von Plandaten vorzunehmen. Bei AX-Gütern sollte auf eine besonders genaue Planung geachtet werden, da es sich um wichtige und ständig benötigte Güter handelt. Langfristige Kooperationsverträge mit Lieferanten bringen hier beispielsweise Sicherheit und sollten gegebenenfalls mit dem Fertigungsrhythmus abgestimmt werden. Hingegen können etwa CZ-Güter aufgrund des niedrigen Wertanteils und der ungenauen Vorhersagegenauigkeit durch Kauf auf Abruf beschafft werden sowie größere Vorratsmengen gehalten werden.

  A B C
X Wertanteil: hoch
Bedarf: konstant
Vorhersagegenauigkeit: hoch
Wertanteil: mittel
Bedarf: konstant
Vorhersagegenauigkeit: hoch
Wertanteil: niedrig
Bedarf: konstant
Vorhersagegenauigkeit: hoch
Y Wertanteil: hoch
Bedarf: schwankend
Vorhersagegenauigkeit: mittel
Wertanteil: mittel
Bedarf: schwankend
Vorhersagegenauigkeit: mittel
Wertanteil: niedrig
Bedarf: schwankend
Vorhersagegenauigkeit: mittel
Z Wertanteil: hoch
Bedarf: unregelmäßig
Vorhersagegenauigkeit: niedrig
Wertanteil: mittel
Bedarf: unregelmäßig
Vorhersagegenauigkeit: niedrig
Wertanteil: niedrig
Bedarf: unregelmäßig
Vorhersagegenauigkeit: niedrig

Quelle: Thommen/Achleitner, Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 7. Auflage, Wiesbaden 2012, 325.

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Methoden der strategischen Beschaffungsplanung

Juli 2015

Insbesondere in Produktionsbetrieben , aber auch bei Handelsbetrieben, kommt der Beschaffung und Materialwirtschaft eine wesentliche Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens zu. Bis zur Erreichung des materialwirtschaftlichen Optimums im Sinne der Sicherung der Produktion zu...

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Methoden der strategischen Beschaffungsplanung

Juli 2015

Insbesondere in Produktionsbetrieben, aber auch bei Handelsbetrieben, kommt der Beschaffung und Materialwirtschaft eine wesentliche Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens zu. Bis zur Erreichung des materialwirtschaftlichen Optimums im Sinne der Sicherung der Produktion zu minimalen Kosten können diverse Problemfelder wie Mengenproblem, Sortimentsproblem, Transportproblem, Kapitalproblem, Zeitproblem oder Kostenproblem auftreten.

Um diese Probleme in den Griff zu bekommen, werden von der Beschaffungsabteilung eines Unternehmens unterschiedlichste Funktionen wahrgenommen. Zu Beginn des Beschaffungsprozesses sind vor allem die Bedarfsermittlung (d.h. Ermittlung der Art, Qualität, Menge, Zeitpunkt des Rohstoffs bzw. der Ware) und auch die Beschaffungsmarktforschung von Bedeutung. Darauf aufbauend müssen Make-or-buy-Entscheidungen getroffen werden und auch dem Lieferantenmanagement Beachtung geschenkt werden. Schließlich ist die Bestellung inklusive Bestellabwicklung eine wichtige Funktion in der Beschaffung.

Die mit den Aufgaben der Beschaffungsabteilung verbundenen Ziele können vom Zeitraum betrachtet in langfristig strategische und kurzfristig taktisch-operative Beschaffungsziele eingeteilt werden. Während die taktisch-operativen Beschaffungsziele neben der Optimierung der Beschaffungskosten, der Sicherung der Materialqualität und der Liquidität auch die Sicherung der Lieferbereitschaft umfassen, handelt es sich bei den strategischen Beschaffungszielen beispielsweise um die Sicherstellung der Materialversorgung, der Qualitätsstandards, der Beschaffungsmarktposition wie auch der Preisstabilität. Nachfolgend soll besondere Aufmerksamkeit auf die strategischen Aspekte der Beschaffung gelegt werden.

Strategische Beschaffungslücke/Versorgungslücke als (strategisches) Entscheidungsinstrument

Mithilfe von strategischen Beschaffungsplanungs- und -entscheidungsinstrumenten sollen zukünftige Chancen und Risiken auf dem Beschaffungsmarkt sowie dem dazugehörigen Umfeld erkannt (strategische Früherkennung) und systematisch beobachtet werden. Zwei hilfreiche Instrumente sind hierbei erstens die strategische Beschaffungslücke (Versorgungslücke) und zweitens das Lieferanten-Einkäufer-Marktmacht-Portfolio. Eine strategische Beschaffungslücke entsteht, wenn mehr oder anderes Material benötigt wird, als verfügbar ist. In Abhängigkeit von Lieferanten und Produkt- und Verfahrenstechniken als Parameter können verschiedene Schritte durchgeführt werden, um die Versorgungslücke zu schließen. Ein erster Ansatz ist effizienterer Materialeinsatz während in einem weiteren Schritt neue Lieferanten im In- und Ausland gesucht werden können. Ein weiterer und regelmäßig mit mehr Aufwand verbundener Lösungsansatz liegt in der Suche nach neuen Materialien bzw. Werkstoffen, welche als Substitutionsgüter verwendet werden können. Darüber hinaus könnte noch mittels Diversifikation (neue Werkstoffe und neue Lieferanten) die Versorgungslücke geschlossen werden.

Lieferanten-Einkäufer-Marktmacht-Portfolio

Anhand dieses Portfolios können je nach (relativer) Marktmacht des Einkäufers typische Beschaffungsstrategien herangezogen werden sowie Möglichkeiten zur Vergrößerung der eigenen Marktmacht abgeleitet werden. Einkäufermacht ist typischerweise dann gegeben, wenn z.B. eine gute Kenntnis der Angebotsseite hinsichtlich Preis, Qualität und Liefermöglichkeiten vorliegt. Außerdem sollten etwa bei einem Lieferantenwechsel nur geringe Kosten entstehen und das Einkaufsvolumen einen hohen Anteil am Lieferantenvolumen haben. Im Gegensatz dazu ist die Lieferantenmacht dann als hoch einzustufen, wenn keine Substitutionsmöglichkeit für die Kunden besteht bzw. für den Einkäufer hohe Kosten bei einem Lieferantenwechsel entstehen. Beispielsweise ist auch dann von einer umfassenden Lieferantenmacht auszugehen, wenn der Einkäufer aufgrund des geringen Volumens (aus Lieferantensicht) als wenig bedeutender Kunde (C-Kunde) anzusehen ist.

Je nach Zusammenspiel von Einkäufer- und Lieferantenmarktmacht (jeweils niedrig, mittel oder hoch, darstellbar in einer 9-Felder-Matrix) können unterschiedliche (Vorsorge)Maßnahmen für die Beschaffungsentscheidung getroffen werden. So kann es etwa aus Einkäufersicht bei ungefähr ausgeglichener und hoher (Lieferanten bzw. Einkäufer)Macht ratsam sein, die Lagerhaltung niedrig zu halten, die Preise auszureizen und Kontakte zu neuen Lieferanten zu knüpfen bzw. zu pflegen. Die Möglichkeit einer Substitution von Waren sollte beobachtet werden. Es handelt sich dabei um die Abschöpfungsstrategie, in deren Rahmen die Marktchancen zur Erzielung günstiger Preise und Vertragsbedingungen genutzt werden sollten. Hingegen sollte bei einem ausgeglichenen Kräfteverhältnis auf eher niedrigem Niveau die aktive Suche sowohl nach neuen Lieferanten als auch nach Substitutionsmöglichkeiten vorgenommen werden. Außerdem sollte der Fokus auf den Aufbau von Vorräten und das Halten der Preise gerichtet sein.

Diese Maßnahmen können idealerweise dazu führen, dass Abhängigkeiten beseitigt werden und die eigene Position gestärkt wird und es insgesamt zur Umsetzung der Diversifizierungsstrategie kommt. Schließlich kann sich das Verhältnis der Marktmächte auch so präsentieren, dass es aus Beschaffungsperspektive vorteilhaft sein kann (Stichwort Selektionsstrategie), nur teilweise neue Lieferanten aufzunehmen und das Lager als Puffer zu benutzen. Diese Strategie ist auch durch das Erhalten von Marktchancen durch Partnerschaften gekennzeichnet.

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