Betriebsstättenrisiko durch Homeoffice deutlich gesunken

März 2026

Die wachsende Mobilität von Arbeitnehmern und nicht zuletzt die stärkere Nutzung des Homeoffice nach der COVID-19 Pandemie hat zum Teil zum Risiko geführt, dass Unternehmen eine Betriebsstätte durch das Arbeiten ihrer Mitarbeiter im Homeoffice begründen können. Das Update des OECD Musterkommentars Ende 2025 wie auch eine dazu ergangene Information des BMF vom 4. Jänner 2026 (BMF - IV/8 (IV/8), GZ 2025-1.050.421) hat lange erwartete Klarstellungen gebracht und zu einer Entschärfung des Betriebsstättenrisikos für Unternehmen geführt. In Zukunft können somit zahlreiche Mini-Betriebsstätten mit wenig Steuersubstrat, aber hohem Verwaltungsaufwand vermieden werden.

Künftig ist das Begründen einer Betriebsstätte durch das Arbeiten im Homeoffice durch den Arbeitnehmer nur mehr anzunehmen, wenn in einem ersten Schritt die Person zumindest 50 % der Arbeitszeit innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten im Homeoffice verbringt. Wird dieses zeitliche Kriterium nicht erfüllt (gilt somit für Tätigkeiten von geringerem Ausmaß), wird keine Betriebsstätte des Arbeitgebers begründet. Als Durchrechnungszeitraum gilt dabei ein beliebiger Zeitraum von 12 Monaten, der im jeweiligen Veranlagungsjahr beginnt oder endet - dies ist vorteilhaft, da sogar vorrübergehend deutlich mehr als 50 % im Homeoffice gearbeitet werden kann, ohne eine Betriebsstätte für den Arbeitgeber zu begründen.

Wird das zeitliche Kriterium erfüllt, so muss in einem zweiten Schritt geprüft werden, ob es einen wirtschaftlichen Grund ("commercial reason") für die Tätigkeit im Homeoffice gibt. Entscheidend dabei ist laut BMF-Info, ob es einen wirtschaftlichen Grund für das Unternehmen gibt, die Person vom Homeoffice aus arbeiten zu lassen. Das ist dann anzunehmen, wenn die physische Anwesenheit der Person in diesem Staat die Ausübung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens erleichtert. Ein solch wirtschaftlicher Grund ist etwa anzunehmen, wenn die Person für das Unternehmen direkt mit Kunden, Lieferanten, verbundenen Unternehmen oder anderen Personen in Kontakt tritt und dieser Kontakt durch den Aufenthalt in diesem Staat erleichtert wird. Eine Abgrenzung besteht dahingehend, dass lediglich sporadischer Kontakt mit diesen Personen nicht zur Annahme eines wirtschaftlichen Grundes und somit nicht zur Begründung einer Betriebsstätte führen soll.

Überdies ist kein wirtschaftlicher Grund gegeben, wenn das Unternehmen das Arbeiten im Homeoffice ausschließlich aus dem Grund ermöglicht, um diese Person zu halten oder eine Anstellung dieser Person zu ermöglichen. Ebenso wenig liegt eine Betriebsstätte vor, wenn der Dienstgeber die Arbeit im Homeoffice erlaubt, um Kosten für die zur Verfügung Stellung eines Arbeitsplatzes zu sparen. Schließlich besteht auch dann de facto kein Betriebsstättenrisiko mehr, wenn die Tätigkeit auf Wunsch des Dienstnehmers ins Homeoffice verlagert wird und es keine Anknüpfungspunkte für den Dienstgeber an den jeweiligen Staat gibt (selbst wenn überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wird).

Die zu begrüßenden Klarstellungen sind der BMF-Info folgend ab 2026 anzuwenden. Schließlich muss, wenn trotz des abgeschwächten Risikos eine Betriebsstätte des Dienstgebers durch die Tätigkeit des Dienstnehmers im Homeoffice begründet würde, noch immer geprüft werden, ob nicht aufgrund der Erbringung vorbereitender Tätigkeiten oder Hilfstätigkeiten im Endeffekt von einer Betriebsstätte abgesehen werden kann.

Bild: © Adobe Stock - Pete

Werbungskosten

Januar 2026

Werbungskosten

Wie definiert das Gesetz Werbungskosten?

Gemäß § 16 Einkommensteuergesetz (EStG) sind Werbungskosten die Aufwendungen oder Ausgaben zur Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen. Sie kommen nur bei den außerbetrieblichen Einkunftsarten vor. Zu diesen zählen Einkünfte aus

• nichtselbständiger Arbeit,
• Kapitalvermögen,
• Vermietung und Verpachtung sowie
• sonstige Einkünfte.

Es muss ein (objektiver) Zusammenhang zur beruflichen Tätigkeit bestehen. Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit von Ausgaben werden nicht geprüft.

Erwachsen bei nichtselbständigen Einkünften Werbungskosten ist ohne Nachweis ein Pauschalbetrag von jährlich 184 € abzusetzen, ausgenommen es steht ein Pensionistenabsetzbetrag zu. Bestimmte Werbungskosten sind auf diesen Pauschbetrag nicht anzurechnen. Im Fall von höheren Werbungskosten können diese alternativ zum Werbungskostenpauschale geltend gemacht werden.

Untenstehend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Werbungskosten:

Absetzung für Abnutzung
Abgaben
Aktentasche
Antiquitäten
Arbeitsessen
Arbeitskleidung
Arbeitsmittel
Arbeitszimmer & Arbeitsplatzpauschale
Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten
Berufsgruppenpauschale
Betriebsratsumlage
Bewerbungskosten
Bürgschaften
Computer
Dauernde Lasten
Dienstreisen
Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten
Expatriates
Fachliteratur
Fahrtkosten
Fehlgelder
Führerschein
Gebäude
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Gewerkschaftsbeiträge
Internet
Kammerbeiträge
KFZ
Pendlerpauschale
Prozesskosten
Rechtsberatungskosten
Reisekosten
Schätzgutachten (Vermietung und Verpachtung)
Schuldzinsen
Sozialversicherungsbeiträge
Sprachkurse
Steuerberatungskosten
Strafen
Studiengebühren
Studienreise
Telefonkosten
Umzugskosten
Versicherungsbeiträge
Wohnbauförderungsbeiträge

Absetzung für Abnutzung:

Die AfA ist vom wirtschaftlichen Eigentümer geltend zu machen. Im Fall von Miteigentum wird die AfA aufgeteilt.

• Gebäude

Das Gebäude darf nicht zu einem Betriebsvermögen gehören (sonst: Betriebsausgaben). Der AfA sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zugrunde zu legen. Grund und Boden ist nicht abnutzbar, ein entsprechender Anteil ist daher auszuscheiden. Bei unentgeltlichem Erwerb ist die AfA des Rechtsvorgängers fortzusetzen.

Bei Gebäuden, die der Erzielung von Einkünften aus Vermietung und Verpachtung dienen, können ohne Nachweis der Nutzungsdauer jährlich 1,5% abgeschrieben werden. Das entspricht einer Nutzungsdauer von 66,6 Jahren. Eine kürzere Nutzungsdauer muss durch ein Sachverständigengutachten nachgewiesen werden.

Für angeschaffte bebaute Grundstücke des Privatvermögens ist ein explizites pauschales Aufteilungsverhältnis von 40% für Grund und Boden und 60% für Gebäude vorgesehen. Ein davon abweichendes Aufteilungsverhältnis kann im Einzelfall durch ein entsprechendes Gutachten nachgewiesen werden.

Ab 2016 kann bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung u.a. bei der Absetzung für außergewöhnliche technische / wirtschaftliche Abnutzung eine gleichmäßige Verteilung auf 15 Jahre beantragt werden (zuvor war eine Verteilung auf 10 Jahre möglich).

• Sonstige Wirtschaftsgüter

Auch hier sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zugrunde zu legen. Beim unentgeltlichen Erwerb sind die fiktiven Anschaffungskosten anzusetzen. Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis zu einer Grenze von 1.000 €) können sofort abgesetzt werden.

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Abgaben:

Abgaben sind abzugsfähig, sofern sie sich auf Wirtschaftsgüter beziehen, die dem Steuerpflichtigen zur Erzielung von Einnahmen dienen. Umfasst sind lediglich regelmäßig wiederkehrende Abgaben (z.B. die Grundsteuer), nicht jedoch einmalige Abgaben wie die Grunderwerbsteuer, die zu den Anschaffungskosten zählt (s.o.: Absetzung für Abnutzung).

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Aktentasche:

Eine überwiegend beruflich genutzte Aktentasche ist abzugsfähig.

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Antiquitäten:

siehe Artikel Betriebsausgaben Antiquitäten

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Arbeitsessen:

Arbeitsessen mit zumindest überwiegendem Werbecharakter sind zur Hälfte als Werbungskosten abzugsfähig. Der Begriff der Werbung ist nicht eindeutig definiert. Im Wesentlichen wird darunter verstanden, dass eine Produkt- oder Leistungsinformation geboten werden muss. Es muss jedenfalls eine berufliche Veranlassung gegeben sein. Ferner empfiehlt es sich, den Werbecharakter eines Arbeitsessens mittels Geschäftsunterlagen nachzuweisen.

Sonderfall Arbeitsessen im Zuge einer Reise:
Ein Arbeitsessen (mit Werbecharakter) auf einer Inlandsreise kürzt das Tagesgeld (s.u.: Reisekosten) um 15,00 €. Bei Auslandsreisen erfolgt keine Kürzung, bei zwei Arbeitsessen steht jedoch nur ein Drittel des jeweiligen Höchstsatzes zu.

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Arbeitskleidung:

siehe Artikel Betriebsausgaben Arbeitskleidung

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Arbeitsmittel:

Nach der Rechtsprechung ist der Begriff Arbeitsmittel weit auszulegen: Unter diesen Begriff fallen alle Hilfsmittel, die zur Erbringung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Arbeit erforderlich sind und nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Aufwendungen für die Beschaffung von Arbeitsmitteln sind jedoch nur dann Werbungskosten, wenn die Arbeit ohne diese Hilfsmittel nicht ausgeübt werden kann, wenn also die betreffenden Aufwendungen für die Sicherung und Erhaltung der Einnahmen des Steuerpflichtigen unvermeidlich sind. Es ist nicht notwendig, dass der Arbeitgeber die Anschaffung des Arbeitsmittels anordnet.

Typische Arbeitsmittel sind etwa KFZ, Computer, Telefon, Internet, Fachliteratur (s.u.).

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Arbeitszimmer & Arbeitsplatzpauschale:

siehe Artikel Betriebsausgaben Arbeitszimmer. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind nur abzugsfähig, wenn es den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Ist dies nicht der Fall (z.B. bei tagweisem Homeoffice), kann das Arbeitsplatzpauschale geltend gemacht werden. Dieses beträgt bis zu 300 € pro Jahr, wenn keine anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit vorliegen, für die ein Büro zur Verfügung steht, ansonsten 150 €.

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Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten:

Ausbildungskosten sind Kosten, die durch das Erlernen eines Berufes anfallen. Sie sind absetzbar, wenn sie im Zusammenhang mit der vom Steuerpflichtigen ausgeübten oder einer damit verwandten beruflichen Tätigkeit stehen.

Fortbildungskosten sind Ausgaben zum Zweck der Verbesserung der bisherigen beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten. Damit Abzugsfähigkeit gegeben ist, müssen auch Fortbildungskosten im Zusammenhang mit einer bereits ausgeübten beruflichen Tätigkeit stehen.

Eine absetzbare Umschulung liegt vor, wenn umfassende Umschulungsmaßnahmen auf die tatsächliche Ausübung eines anderen Berufs abzielen.

• Führerschein:
  Kosten für einen PKW- oder Motorradführerschein zählen zu den Aufwendungen der privaten Lebensführung und sind nicht abzugsfähig. Aufwendungen zum Erwerb eines LKW- oder Busführerscheins können Werbungskosten darstellen.
• Sprachkurse:
  Voraussetzung ist eine berufliche Veranlassung und ein konkreter Nutzen für den Beruf. Sprachkurse im Ausland können eine Studienreise darstellen.
• Studiengebühren (Fachhochschule, Universität):
  Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige eine berufliche Tätigkeit neben dem Studium ausübt. Dazu zählen auch Hilfstätigkeiten oder fallweise Beschäftigungen. In Betracht kommt insbesondere eine Absetzung als umfassende Umschulung.
• Eine Studienreise muss nahezu ausschließlich beruflich veranlasst sein. Wenn eine klare Trennung in berufliche und private Reiseabschnitte möglich ist dürfen die Fahrt- und Reisekosten aufgeteilt werden.
  Eine (nahezu) ausschließliche berufliche Veranlassung liegt vor, wenn
• Planung und Durchführung der Reise in einer lehrgangsmäßigen Organisation erfolgen oder sonst in einer Weise, welche die berufliche Bedingtheit einwandfrei erkennen lässt,
• der Steuerpflichtige Kenntnisse erwerben soll, die eine konkrete Verwendung in seinem Beruf zulassen,
• Reiseprogramm und Durchführung nur auf die Berufsgruppe des Steuerpflichtigen abgestellt sind und
• allgemein interessierende Programmpunkte nur im Rahmen eines normüblichen Freizeitausmaßes anfallen.

Die Rückzahlung von Aus- und Fortbildungskosten an den Arbeitgeber aufgrund einer vorzeitigen Beendigung des Dienstverhältnisses stellt Werbungskosten dar. Bei noch aufrechtem Dienstverhältnis sind diese Werbungskosten in der Personalverrechnung zu berücksichtigen.

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Berufsgruppenpauschale:

Durch Verordnung des Bundesministers für Finanzen wurden für bestimmte Berufsgruppen Durchschnittssätze festgelegt, die statt des Werbungskostenpauschbetrages von 184 € (s.o.) gelten. Im Falle höherer Werbungskosten können alternativ die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Diese Berufsgruppen sind:

• Artisten
• Bühnenangehörige, Filmschauspieler
• Fernsehschaffende
• Journalisten
• Musiker
• Forstarbeiter, Förster und Berufsjäger im Revierdienst
• Hausbesorger
• Heimarbeiter
• Vertreter
• Mitglieder einer Stadt-, Gemeinde- oder Ortsvertretung

Das Berufsgruppenpauschale wird im Weg der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht.

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Betriebsratsumlage:

Es handelt sich ausdrücklich um Werbungskosten.

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Bewerbungskosten:

Kosten für (auch erfolglose) Bewerbungen und Vorstellungsgespräche werden als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung ist ein entsprechender Nachweis. Auch Fahrtkosten bzw. Kilometergeld, Tag- und Nächtigungsgeld können geltend gemacht werden. Beim Taggeld ist zu beachten, dass dies nur dann zusteht, wenn eine Nächtigung erforderlich ist.

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Bürgschaften:

Steht die Bürgschaft im Zusammenhang mit einer nichtselbständigen Tätigkeit (z.B. der Sicherung der Anstellung) können Werbungskosten vorliegen. Bürgschaftszahlungen eines Gesellschafter-Geschäftsführers einer Kapitalgesellschaft werden in der Regel nicht als Werbungskosten anerkannt, weil ihre Begründung vorrangig als im Gesellschaftsverhältnis liegend angesehen wird, nicht in der Anstellung.

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Computer:

In der Regel wird eine vierjährige Nutzungsdauer für einen Computer angenommen (s.o. Absetzung für Abnutzung). Die Kosten für einen (auch) beruflich genutzten Computer sind abzugsfähig. Der Anteil der privaten Nutzung ist aus den Werbungskosten auszuscheiden. Sofern sich der Computer in der Wohnung des Steuerpflichtigen befindet, nimmt die Finanzverwaltung eine private Nutzung von mindestens 40% an. Eine höhere berufliche Nutzung muss nachgewiesen werden.

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Dauernde Lasten:

Dauernde Lasten ist ein Oberbegriff, unter den Renten und sonstige dauernde Lasten fallen. Eine Rente besteht in regelmäßigen Leistungen, die aufgrund eines Anspruches darauf geleistet werden. Renten sind nicht mit Ratenzahlungen gleichzusetzen, die Renten haben ein aleatorisches Moment, d.h. das Ende der Rentenzahlungen ist an ein ungewisses Ereignis gebunden (z.B.: Leibrente). Sonstige dauernde Lasten werden für einen längeren Zeitraum (mindestens 10 Jahre lang) geleistet. Sowohl bei Renten als auch bei sonstigen dauernden Lasten muss eine Verpflichtung zur Leistung bestehen.

Das Gesetz nennt dauernde Lasten ausdrücklich als Werbungskosten, sofern diese mit einer Einkunftsart in wirtschaftlichem Zusammenhang stehen. Der Abzug ist nur insoweit zulässig, als die Summe der verausgabten Beträge den Wert der Gegenleistung übersteigt. Soweit keine Werbungskosten vorliegen, können dauernde Lasten Sonderausgaben darstellen.

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Dienstreisen:

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt oder so weit weg von seinem ständigen Wohnort arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort nicht zugemutet werden kann (Faustregel: ab ca. 120 km). Vom Arbeitgeber bezahlte Kilometer-, Tages- und Nächtigungsgelder für eine Dienstreise sind steuerfrei, weil Reisekostenersätze keine Einkünfte für den Arbeitnehmer sind. Zahlt der Arbeitgeber höhere Beträge als die gesetzlich vorgesehenen, so bilden diese, die jeweiligen Grenzen übersteigenden Beträge, steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Das lohnsteuerfreie Kilometergeld beträgt einheitlich 0,50 € pro Kilometer (für PKW, Motorrad und Fahrrad) und ist mit max. 30.000 km pro Kalenderjahr begrenzt. Es ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Für Tagesgelder gilt grundsätzlich: Sie sind für Inlandsdienstreisen mit einem Betrag von 30,00 € pro Tag steuerfrei. Die Dienstreise muss länger als drei Stunden dauern.

Nächtigungsgeld steht im Umfang der tatsächlichen Kosten der Nächtigung zu. Alternativ kann Nächtigungsgeld nach den gesetzlichen Sätzen geltend gemacht werden, das sind im Inland 17,00 € pro Nächtigung inklusive Frühstück.

(Differenz-)Werbungskosten können geltend gemacht werden, wenn der Arbeitgeber keinen oder nicht den vollständigen Reisekostenersatz leistet.

Unterscheiden Sie Dienstreisen von Reisen (s.u.)!

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Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten:

Für den Fall, dass dem Steuerpflichtigen eine tägliche Rückkehr zum Familienwohnsitz unzumutbar ist (Richtwert für Entfernung ca. 120 km) und er daher eine Wohnung nahe seinem Arbeitsplatz nimmt, können die Aufwendungen für diese Wohnung (Miete, Betriebskosten, Einrichtung) grundsätzlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Die doppelte Haushaltsführung muss beruflich veranlasst sein, eine Verlegung des Familienwohnsitzes muss unzumutbar sein. Ferner muss eine über die Nächtigungsfunktion hinausgehende Nutzung vorliegen. Eine Verlegung des gesamten Familienwohnsitzes gilt insbesondere dann als unzumutbar, wenn der Ehegatte am Familienwohnsitz Einkünfte aus einer Erwerbstätigkeit erzielt und diese nicht bloß ein untergeordnetes Ausmaß aufweisen.

Für eine Wohnung, in welcher der Steuerpflichtige und seine Familie wohnen, können Kosten bis 2.200 € pro Monat (Miete und Betriebskosten) abgesetzt werden.

Im Fall der doppelten Haushaltsführung sind Kosten von Familienheimfahrten als Werbungskosten abzugsfähig, und zwar bis zu einem monatlichen Höchstbetrag von 306,00 €.

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Expatriates:

Unter bestimmten Voraussetzungen (u.a. höchstens 5 Jahre in Österreich, ausländischer Arbeitgeber, kein Wohnsitz in Österreich innerhalb der letzten 10 Jahre) können Expatriates ein Werbungskostenpauschale (anstelle der tatsächlichen Werbungskosten) von bis zu 10.000 € jährlich geltend machen. Diese pauschalen Werbungskosten sind bereits in der Lohnverrechnung des Arbeitgebers zu berücksichtigen. Bei höheren tatsächlichen Werbungskosten ist die Geltendmachung im Wege der Arbeitnehmerveranlagung ratsam.

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Fachliteratur:

Beruflich verwendete Fachliteratur (z.B. Bücher, Zeitschriften) sind Werbungskosten, sofern es sich nicht um allgemeinbildende Literatur oder Tageszeitungen handelt. Unter Umständen ist der wesentliche Inhalt der Werke bekanntzugeben.

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Fahrtkosten:

Kosten für beruflich veranlasste Fahrten sind Werbungskosten, die in ihrer tatsächlichen Höhe geltend gemacht werden können. Stattdessen kann jedoch auch das amtliche Kilometergeld abgezogen werden. Das Kilometergeld (0,50 €/km) steht bis zu einer Fahrtleistung von maximal 30.000 km pro Kalenderjahr zu. Es ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind durch den Verkehrsabsetzbetrag (s.u.) und eventuell das Pendlerpauschale (s.u.) abgegolten.

Unterscheiden Sie Fahrtkosten von Reisekosten (s.u.)!

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Fehlgelder:

Dem Arbeitgeber ersetzte Kassenfehlbeträge sind Werbungskosten.

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Führerschein:

siehe Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Gebäude:

s.o. Absetzung für Abnutzung

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Geringwertige Wirtschaftsgüter:

siehe Artikel: Betriebsausgaben Geringwertige Wirtschaftsgüter. Wirtschaftsgüter bis zu einem Grenzwert von 1.000 € können im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden.

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Gewerkschaftsbeiträge:

Es handelt sich um Werbungskosten.

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Internet:

Wie beim Computer sind auch beruflich veranlasste Internetkosten abzugsfähig. Liegt auch eine private Nutzung vor, werden die Kosten aufgeteilt. Der Privatanteil ist, allenfalls durch Schätzung, auszuscheiden. Auch Aufwendungen für spezielle berufliche Anwendungen wie etwa Rechtsdatenbanken sind abzugsfähig.

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Kammerbeiträge:

Kammerbeiträge sind vom Gesetz ausdrücklich genannte Werbungskosten.

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KFZ:

Wird ein privates KFZ (es muss nicht das eigene sein) für berufliche Fahrten genutzt, so können diese Kosten entweder im tatsächlich nachgewiesenen Umfang oder in Form von Kilometergeld (0,50 €) als Werbungskosten abgesetzt werden. Beträgt die Fahrtleistung mehr als 30.000 km pro Jahr, darf entweder Kilometergeld für 30.000 km oder die tatsächlichen Aufwendungen für alle Fahrten angesetzt werden.

Mit dem Kilometergeld gelten die meisten Kosten im Zusammenhang mit dem KFZ als abgegolten (Treibstoff, Service, Vignette, Versicherungen inkl. Steuer, etc.).

Auf Verlangen des Finanzamtes ist ein Fahrtenbuch vorzulegen.

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Pendlerpauschale:

Fahrten eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind grundsätzlich mit dem Verkehrsabsetzbetrag (s.u.) abgegolten. Zusätzlich kann ein Pendlerpauschale (sowie ein Pendlereuro) geltend gemacht werden, wenn

• die Benützung eines Massenverkehrsmittels zumutbar ist und die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mindestens 20 km beträgt (kleines Pendlerpauschale) oder
• die Benützung eines Massenverkehrsmittels zumindest auf dem halben Arbeitsweg nicht zumutbar ist und die Entfernung mindestens zwei Kilometer beträgt (großes Pendlerpauschale).

Beachten Sie, dass die Zurverfügungstellung eines Öffi-Tickets (z.B. Klimaticket) durch den Arbeitgeber steuerfrei möglich ist, dies jedoch den Anspruch auf das Pendlerpauschale für jene Strecke ausschließt.

Mittels Pendlerrechner wird die Höhe eines etwaig zustehenden Pendlerpauschales bzw. Pendlereuros ermittelt.

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Prozesskosten:

Berufsbedingte Kosten für einen Zivilprozess, z.B. arbeitsrechtliche Ansprüche, sind Werbungskosten. Prozesskosten für ein gerichtliches oder verwaltungsrechtliches Strafverfahren sind nur bei (teilweisem) Freispruch oder Einstellung des Verfahrens wegen eines Strafaufhebungsgrundes abzugsfähig.

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Rechtsberatungskosten:

Ist die Rechtsberatung beruflich veranlasst, liegen Werbungskosten vor.

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Reisekosten:

Die beruflich veranlasste Reise setzt im Gegensatz zur Dienstreise keinen Auftrag des Arbeitgebers voraus. Sie muss ausschließlich beruflich veranlasst sein bzw. findet bei Trennbarkeit in einen privaten und einen beruflichen Teil eine Aufteilung der Reisekosten statt.

Eine Reise liegt vor, wenn die Reisedauer mehr als drei Stunden beträgt, der Steuerpflichtige sich mindestens 25 km vom Mittelpunkt der Tätigkeit entfernt und am Einsatzort kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Reisekosten sind entweder:

• Tagesgelder (Verpflegungsmehraufwand) oder
• Nächtigungsgelder bzw. Kosten einer Nächtigung

Fahrtkosten stehen unabhängig davon zu, ob eine Reise vorliegt, ausgenommen es handelt sich um Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (siehe Pendlerpauschale, Verkehrsabsetzbetrag).

Das maximale Tagesgeld beträgt 30,00 €. Höhere Kosten für Verpflegung werden nicht berücksichtigt. Nächtigungsaufwendungen können entweder in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgesetzt werden oder mit einem Pauschbetrag von 17,00 € (inkl. Frühstück).

Für Auslandsreisen gelten, je nach Staat, andere Sätze.

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Schätzgutachten (Vermietung und Verpachtung):

Wird ein Schätzgutachten zum Zweck des Erwerbs eines Gebäudes erstellt, so gehören diese Kosten zu den Anschaffungskosten (s.o. Absetzung für Abnutzung).

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Schuldzinsen:

Schuldzinsen, d.h. Zinsen für die Überlassung von Kapital, die mit einer Einkunftsart in wirtschaftlichem Zusammenhang stehen, sind abzugsfähig.

Schuldzinsen im Zusammenhang mit der Anschaffung, Herstellung oder Erhaltung eines Mietobjektes sind als Werbungskosten aus Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abzugsfähig.

Zinsen für die Anschaffung von Arbeitsmitteln sind Werbungskosten.

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Sozialversicherungsbeiträge:

Pflichtversicherungsbeiträge in der gesetzlichen Sozialversicherung sind vom Gesetz ausdrücklich genannte Werbungskosten.

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Sprachkurse:

siehe Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Steuerberatungskosten:

Zahlungen an einen Wirtschaftstreuhänder, dessen Tätigkeit schwerpunktmäßig die Ermittlung von Einkünften aus Vermietung und Verpachtung bildet, sind Werbungskosten. Andernfalls liegen - wenn an eine berufsrechtlich befugte Person gezahlt - Sonderausgaben vor.

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Strafen:

siehe Artikel: Betriebsausgaben

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Studiengebühren:

siehe Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Studienreise

siehe Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umschulungskosten

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Telefonkosten:

Kosten für berufliche Telefonate sind in der tatsächlichen Höhe abzugsfähig. Wird ein Telefon beruflich und privat genutzt, erfolgt eine Aufteilung. Ist die Aufteilung nicht genau nachweisbar, erfolgt eine Schätzung des beruflichen Anteils der Telefonkosten.

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Umzugskosten:

Bei einer Verpflichtung zum Wohnungswechsel durch den Arbeitgeber (z.B. Bezug einer Dienstwohnung) liegen Werbungskosten vor. Beruflich veranlasst sind auch umzugskosten, weil der neue Dienstort vom bisherigen Wohnort unzumutbar weit entfernt liegt. Umzug bedeutet, dass der bisherige Wohnsitz aufgegeben wird (andernfalls siehe: Doppelte Haushaltsführung).

Anschaffungskosten im Zusammenhang mit einer Eigentumswohnung sind nicht abzugsfähig.

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Versicherungsbeiträge:

Versicherungsprämien für Wirtschaftsgüter, die der Erzielung von Einnahmen dienen, sind abzugsfähig (z.B. Gebäudeversicherungen).

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Wohnbauförderungsbeiträge:

Es handelt sich ausdrücklich um Werbungskosten.

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Für detaillierte Auskünfte betreffend Werbungskosten kontaktieren Sie uns bitte!

Sozialversicherungsbeiträge

Januar 2026

Für detaillierte Auskünfte kontaktieren Sie uns bitte!

[Stand Jänner 2026]

Sozialversicherung der selbstständig Erwerbstätigen (GSVG)

Sozialversicherung der freiberuflich selbständig Erwerbstätigen (FSVG)

Krankenversicherung: Die Mindestbeitragsgrundlage in Höhe von € 551,10 gilt auch als fixe Beitragsgrundlage (keine Nachbemessung) für Kammermitglieder in der KV in den ersten beiden Kalenderjahren der Pflichtversicherung.
Die Beiträge sind jeweils quartalsweise zu bezahlen. Das erste Quartal ist per Ende Februar fällig.

Dienstnehmer

Geringfügigkeitsgrenze bzw. Höchstbeitragsgrundlage:

Angestellte ASVG

Arbeiter ASVG

Freier Dienstnehmer ASVG

Angestellte, Arbeiter, freie Dienstnehmer unter der Geringfügigkeitsgrenze

* bei Überschreiten der eineinhalbfachen Geringfügigkeitsgrenze

Mögliche Risiken und Stolpersteine für Unternehmen durch die Digitalisierung

Dezember 2025

Die Digitalisierung hat sich in den vergangenen Jahren als unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensführung etabliert. Neben den zahlreichen Chancen, die digitale Technologien für Unternehmen bieten (siehe dazu Beitrag: Die Digitalisierung als Chance für Unternehmen), gehen mit der Digitalisierung jedoch auch spezifische Risiken und mögliche Nachteile einher, die Unternehmen frühzeitig erkennen und aktiv managen sollten.

Um die möglichen Nachteile der Digitalisierung zu minimieren und ihre Vorteile nachhaltig nutzen zu können, sind auch ein ganzheitliches Risikomanagement und die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter von besonderer Bedeutung. Nachfolgend werden ausgewählte Risiken und Herausforderungen der Digitalisierung für Unternehmen überblicksmäßig dargestellt.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Eine der größten Herausforderungen im Zuge der Digitalisierung ist der Schutz sensibler Unternehmens- und Kundendaten. Die zunehmende Vernetzung und die Nutzung cloudbasierter Dienste erhöhen die Angriffsfläche für Cyberkriminalität. Unternehmen sind verstärkt mit Bedrohungen wie Phishing, Ransomware oder Datenleaks konfrontiert. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer regulatorischer Vorgaben ist oft komplex und mit erheblichem Aufwand verbunden. Verstöße können nicht nur zu hohen Bußgeldern, sondern auch zu Reputationsschäden führen. Darüber hinaus erfordert die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der IT-Sicherheit laufende Investitionen in moderne Sicherheitslösungen und die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter.

Wichtige Begriffe dabei sind Datenschutz und Datensicherheit, die sich durch unterschiedliche Zielsetzungen und Zwecke auszeichnen. Datenschutz hat das Ziel, personenbezogene Daten zu schützen - also Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen und diese somit direkt oder indirekt identifizierbar machen. Datensicherheit hingegen beschreibt den Schutz von Daten im Allgemeinen und bezieht etwa auch Unternehmensdaten mit ein. Übergeordneter Zweck dabei ist, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch konkrete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.

Abhängigkeit von Technologien und Anbietern

Mit der Digitalisierung steigt die Abhängigkeit von technischen Systemen und externen Dienstleistern. Ein Ausfall von IT-Infrastruktur oder Cloud-Services kann zu erheblichen Betriebsunterbrechungen führen und die Geschäftskontinuität gefährden. Die Auswahl und Bindung an bestimmte Anbieter ("Vendor Lock-in") kann zudem die Flexibilität des Unternehmens einschränken und zu langfristigen Kostensteigerungen führen. Unternehmen sollten daher bei der Auswahl von Technologien und Partnern auf Skalierbarkeit, Kompatibilität und Exit-Strategien achten.

Komplexität und Implementierungsrisiken

Die Einführung digitaler Technologien ist häufig mit komplexen Veränderungsprozessen verbunden. Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine Anpassung der Unternehmenskultur und der Arbeitsweisen. Fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitern, unzureichende Planung oder mangelnde Integration bestehender Systeme können zu Verzögerungen, Mehrkosten und ineffizienten Abläufen führen. Insbesondere die Einführung von Big Data-Analysen oder künstlicher Intelligenz erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und kontinuierliche Kontrolle, um Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Qualitätsrisiken bei Daten und Prozessen

Die Digitalisierung bringt eine starke Zunahme an verfügbaren Daten mit sich. Die Qualität dieser Daten ist jedoch nicht immer gewährleistet. Unvollständige, fehlerhafte oder inkonsistente Datensätze können zu falschen Analysen und damit zu Fehlentscheidungen führen. Auch automatisierte Prozesse sind nicht frei von Fehlern und können bei falscher Konfiguration oder mangelhafter Überwachung zu unerwünschten Ergebnissen führen. Unternehmen müssen daher in die Qualitätssicherung und die laufende Überprüfung ihrer digitalen Prozesse investieren.

Rechtliche und regulatorische Herausforderungen

Die Digitalisierung wirft zahlreiche rechtliche Fragen auf, etwa im Bereich des Urheberrechts, des Wettbewerbsrechts oder der Haftung für automatisierte Entscheidungen. Die rasche Entwicklung neuer Technologien kann dazu führen, dass bestehende rechtliche Rahmenbedingungen nicht mehr ausreichen oder unklar sind. Unternehmen müssen sich regelmäßig über aktuelle gesetzliche Vorgaben informieren und ihre Compliance-Prozesse anpassen, um rechtliche Risiken zu minimieren. Damit können erhebliche Kosten verbunden sein.

Veränderung der Arbeitswelt und Fachkräftemangel

Digitale Transformation verändert die Anforderungen an Mitarbeiter und Führungskräfte. Neue Kompetenzen sind gefragt, während klassische Tätigkeiten zunehmend automatisiert werden. Dies kann zu Unsicherheiten und Widerständen im Unternehmen führen. Gleichzeitig besteht ein zunehmender Fachkräftemangel im Bereich IT und Digitalisierung, was die Umsetzung digitaler Projekte erschwert und die Kosten für qualifiziertes Personal oftmals steigen lässt.

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PERMA-Führung - Positives Leadership als Schlüssel für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Dezember 2025

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Die Anforderungen an Führungskräfte haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Globalisierung, Digitalisierung und der Fachkräftemangel stellen Unternehmen vor die Herausforderung, nicht nur wirtschaftlich erfolgreich zu sein, sondern auch ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Motivation, Gesundheit und Innovationskraft fördert. Klassische Führungsansätze stoßen hier oft an ihre Grenzen. Gefragt sind Konzepte, die nicht nur Leistung, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern. Ein solcher Ansatz ist die PERMA-Führung, basierend auf der "Positiven Psychologie" von Martin Seligman.

Das PERMA-Modell - Ursprung und Bedeutung

Das PERMA-Modell wurde von Martin Seligman, einem der Begründer der Positiven Psychologie, entwickelt. Es beschreibt fünf zentrale Säulen des menschlichen Wohlbefindens:

• P - Positive Emotionen: Freude, Dankbarkeit und Optimismus steigern die Resilienz und fördern Kreativität.
• E - Engagement: Menschen sind dann besonders leistungsfähig, wenn sie ihre Stärken einsetzen und in den "Flow" kommen.
• R - Relationships: Soziale Verbundenheit ist ein Grundbedürfnis und entscheidend für Motivation und Loyalität.
• M - Meaning: Sinnhaftigkeit gibt Orientierung und macht Arbeit bedeutsam.
• A - Accomplishment: Das Erleben von Fortschritt und Erfolg stärkt Selbstwirksamkeit und Zufriedenheit.

Überträgt man diese Dimensionen auf Führung, entsteht ein ganzheitlicher Ansatz, der nicht nur die Leistung, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt.

Die fünf Dimensionen der PERMA-Führung mit Praxisbeispielen

1. Positive Emotionen - Die Basis für Kreativität und Resilienz

Positive Emotionen sind kein "Luxus", sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Sie erweitern den Handlungsspielraum und fördern Problemlösungsfähigkeit (entsprechend der "Broaden-and-Build-Theorie" von Barbara Fredrickson).

Praxisbeispiele:

• Beginne Meetings mit einer "Good News"-Runde.
• Anerkenne kleine Erfolge öffentlich, nicht nur große Meilensteine.
• Verwende Sprache, die Zuversicht vermittelt ("Wir schaffen das gemeinsam" statt "Das wird schwierig").

2. Engagement - Flow-Erlebnisse ermöglichen

Engagement entsteht, wenn Mitarbeitende ihre Stärken einbringen und sich in Aufgaben vertiefen können. Flow-Erlebnisse sind ein starker Motivator und reduzieren Stress.

Praxisbeispiele:

• Führe Stärkenanalysen durch (z. B. Gallup StrengthsFinder) und passe Aufgaben an individuelle Talente an.
• Gib Autonomie bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen.
• Reduziere Unterbrechungen, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen.

3. Relationships - Vertrauen als Fundament

Beziehungen sind das soziale Kapital jeder Organisation. Authentische Kommunikation und Empathie schaffen ein Klima des Vertrauens.

Praxisbeispiele:

• Plane regelmäßige 1:1-Gespräche, die auch persönliche Themen zulassen.
• Fördere Peer-Coaching und Mentoring im Team.
• Sei als Führungskraft sichtbar und ansprechbar - "Management by Walking Around" wirkt oft Wunder.

4. Meaning - Sinn als Motivationsmotor

Menschen wollen wissen, warum ihre Arbeit wichtig ist. Sinnstiftung ist eine der stärksten Quellen für intrinsische Motivation.

Praxisbeispiele:

• Kommuniziere den "Purpose" des Unternehmens klar und regelmäßig.
• Verknüpfe individuelle Aufgaben mit übergeordneten Zielen ("Dein Beitrag hilft uns, die Kundenzufriedenheit zu steigern").
• Erzähle Geschichten, die den Impact der Arbeit zeigen (z. B. Kundenfeedback).

5. Accomplishment - Erfolge sichtbar machen

Das Erleben von Fortschritt und Erfolg stärkt die Selbstwirksamkeit und motiviert zu weiteren Leistungen.

Praxisbeispiele:

• Setze klare, erreichbare Ziele und feiere deren Erreichung.
• Nutze visuelle Fortschrittsanzeigen (z. B. Projekt-Dashboards).
• Organisiere kleine Rituale zur Anerkennung - vom "Danke im Chat" bis zur offiziellen Auszeichnung.

Warum PERMA-Führung wirkt

Die Integration von PERMA in die Führungspraxis ist kein "Nice-to-have", sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Studien zeigen, dass Unternehmen mit einer positiven Führungskultur höhere Mitarbeiterzufriedenheit und geringere Fluktuation erreichen, Produktivität und Innovationskraft steigern und die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter fördern. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Dadurch kann ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, das nicht nur Ergebnisse liefert, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter stärkt. Führungskräfte, die diese Prinzipien verinnerlichen, investieren nicht nur in den Erfolg ihres Unternehmens, sondern auch in die Zukunftsfähigkeit ihrer Organisation.

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BMF-Aussagen zur Mitarbeiter­prämie 2025

Dezember 2025

Mit dem Budgetbegleitgesetz 2025 wurde die Mitarbeiterprämie zur Mitarbeiterprämie 2025 "relaunched". Hiermit können Arbeitgeber im Jahr 2025 Zulagen und Bonuszahlungen bis zu 1.000 € einem oder mehreren Arbeitnehmern aus sachlichen, betriebsbezogenen Gründen steuerfrei gewähren, wenn es sich dabei um zusätzliche Zahlungen handelt, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurden. Das "Gruppenmerkmal" oder "lohngestaltende Vorschriften" sind nicht mehr als Kriterien erforderlich, eine unterschiedliche Gewährung muss jedoch aus sachlichen, betriebsbezogenen Gründen erfolgen.

In einer Anfragebeantwortung vom 10.10.2025 hat das BMF viele Beispiele zur sachlichen, betriebsbezogenen Differenzierung, die ja eine wesentliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Mitarbeiterprämie 2025 darstellt, veröffentlicht. Eine gerechtfertigte Differenzierung ist laut BMF bei folgenden Unterscheidungskriterien gegeben.

• Leistungsbezogene Differenzierungen (z.B. nach Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter, Arbeitsergebnis, Zielerreichung etc.);
• Abteilungs- und funktionsbezogene Differenzierungen (z.B. Mitarbeiter der Abteilung mit höchster Zielerreichung, Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt oder im Vertrieb, nur Mitarbeiter unterhalb der Managementebene erhalten eine Mitarbeiterprämie usw.);
• Differenzierung nach der Arbeitszeit (Vollzeit bzw. Teilzeit);
• Unterscheidung nach den Arbeitsbedingungen (Schicht- oder Nachtarbeit, Gefährdungszulage usw.);
• Differenzierung nach Betriebszugehörigkeit und Qualifikation.

Hingegen sind den BMF-Aussagen folgend keine brauchbaren sachlichen bzw. betriebsbezogenen Gründe für eine Differenzierung:

• Höhere Lebenserhaltungskosten an einem Standort;
• Soziale Kriterien (etwa Alleinerzieher, nur beeinträchtige Mitarbeiter, nur jüngere oder ältere Mitarbeiter, nur Mitarbeiter mit einem langen Arbeitsweg usw.).

Wichtige weitere Voraussetzung für die steuerfreie Gewährung der Mitarbeiterprämie (2025) ist, dass es sich dabei um eine zusätzliche Zahlung handeln muss, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurde. Daher kommen Zahlungen aufgrund von Leistungsvereinbarungen, regelmäßig wiederkehrende Bonuszahlungen oder außerordentliche Gehaltserhöhungen für die Steuerbefreiung nicht in Betracht. Entscheidend dabei ist nach Auffassung des BMF, ob es im Unternehmen Prämienzahlungen gegeben hat, die wegen der Mitarbeiterprämie reduziert werden (überdies ist das Prämienmodell im Ganzen ausschlaggebend, nicht die Auszahlung an individuelle Mitarbeiter).

Im Gegensatz zu den Vorgängerbestimmungen ist die Mitarbeiterprämie 2025 nur lohnsteuerfrei, es besteht ASVG-Beitragspflicht und es fallen Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag und DZ an. Überdies sind nach Auffassung der Finanzverwaltung etwaige Dienstnehmeranteile zur Sozialversicherung, welche für die steuerfreie Mitarbeiterprämie anfallen, nicht steuerlich abzugsfähig. Die Mitarbeiterprämie 2025 kann bis zum 15. Februar 2026 steuerfrei gezahlt werden.

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Maßnahmen vor Jahresende 2025 – für Arbeitgeber

November 2025

Lohnsteuer- und beitragsfreie Zuwendungen an Dienstnehmer (pro Dienstnehmer p.a.)

• Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier) 365 €;
• Sachzuwendungen (z.B. Weihnachtsgeschenk) 186 €;
• Klimaticket: Seit 1.7.2022 ist die gänzliche oder teilweise Übernahme von Wochen-, Monats- oder Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel steuerfrei möglich. Dazu zählt auch das Klimaticket;
• Freiwillige soziale Zuwendungen an den Betriebsratsfonds sowie zur Beseitigung von Katastrophenschäden;
• Kostenlose oder verbilligte Benützung von Einrichtungen und Anlagen, die der Arbeitgeber allen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern zur Verfügung stellt (z.B. Kindergärten, Sportanlagen oder Betriebsbibliotheken, nicht aber ein vergünstigtes Fitnesscenter oder Garagenabstellplätze);
• Zukunftssicherung (z.B. Er- und Ablebensversicherungen, Krankenversicherungen, Anteile an Pensionsinvestmentfonds oder Pensionskassenbeiträge) bis 300 €;
• Freie oder verbilligte Mahlzeiten und Getränke am Arbeitsplatz von bis zu 8 € pro Arbeitstag;
• Zuschuss für Kinderbetreuungskosten 2.000 € (pro Kind);
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte des Unternehmens, die nicht höher als 20 % sind, führen zu keinem Sachbezug. Diese 20 % sind eine Freigrenze, d.h. wird ein höherer Rabatt gewährt, liegt prinzipiell ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, von dem im gesamten Kalenderjahr nur 1.000 € (Freibetrag) steuerfrei sind;
• Mitarbeiterbeteiligung: für den Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Unternehmensanteilen an Mitarbeiter besteht ein jährlicher Freibetrag pro Mitarbeiter i.H.v. 3.000 €. Seit dem 1.1.2018 gibt es auch die Möglichkeit der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Aktien bis zu einem Wert von 4.500 € pro Jahr in steuer- und sozialversicherungsbefreiter Form. Voraussetzung ist, dass eine Mitarbeiterbeteiligungsstiftung die Aktien bis zum Ende des Dienstverhältnisses treuhändig verwaltet;
• Mitarbeitergewinnbeteiligung: eine Gewinnbeteiligung von bis zu 3.000 € im Kalenderjahr kann steuerfrei (nicht aber sozialversicherungsfrei) ausbezahlt werden;
• Steuerfreie Mitarbeiterprämie: im Ausmaß von bis zu 1.000 € kann im Jahr 2025 unter bestimmten Voraussetzungen eine Mitarbeiterprämie ausbezahlt werden, für die keine Lohnsteuer anfällt. Anders als in den Vorjahren besteht jedoch eine Sozialversicherungspflicht sowie keine Befreiung von anderen Lohnnebenkosten. Die Lohnsteuerfreiheit der Mitarbeiterprämie ist jedoch nicht mehr an eine kollektivvertragliche Regelung gebunden - es müssen jedoch sachliche betriebsbezogene Gründe für die Gewährung vorliegen. Auf die Grenze von 3.000 € sind Zahlungen aus der zuvor genannten Mitarbeitergewinnbeteiligung anzurechnen, sodass hier eine gewisse Konkurrenz besteht.

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Trinkgeldregelung - Neuerungen in der Sozialversicherung

September 2025

Neben der in der Öffentlichkeit regelmäßig diskutierten steuerlichen Behandlung von Trinkgeldern - Trinkgelder sind und bleiben weiterhin steuerfrei (Klarstellungen sind geplant) - ist auch die sozialversicherungsrechtliche Behandlung zu berücksichtigen. Ein Ende Juli eingebrachter Ministerialentwurf sieht hierbei Vereinfachungen vor. Die finale Gesetzwerdung bleibt abzuwarten.

Trinkgelder sind in der gesetzlichen Sozialversicherung bei der Beitragsbemessung grundsätzlich als beitragspflichtiges Entgelt zu berücksichtigen. Wie bereits in der Vergangenheit können im Sinne der Verwaltungsvereinfachung Pauschalbeträge für Trinkgelder festgelegt und für die Bemessung der Beiträge in der Sozialversicherung herangezogen werden. Neu ist nunmehr eine bundesweite Vereinheitlichung für einzelne Erwerbszweige - die Pauschalbeträge sollen überdies schrittweise angehoben werden. Betroffen sind Dienstnehmer, die üblicherweise Trinkgelder erhalten sowie jene, die innerbetrieblich an Trinkgeldern beteiligt sind, etwa durch Tronc-Systeme. Die Trinkgeldpauschalierung betrifft hingegen nicht Dienstnehmer in Betrieben, in denen typischerweise kein Trinkgeld gegeben wird (z.B. in Altersheimen).

Die künftig festgesetzten Pauschalbeträge sind Maximalbeträge, weshalb keine nachträglichen Beitragsvorschreibungen in der Sozialversicherung anfallen können, sofern die tatsächliche Trinkgeldsumme höher ausfällt. Umgekehrt können die tatsächlich angefallenen Trinkgelder als Bemessungsgrundlage herangezogen werden, sofern sie nachweislich unter dem Pauschalbetrag liegen.

Für den Hotel- und Gastgewerbebereich, in dem Trinkgelder eine besonders bedeutende Rolle für die Mitarbeiter spielen, ist nachfolgende Staffelung des monatlichen Trinkgeldpauschales (in der Sozialversicherung) vorgesehen.

Eine dazu passende arbeitsrechtliche Änderung sieht mehr Transparenz vor, indem Arbeitnehmer, welche an einem Trinkgeld-Verteilsystem beteiligt sind, am Beginn des Arbeitsverhältnisses über den Aufteilungsschlüssel zu informieren sind. Auf Anfrage sollen Arbeitnehmer auch Auskunft über bargeldlos eingenommene Trinkgelder erhalten, sofern die Trinkgelder nicht ohnedies am selben Abend oder zeitnah verteilt werden.

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Kein Sachbezug für Abstell- und Garagenplätze bei vorhandenem "Parkpickerl"

September 2025

Das BFG hatte sich (GZ RV/7103968/2024 vom 27. Mai 2025) mit der Frage auseinanderzusetzen, ob die unentgeltliche Zurverfügungstellung eines Abstell- bzw. Garagenplatzes durch den Arbeitgeber in einem Bereich, in dem ein so genanntes "Parkpickerl" benötigt wird, auch dann einen steuerpflichtigen Sachbezug darstellt, wenn der Arbeitnehmer bereits über ein gültiges Parkpickerl (für besagten Bezirk) verfügt.

Ausgangspunkt war, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern am Betriebsstandort in einer parkraumbewirtschafteten Zone während der Arbeitszeit kostenlos Abstellplätze für KFZ zur Verfügung gestellt hatte (mit grundsätzlich freier Platzwahl). Die Nutzung dieser kostenlosen Abstellplätze führt praktisch betrachtet zum Wegfall der zeitweise mühsamen Parkplatzsuche und teilweise auch zur Ersparnis der Parkgebühr für das Abstellen des KFZ während der Arbeitszeit in einer ansonsten parkraumbewirtschafteten Zone. Die Sachbezugswerteverordnung sieht in § 4a vor, dass bei Arbeitnehmern ein Sachbezug von 14,53 € monatlich anzusetzen ist, wenn die Möglichkeit besteht, das für Fahrten von zuhause zum Arbeitsplatz genutzte KFZ (dies gilt auch für arbeitgebereigene Fahrzeuge) während der Arbeitszeit in Bereichen, die einer (gebührenpflichtigen) Parkraumbewirtschaftung unterliegen, auf einem Abstell- oder Garagenplatz des Arbeitgebers zu parken.

Das BFG setzte sich in seiner Entscheidungsfindung genauer mit der Definition eines geldwerten Vorteils für den Steuerpflichtigen auseinander. Geldwerte Vorteile für Arbeitnehmer können beispielsweise in Form der verbilligten oder kostenlosen Überlassung von Wohnung, Heizung, Beleuchtung, Kleidung, Kost, Waren, KFZ zur Privatnutzung sowie als andere Sachbezüge erfolgen. Demnach sind nicht nur Sachbezüge geldwerte Vorteile, sondern alle Vorteile mit Geldeswert, welche dem Steuerpflichtigen (im Rahmen der außerbetrieblichen Einkünfte) an Stelle von Geld zukommen.

Das BFG betonte, dass dem Arbeitnehmer aus der kostenlosen Nutzung des arbeitgebereigenen Abstell- oder Garagenplatzes bei Ansatz eines steuerpflichtigen Sachbezugs ein vermögenswerter Vorteil entstehen muss, weil er ansonsten anfallende Abstellkosten nicht zu tragen hat. Anders ausgedrückt, liegt der geldwerte Vorteil in der (kostenlosen) Gewährung eines Abstell- bzw. Garagenplatzes ausschließlich darin, dass sich der Arbeitnehmer die in einer parkraumbewirtschafteten Zone anfallenden Abstellkosten erspart. Bloß ideelle Vorteile wie keine mühsame Parkplatzsuche oder ein kürzerer Arbeitsweg sind hingegen unbeachtlich. Der Inhaber eines Parkpickerls für den entsprechenden Bezirk erspart sich keine derartigen Abstellkosten, weil er für diese ohnehin mit dem Erwerb des Parkpickerls bereits aufgekommen ist. Folglich ergibt sich für ihn durch die kostenlose Benutzung des betriebseigenen Abstell- oder Garagenplatzes auch kein geldwerter Vorteil. Daher kam das BFG zum Ergebnis, dass bei Vorhandensein eines Parkpickerls beim Dienstnehmer kein steuerpflichtiger Sachbezug für die Bereitstellung eines Abstell- oder Garagenplatzes durch den Arbeitgeber anzusetzen ist.

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Mitarbeiterrabatte gelten auch für ehemalige Arbeitnehmer in Pension

August 2025

Unter gewissen Voraussetzungen können an Mitarbeiter gewährte Rabatte steuerfrei behandelt werden. So muss der Arbeitgeber den Mitarbeiterrabatt allen Mitarbeitern oder zumindest bestimmten Gruppen von Mitarbeitern einräumen. Überdies dürfen die verbilligt erworbenen Waren oder Leistungen von den Mitarbeitern nicht zur Einkünfteerzielung verwendet werden. Die Wertgrenzen für die Steuerfreiheit (unbegrenzt) liegen bei maximal 20 % Rabatt gegenüber dem üblichen Endverkaufspreis - Rabatte von mehr als 20 % können bis maximal 1.000 € pro Jahr steuerfrei gewährt werden.

Der VwGH hatte sich unlängst (GZ Ro 2025/15/0004 vom 27.5.2025) mit der Frage auseinanderzusetzen, ob solche Mitarbeiterrabatte auch ehemaligen Arbeitnehmern, welche bereits in Pension sind, steuerfrei gewährt werden können. Die für Gerichte nicht verbindlichen Lohnsteuerrichtlinien schließen in Rz 104 Pensionisten von der Begünstigung aus mit dem Hinweis, dass diese keine Arbeitnehmer i.S.d. § 3 Abs. 1 Z 21 EStG sind. Im konkreten Fall wurde ehemaligen Bankmitarbeitern die Steuerfreiheit von Sonderkonditionen wie attraktiveren Einlagenzinsen, vergünstigten Kontoführungs- und Depotgebühren etc. verwehrt.

Wie bereits das BFG kam der VwGH zur Entscheidung, dass aus den gesetzlichen Bestimmungen keine Rechtfertigung für die Ausgrenzung von pensionierten ehemaligen Arbeitnehmern von der Gewährung steuerfreier Mitarbeiterrabatte abgeleitet werden kann. So gilt § 47 EStG folgend als Arbeitnehmer jede natürliche Person, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bezieht. Solche Einkünfte sind insbesondere dann gegeben, wenn Bezüge oder Vorteile aus einem bestehenden oder früheren Dienstverhältnis bezogen werden. Außerdem ist dem VwGH folgend aus den Gesetzesmaterialien (d.h., der Absicht des Gesetzgebers) zur Schaffung der begünstigten Mitarbeiterrabatte nicht ableitbar, dass Vorteile aus früheren Dienstverhältnissen nicht von der Steuerbefreiung umfasst sein sollen.

Schließlich ist noch zu bedenken, dass gar keine Steuerpflicht der gewährten Vorteile vorliegen würde (nicht einmal Steuerbarkeit), falls die Ursache für die günstigeren Bankkonditionen in allgemeinen Kundenbindungsaktionen gelegen wäre oder diese Vorteile allgemeine, nicht mitarbeiterbezogene Rabatte darstellten (und nicht aufgrund des früheren Dienstverhältnisses gewährt wurden). Im Endeffekt kam der VwGH zur Entscheidung, dass Mitarbeiterrabatte auch ehemaligen (pensionierten) Arbeitnehmern steuerfrei zu gewähren sind, sofern die entsprechenden Voraussetzungen für diese Begünstigung erfüllt sind - eine Einschränkung auf bloß aktive Mitarbeiter ist unzulässig.

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Änderungen bei der Mitarbeiterprämie durch das Budgetbegleitgesetz 2025

Juli 2025

Das Budgetbegleitgesetz 2025 hat aus Lohnsteuerperspektive eine neuerlich modifizierte Variante der Mitarbeiterprämie mit sich gebracht. Für das Jahr 2025 kann eine Mitarbeiterprämie von maximal 1.000 € lohnsteuerfrei ausbezahlt werden - die Mitarbeiterprämie ist jedoch sozialversicherungsbeitragspflichtig und lohnnebenkostenpflichtig. Eine gewisse Vereinfachung verglichen mit der Mitarbeiterprämie für 2024 besteht darin, dass die Lohnsteuerfreiheit der Prämie nicht an eine kollektivvertragliche Regelung gebunden ist - es müssen jedoch sachliche betriebsbezogene Gründe für die Gewährung vorliegen. Zu beachten ist überdies, dass der gesamte lohnsteuerfrei gewährte Betrag aus Mitarbeiterprämie und einer allfällig lohnsteuerfrei gewährten Mitarbeitergewinnbeteiligung insgesamt pro Jahr 3.000 € nicht übersteigen darf. Wie es um die Mitarbeiterprämie in den Folgejahren bestellt ist, bleibt abzuwarten, da sie zumindest für das Jahr 2026 je nach budgetären Möglichkeiten gewährt werden soll.

Andere lohnsteuerliche Neuerungen - neben der schon zuletzt berichteten Erhöhung des Pendlereuros und der Aussetzung der Valorisierung des Kinderabsetzbetrags usw. - umfassen eine Novellierung der Reisegebührenvorschrift (durch ein zeitgleich beschlossenes Gesetzespaket). Ab 1.7.2027 beträgt das amtliche Kilometergeld für Motorräder und Fahrräder nur noch 25 Cent. Dies ist insoweit bemerkenswert, als die Sätze für Kilometergeld ab 1.1.2025 erst auf 50 Cent (gemeinsam mit dem Kilometergeld für Pkw) angehoben worden waren.

Schließlich haben sich Änderungen im Bereich des ASVG sowie im Sozialrechtsbereich ergeben wie z.B. das "Einfrieren" der Geringfügigkeitsgrenze, die auch im Jahr 2026 551,1 € betragen wird. Ebenso gilt ein erhöhtes e-card Serviceentgelt von 25 € (anstelle der vorgesehenen 14,65 €), welches ab 2026 auch Pensionisten abgezogen bekommen. Stichwort Pensionen - hier ist es auch zu einer Verschärfung der Zugangsregelungen zur Korridorpension gekommen. Demnach ist grundsätzlich zukünftig eine Korridorpension erst ab vollendetem 63. Lebensjahr (statt bisher ab dem vollendeten 62. Lebensjahr) möglich, soweit 504 Versicherungsmonate (statt 480) vorliegen.

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Keine Umsatzsteuer beim Ausbildungskostenersatz

Juli 2025

Es ist in der Arbeitswelt eine übliche Praxis, dass Arbeitgeber Ausbildungskosten von Mitarbeitern übernehmen. Dabei wird regelmäßig vertraglich vereinbart, dass den Mitarbeiter bei Ausscheiden aus dem Unternehmen eine mit Zeitablauf abnehmende (anteilige) Rückzahlungsverpflichtung trifft. Bisher ging die Finanzverwaltung dabei überwiegend davon aus, dass der Arbeitgeber durch die Ausbildung eine Leistung erbracht hat. Dementsprechend wurde ein Ausbildungskostenersatz als Leistungsaustausch gesehen und der Mitarbeiter musste bei Ausscheiden nicht nur die Ausbildungskosten ersetzen, sondern auch die anfallende Umsatzsteuer tragen. Die "zusätzliche" Umsatzsteuer war daher für den Mitarbeiter oft eine negative Überraschung und ein schmerzhafter Kostenfaktor, da keine Möglichkeit zum Vorsteuerabzug bestand.

Erfreulich ist, dass das BMF nun auf Anfrage der Wirtschaftskammer Tirol klargestellt hat, dass Rückzahlungen von Ausbildungskosten bei Kündigung kein steuerpflichtiges Entgelt darstellen, sondern nicht steuerbarer Schadenersatz sind. Es handelt sich also nicht um eine entgeltliche Leistung, sondern um eine Entschädigung für den Schaden des Arbeitgebers, der in der verlorenen Investition in die Ausbildung liegt. Folglich muss der Arbeitgeber keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und für den Arbeitnehmer reduziert sich im Kündigungsfall der Rückzahlungsbetrag. Wichtige Voraussetzung ist jedoch, dass die Rückzahlung auf einer wirksamen vertraglichen Vereinbarung beruht. Eine solche wird in aller Regel aber ohnehin Voraussetzung für eine Zahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers sein. Die Klarstellung durch das BMF beseitigt Unsicherheiten in der Praxis und führt nicht nur zu einer wesentlichen Verwaltungsvereinfachung, sondern auch zu einer Ersparnis bei Arbeitnehmern im Falle der Leistung eines Ausbildungskostenersatzes.

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Neue Finanzordnungs­widrigkeit im Kampf gegen Scheinunternehmen und Scheinrechnungen

April 2025

Die Finanz bekommt ein neues Werkzeug an die Hand, um besser gegen Scheinunternehmer oder Scheinrechnungen vorgehen zu können. Bislang bestand das Problem, dass schnelle und wirksame Aktionen gegen Scheinunternehmen schwer möglich waren. Durch die Einführung eines neuen Finanzordnungswidrigkeitstatbestands ist es der Finanzverwaltung nun möglich, gegen Scheinunternehmen oder Aussteller von Scheinrechnungen bzw. Deckungsrechnungen vorzugehen, da schon das Vorbereitungsstadium strafbar wird. Nunmehr wird das vorsätzliche Verfälschen von Belegen, das Herstellen von falschen oder unrichtigen Belegen und das Verwenden derartiger Belege unter Strafe gestellt.

Konkret ist nun das Verfälschen eines bestehenden Belegs nach den neuen Regelungen strafbar. Verfälschen liegt vor, wenn ein existierender Beleg nachträglich unbefugt abgeändert wird, sodass der geänderte Inhalt den Anschein erweckt, vom ursprünglichen Aussteller zu stammen. Beispiel: ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 5.000 € für Dienstleistungen. Ein Mitarbeiter ändert den Betrag auf 50.000 € und reicht die geänderte Rechnung ein, um höhere Ausgaben geltend zu machen.

Nun ist aber nicht nur das Verfälschen eines Belegs strafbar, auch das Herstellen eines falschen oder unrichtigen Belegs führt zu finanzstrafrechtlichen Konsequenzen. In diesem Fall wird ein Beleg neu erstellt, wobei der scheinbare und der tatsächliche Aussteller nicht identisch sind (falscher Beleg) oder der Beleg inhaltlich unrichtige Tatsachen widerspiegelt (unrichtiger Beleg). Beispiel: ein Unternehmer erstellt eine gefälschte Quittung für eine angebliche Zahlung an einen Lieferanten, die nie stattgefunden hat, um die Ausgaben zu erhöhen und die Steuerlast zu senken.

Eine dritte strafbare Handlung ist es nun, derartige Belege, also verfälschte, falsche oder unrichtige Belege, zu verwenden. Dabei ist nicht nur das unmittelbare Verwenden strafbar, also das Aufnehmen derartiger Belege in die Bücher, sondern auch die Vermittlung solcher Belege. Beispiel: ein Vermittler übergibt eine gefälschte Rechnung an einen Geschäftspartner, der diese dann in seiner Buchhaltung verwendet, um die Ausgaben zu erhöhen und die Steuerlast zu senken. Selbst wenn die gefälschte Rechnung nicht in die Buchhaltung des Geschäftspartners aufgenommen wird, begeht der Vermittler eine Finanzordnungswidrigkeit.

All diese Handlungen sind strafbar, wenn sie vorsätzlich begangen wurden. Das bedeutet, der Täter muss wissen, dass er durch das Verfälschen oder unrichtige Ausstellen eines Belegs eine Abgabenverkürzung bewirken kann. Die neue Finanzordnungswidrigkeit wird mit einer Geldstrafe von bis zu 100.000 € bestraft.

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BFG zum geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen

März 2025

Für bis zu 365 € pro Kalenderjahr und pro Arbeitnehmer ist in Österreich der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen steuerfrei. Dabei empfangene Sachzuwendungen sind bis zu einer Höhe von 186 € jährlich steuerfrei. Über den Freibetrag hinaus kommt es zum steuerpflichtigen Sachbezug beim Arbeitnehmer, da Einnahmen vorliegen, wenn dem Steuerpflichtigen Geld oder geldwerte Vorteile im Rahmen der Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit zufließen. Stellt die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung jedoch einen Vorteil dar, welchen der Arbeitgeber ausschließlich oder überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse gewährt, so handelt es sich von vornherein nicht um Einnahmen auf Arbeitnehmerseite - diese Vorteile sind auch nicht für den Freibetrag für Betriebsveranstaltungen zu berücksichtigen.

In der Praxis ist oftmals strittig, inwieweit bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern oder Teambuilding-Events der aus der Teilnahme der Arbeitnehmer an solchen Veranstaltungen erwachsene Vorteil im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Das BFG hatte sich in seiner Entscheidung (GZ RV/7102103/2022 vom 13.11.2024) mit dem Sachverhalt auseinanderzusetzen, dass ein Unternehmen über mehrere Jahre hin jeweils pro Jahr einen Betriebsausflug (nach Rom, Nizza, Berlin bzw. Athen) und eine Weihnachtsfeier veranstaltete und den geldwerten Vorteil daraus in Hinblick auf den Freibetrag i.H.v. 365 € pro Arbeitnehmer pro Jahr steuerfrei gestellt hatte. Die Finanzbehörde war hingegen der Ansicht, dass der Freibetrag von 365 € pro Mitarbeiter und Jahr überschritten wurde, da sie bei der Berechnung des geldwerten Vorteils aus der Teilnahme an den Betriebsveranstaltungen die Gesamtkosten der jeweiligen Veranstaltung herangezogen hatte. Die Gesamtkosten beinhalten neben den unmittelbar von den Arbeitnehmern konsumierten Vorteilen, wie z.B. Speisen und Getränke, auch allgemeine Kosten wie Raummiete, Dekoration, Personal oder Gagen für Künstler.

Bei seiner Entscheidung orientierte sich das BFG auch an deutscher Rechtsprechung, der zufolge die allgemeinen Kosten für die Organisation und Abhaltung einer Betriebsveranstaltung im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers liegen und daher keinen geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer darstellen. Zuwendungen im ganz überwiegenden Eigeninteresse des Arbeitgebers sind jene Zuwendungen, die keine Gegenleistung für eine vom Arbeitnehmer erbrachte oder zu erbringende Arbeitsleistung darstellen - solche Zuwendungen sind zwar durch den Betrieb veranlasst, nicht aber durch das individuelle Dienstverhältnis. Selbst mehrtägige Betriebsveranstaltungen können im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen, da gerade durch das längere Zusammensein der Arbeitnehmer der Teamgedanke innerhalb des Unternehmens besonders gestärkt, das Verhältnis zu den Kollegen und Vorgesetzen verbessert und die Kommunikationsfähigkeit der Mitarbeiter untereinander erhöht wird.

Im konkreten Fall lag also die Abhaltung der Betriebsveranstaltungen (Weihnachtsfeier und Betriebsausflug) im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers, da Aspekte wie Teambuilding, Vernetzung der Arbeitnehmer untereinander usw. im Vordergrund standen. Daher sind die allgemeinen Kosten für die Veranstaltung aus der Bemessungsgrundlage für den geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen auszuscheiden. Als geldwerte Vorteile für die Arbeitnehmer wurden lediglich die unmittelbar konsumierten Vorteile (Verpflegung) berücksichtigt.

Die Entscheidung des BFG ist zu begrüßen, da die Mitarbeiter bei voller Kostenweiterbelastung die lohnsteuerlichen Konsequenzen fürchten könnten und dies den Anreiz zur Teilnahme an Betriebsveranstaltungen deutlich verringern könnte. Eine höchstgerichtliche Entscheidung zu dieser Thematik bleibt abzuwarten - nunmehr ist Amtsrevision beim VwGH anhängig.

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Zero-Based Budgeting - ein Paradigmenwechsel für das Finanzmanagement

Januar 2025

In Zeiten von volatilen Märkten und einer anrollenden Insolvenzwelle stehen Unternehmen unter wachsendem Druck, ihre Effizienz zu steigern und Kosten besser zu kontrollieren. In diesem Zusammenhang sollte man dem "Zero-Based Budgeting" (fortan "ZBB") wieder mehr Aufmerksamkeit schenken. Dieser radikale Ansatz zur Erstellung eines Budgets wurde bereits in den 1960er Jahren entwickelt, um logisch geleitet zu investieren und gleichzeitig die Notwendigkeit zu schaffen, jede mögliche Ausgabenkategorie auf ihre Effizienz und Effektivität hin zu untersuchen. Dieser Ansatz zur Budgetierung rückte jedoch zwischenzeitlich wegen der Menge an Informationen und Unterlagen, die erforderlich sind, ein wenig in den Hintergrund. Es wurde kritisiert, dass diese Methode zur Erstellung eines Budgets zu kompliziert und zeitaufwendig sei und auch die zukünftige Planung schwierig mache.

Zero-Based Budgeting im Überblick

Im Gegensatz zu traditionellen Budgetierungsmodellen, die auf historischen Daten basieren, beginnt ZBB jedes neue Budgetjahr buchstäblich "bei Null". Jede Kostenposition muss von Grund auf neu begründet und in Hinblick auf ihre strategische Notwendigkeit und ihren Nutzen für das Unternehmen gerechtfertigt werden. Dabei wird nicht nur die Höhe der Ausgaben überprüft, sondern auch deren Zweckmäßigkeit und Effizienz hinterfragt.

Dieser Ansatz zwingt Organisationen, festgefahrene Routinen zu überdenken und die Verwendung ihrer Mittel kritisch zu hinterfragen. Ganz im Gegensatz zur oftmals traditionellen Budgetierung, in deren Rahmen das Budget der Vorperiode als Ausgangspunkt dient und jedes neue Budget typischerweise im Vergleich zur Vorperiode ein bisschen ansteigt. Überdies müssen in einem solchen System oftmals nur die neuen Ausgaben gerechtfertigt werden, nicht jedoch immer wiederkehrende. Durch ZBB wird ein hohes Maß an Transparenz geschaffen, das es ermöglicht, Kosten effektiver zu steuern und Ressourcen effizienter einzusetzen und auch umzuverteilen. Insofern ist das ZBB mehr als eine reine Kostensenkung.

Welche Implementierungsschritte durchläuft der Zero-Based Budgeting Prozess?

• Definition der Budgetierungsziele und der verfügbaren Ressourcen durch das Management.
• Bildung von Entscheidungseinheiten (z.B. auf Ebene einer Kostenstelle) und Transaktionen: jede Einheit erstellt "Budgetpakete", die ihre Aktivitäten und die dafür erforderlichen Ressourcen detailliert beschreiben.
• Formulierung von Alternativen für jede Aktivität und damit einhergehend eine Auswahl der kostengünstigsten Alternative.
• Bewertung und Priorisierung: Führungskräfte bewerten die Budgetpakete und priorisieren diese auf Basis strategischer Relevanz und Kosteneffizienz.
• Verteilung der verfügbaren Mittel auf die priorisierten Entscheidungspakete und Genehmigung der ausgewählten Entscheidungspakete.
• Umsetzung der festgelegten Maßnahmen in den Budgets.
• Schulung und Einbindung der Mitarbeiter: der Erfolg von ZBB hängt maßgeblich von der Unterstützung durch die Mitarbeiter ab. Schulungen und eine transparente Kommunikation sind entscheidend, um Missverständnisse und Widerstände zu minimieren.

Welche Vorteile sind mit der ZBB-Methode verbunden?

Ein bedeutsamer Vorteil von ZBB liegt in dem Fokus auf strategische Prioritäten. So ermöglicht ZBB Unternehmen regelmäßig, die Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen. Da nicht automatisch vergangene Ausgaben (für die Zukunft) übernommen werden, kann die Organisation Prioritäten neu setzen und ihre strategischen Ziele klarer definieren. Ebenso sind erhebliche Kostensenkungen durch die ZBB-Methode möglich, indem Einsparungspotentiale identifiziert werden (nicht notwendige oder redundante Ausgaben), welche bei herkömmlichen Managementansätzen oft übersehen werden. Einige Unternehmen berichten von Einsparungen in Höhe von 10 - 25 % ihrer Betriebskosten im ersten Jahr der Einführung.

Die Förderung von Innovation und Agilität bezeichnet auch einen typischen Vorteil der ZBB-Methode. Anstatt Ressourcen in routinemäßigen Ausgaben zu binden, schafft ZBB Raum für Investitionen in innovative Projekte, die Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit fördern. Vorteilhaft können auch verbesserte Transparenz und Kontrolle durch ZBB sein. Der detaillierte Budgetierungsprozess macht Kostenquellen sichtbar und hilft Führungskräften, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Schließlich kann auch die Steigerung der Verantwortlichkeit einen Vorteil durch ZBB darstellen. Da jeder Abteilungsleiter die Verantwortung für die Rechtfertigung seiner Kosten übernimmt, wird ein stärkeres Bewusstsein für effizientes Ressourcenmanagement geschaffen.

Welche Nachteile sind mit ZBB verbunden?

So vielversprechend die Vorteile auch erscheinen - die Einführung von ZBB ist keine einfache Aufgabe. Unternehmen stehen vor mehreren Herausforderungen, wie z.B. folgende:

• Hoher Aufwand an Zeit und Ressourcen: ZBB erfordert eine detaillierte Analyse jeder Kostenposition, was besonders in großen Organisationen mit komplexen Strukturen sehr zeitintensiv sein kann.
• Kulturelle Widerstände: die Umstellung auf ZBB bedeutet oft, langjährige Gewohnheiten und Prozesse infrage zu stellen. Dies kann auf Widerstand bei Mitarbeitern und Führungskräften stoßen, insbesondere wenn ZBB als bloße Sparmaßnahme wahrgenommen wird.
• Schwierigkeit bei der Priorisierung: die Identifizierung und Gewichtung der wichtigsten strategischen Prioritäten kann herausfordernd sein, insbesondere in dynamischen Märkten oder Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftseinheiten.
• Notwendigkeit robuster Daten und Analysewerkzeuge: eine präzise Kostenanalyse setzt voraus, dass Unternehmen über zuverlässige Daten und effektive Analysetools verfügen.

ZBB als Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg?

Zero-Based Budgeting ist mehr als nur ein Werkzeug zur Kostensenkung - es ist eine Philosophie, die Unternehmen dazu zwingt, ihre Ressourcen mit einem kritischen, strategischen Blick zu betrachten. In einer Zeit, in der Agilität und Effizienz entscheidend sind, kann ZBB einen klaren Wettbewerbsvorteil bieten.

Die Einführung von ZBB erfordert zwar eine erhebliche Investition in Zeit, Ressourcen und ebenso kulturellen Wandel. Die langfristigen Vorteile, von transparenteren Prozessen über reduzierte Kosten bis hin zu einer stärkeren Fokussierung auf strategische Ziele, machen ZBB zu einem unverzichtbaren Bestandteil modernen Managements. Unternehmen, die bereit sind, ihre Herangehensweise an die Budgetierung radikal zu überdenken, können von ZBB erheblich profitieren - sowohl heute als auch in Zukunft.

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